企业办公用品采购成本控制模板.docVIP

一、适用范围

二、操作流程

（一）需求提报与汇总

部门需求发起：各部门（如市场部、财务部、人事部等）根据实际办公需求，由部门负责人指定专人（如部门助理）填写《办公用品需求计划表》，明确物品名称、规格型号、单位、需求数量、预估单价、用途说明及预计使用时间，经部门负责人签字确认后，提交至行政部/采购部。

需求汇总与初审：行政部/采购部在收到各部门需求后，1个工作日内完成汇总，重点核查需求的合理性（如重复申领、非必要采购等），对异常需求（如数量远超历史用量）与需求部门沟通确认，调整不合理项后形成《办公用品总需求清单》。

（二）预算编制与审批

预算测算：行政部/采购部根据《办公用品总需求清单》，结合历史采购单价、市场价格波动及库存情况，测算本次采购总预算，填写《采购预算表》，明细至物品类别（如办公用纸、文具、耗材等）及总金额。

预算审批：将《采购预算表》提交至财务部审核，重点核查预算与年度/季度办公经费计划的匹配度；审核通过后，按企业权限逐级报批（如部门经理→总监→总经理），审批完成后方可进入采购执行阶段。

（三）供应商选择与比价

供应商备选库建立：行政部/采购部优先从企业合格供应商名录中选择合作过的优质供应商（如供应商A、供应商B）；若需新增供应商，需对其资质（营业执照、经营许可证）、供货能力、价格水平、售后服务等进行评估，纳入备选库。

询价与比价：对《办公用品总需求清单》中的物品，向至少3家备选供应商发出询价单，明确物品规格、数量、交货期、付款条件等要求；收到报价后，填写《采购询价对比表》，从价格、质量、交货期、服务四个维度进行综合评分（价格权重建议不超过50%），选定性价比最优的供应商。

（四）下单采购与合同签订

采购订单：根据比价结果，与选定供应商确认最终采购细节，由采购专员（如采购专员）填写《采购订单》，列明物品名称、规格、数量、单价、总金额、交货地址、时间及违约责任等，经采购部负责人签字后加盖企业公章，发送至供应商。

特殊采购审批：对于单次采购金额超过企业规定限额（如5000元）或涉及定制化物品的，需签订《采购合同》，并由法务部（或指定人员）审核合同条款，保证合规性。

（五）到货验收与入库

实物验收：物品送达后，由行政部/采购部组织验收人员（如仓管员、需求部门代表）对照《采购订单》和送货单，检查物品名称、规格、数量、质量是否一致，对存在破损、缺失或质量问题的物品，当场与供应商确认并记录，要求退换货或补偿。

入库登记：验收合格后，填写《办公用品入库单》，一式三联（行政部、财务部、供应商各执一联），详细记录入库物品信息，并由验收人、仓管员签字确认；同时更新《办公用品库存台账》，保证账实相符。

（六）领用登记与成本核算

领用流程：各部门领用办公用品时，由领用人填写《办公用品领用登记表》，注明领用物品、数量、领用部门、领用人及日期，经部门负责人签字后，仓管员根据库存情况发放物品，并在《库存台账》中核减数量。

成本核算：财务部每月根据《入库单》《领用登记表》及采购付款凭证，核算各部门办公用品实际消耗成本，编制《月度办公用品成本分析表》，明确总支出、各部门占比、环比/同比变化情况，为后续成本控制提供数据支持。

（七）数据分析与优化

定期复盘：行政部、财务部每季度召开成本控制会议，结合《月度成本分析表》《采购询价对比表》等数据，分析采购成本波动原因（如市场价格变化、需求激增等），评估供应商履约情况（交货及时性、质量合格率等）。

流程优化：根据复盘结果，调整采购策略（如与供应商签订长期协议锁定价格、优化库存周转率、合并同类项采购等），持续完善成本控制措施，降低采购成本。

三、成本控制表单模板

（一）办公用品需求计划表

需求部门

申请人

物品名称

规格型号

单位

需求数量

预估单价（元）

预估总价（元）

用途说明

预计使用时间

部门负责人签字

日期

市场部

**

A4复印纸

70g

箱

5

25.00

125.00

日常打印

2024-03-31

**

2024-03-01

财务部

**

计算器

通用型

台

2

80.00

160.00

核算使用

2024-03-15

赵六

2024-03-02

（二）采购询价对比表

物品名称

规格型号

需求数量

供应商A（元）

供应商B（元）

供应商C（元）

综合评分（供应商A/供应商B/供应商C）

最终供应商

备注

A4复印纸

70g

5箱

25.00

24.50

26.00

85/90/80

供应商B

价格最优

计算器

通用型

2台

80.00

82.00

78.00

80/75/85

供应商C

价格最低

（三）办公用品入库单

入库日期

供应商名称

物品名称

规格型号

单位

入库数量

单价（元）

总价（元）

采购订单号

验收人

仓管员

备注

2024-03-05

供应商B

A4复印纸

70g

箱

5