质量控制与问题反馈标准化表单.docVIP

质量控制与问题反馈标准化表单使用指南

一、适用场景说明

本标准化表单适用于各类需要进行质量管控与问题反馈的业务场景，具体包括但不限于：

制造业：生产过程中产品缺陷、设备故障、原材料异常等问题记录；

IT服务业：软件系统测试漏洞、功能未达标、用户体验问题反馈；

工程建设行业：施工工艺偏差、材料质量不合格、设计缺陷等问题描述；

客户服务领域：客户投诉、服务流程卡点、交付延迟等问题跟踪；

内部运营管理：跨部门协作效率问题、流程漏洞、资源调配异常等反馈。

通过统一表单格式，可实现问题信息的标准化传递，提升问题处理效率与质量追溯能力。

二、标准化操作流程

问题发觉与信息收集

发觉人在问题发生时，立即记录关键信息（时间、地点、涉及产品/服务、初步现象等），保证信息准确、无遗漏；

若涉及实物或系统异常，需同步收集现场照片、截图、视频等佐证材料，并标注拍摄时间与场景说明。

填写标准化表单

根据模板表格逐项填写“问题基本信息”“问题详情”“初步原因分析”等内容，重点突出“问题描述”的具体性与客观性（避免使用“大概可能”“似乎”等模糊表述）；

对于复杂问题，可附页补充详细说明，并标注“详见附件X”。

提交与接收确认

发觉人将填写完整的表单及佐证材料提交至指定对接人（如质量专员、项目负责人或部门负责人），提交方式需符合公司内部流程（如OA系统、邮件或纸质签收）；

接收人需在1个工作日内确认表单完整性，若信息缺失或描述不清，需退回并补充说明。

问题分类与责任分配

质量管理部门或指定协调人对问题进行分类（如质量缺陷、流程漏洞、外部因素等），并根据问题性质匹配处理责任部门/人员；

明确“问题负责人”（如工号的技术部）、“计划完成时间”，并同步通知相关方。

处理方案制定与实施

问题负责人牵头分析根本原因，制定具体处理措施（如返工、修复、流程优化等），明确资源需求与时间节点；

处理措施需经质量管理部门审核后实施，实施过程需保留记录（如操作日志、测试报告等）。

结果验证与闭环管理

处理完成后，问题负责人提交“处理结果”及验证材料（如复检报告、客户反馈确认等）；

质量管理部门组织验证，确认问题彻底解决后，在表单中标注“已闭环”，并将表单归档至问题管理数据库。

持续改进跟踪

对高频发生或影响重大的问题，质量管理部门需牵头组织复盘，输出改进建议（如优化SOP、增加检测环节等），并跟踪改进措施落地效果。

三、问题反馈与处理记录表

表单编号

QF-2024-______

提交日期

______年_月_日

问题基本信息

发觉时间

______年_月_日____时

发觉地点

_________________________

发觉人

姓名（部门：__________）

联系方式

内部工号/分机号：__________

涉及产品/服务

________________（型号/版本：________）

批次/单号

_________________________

问题详情

问题描述（客观现象，含具体数据）

________________________________________________________________________________________________________________________________

问题类型（单选）

□质量缺陷（如尺寸偏差、功能失效）□流程漏洞（如操作不规范、审批延误）□外部因素（如供应商问题、客户使用不当）□其他：____________________

严重程度（单选）

□轻微（不影响使用，可忽略）□一般（轻微影响，需短期处理）□严重（影响核心功能/交付，需24小时内响应）□紧急（安全风险/重大损失，需立即处理）

影响范围

□单一产品/批次□生产线/部门□全公司□客户端

佐证材料清单

□照片□截图□视频□检测报告□其他：____________________

初步原因分析

发觉人推测原因（可选）：______________________________________

处理过程

问题负责人

姓名（部门：__________）

分配日期

______年_月_日

处理措施

________________________________________________________________________________________________________________________________

计划完成时间

______年_月_日

实际完成时间

______年_月_日

处理结果

□已解决□部分解决（需跟进：__________）□暂无法解决（原因：__________）

验证人

姓名（部门：_______