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采购合同范本及审核流程模板

一、适用范围与典型场景

二、全流程操作指引

（一）合同起草阶段

信息收集与需求确认

采购部门明确采购标的（名称、规格、数量、质量标准）、预算金额、交付时间等核心需求，与需求部门（如生产部、行政部）确认无误。

初步筛选供应商，收集其营业执照、相关资质证明（如行业许可证、ISO认证等），保证主体资格合法。

条款拟定与文本整合

依据采购需求，参照本模板“采购合同范本”填写基础信息（双方主体、标的、价格等），重点明确质量标准、交付验收、付款方式、违约责任等核心条款。

对特殊需求（如定制化产品、分期交付），可增加补充协议，作为合同附件。

内部初审与修订

起草人完成合同文本后，交由采购部门负责人初审，重点核查需求匹配度、价格合理性、条款完整性。

根据初审意见修订文本，形成《合同（草案）》，进入审核环节。

（二）合同审核阶段

多部门协同审核

法务审核：重点审查合同合法性（如是否符合《民法典》《招标投标法》等规定）、条款有效性（如免责条款、违约责任是否公平）、权利义务是否明确，避免法律风险。

财务审核：核对付款方式是否符合公司财务制度（如预付款比例、发票类型）、价格是否在预算内、资金安排是否合理，防范财务风险。

业务部门审核：确认技术参数、交付时间、验收标准等是否满足实际使用需求，保证合同可执行性。

审计部门（可选）：对重大采购合同（如金额超10万元）进行合规性审查，流程是否符合公司采购管理办法。

审核意见反馈与闭环

各部门在2个工作日内完成审核，提出书面修改意见（如“质量标准需明确具体检测指标”“付款节点需与交付进度挂钩”）。

起草人汇总意见，与供应商沟通修订（如需），形成《合同（修订版）》，再次提交相关部门确认，直至无异议。

（三）合同签订阶段

授权与签署确认

确认签约人是否具有合法授权（如法定代表人签字或授权委托书），避免越权签署。

双方加盖合同专用章（或公章），法定代表人或授权代表签字，注明签署日期。

文本分发与存档

合同签订后，采购部门将原件至少分发至：采购部（留存）、财务部（付款依据）、法务部（法律备案）、需求部门（执行依据），供应商留存1份原件。

电子版合同同步至公司OA系统或合同管理平台，保证可追溯。

（四）合同履行与归档阶段

履行跟踪

采购部门负责监督供应商按合同约定交付（如按时交货、提供合格证），需求部门配合验收，填写《验收确认单》。

如遇延迟交付、质量不符等问题，及时与供应商沟通，按违约条款处理（如扣除违约金、解除合同）。

付款与结算

财务部依据《验收确认单》、合同约定的付款节点，办理付款手续，保证资金支付合规。

归档管理

合同履行完毕（或终止）后，采购部门收集合同文本、附件（如技术协议、验收单）、审批记录等资料，按“一合同一档”原则编号归档，保存期限不少于5年。

三、采购合同范本模板

合同编号：________________

签订日期：______年_月_日

（一）合同双方

甲方（采购方）

乙方（供应方）

单位名称：______________________

单位名称：______________________

地址：______________________

地址：______________________

法定代表人：____________________

法定代表人：____________________

联系人：____________联系方式：____________

联系人：____________联系方式：____________

开户银行：______________________

开户银行：______________________

账号：______________________

账号：______________________

（二）采购标的

序号

标的名称

规格型号/服务内容

品牌/标准

单位

数量

单价（元）

总价（元）

备注

1

2

合计金额（大写）：______________________（小写：￥________）

（三）质量标准与技术要求

乙方交付的标的应符合国家/行业标准（如GB/T、ISO_）及甲方技术附件（编号：___）要求，提供合格证、检测报告等证明文件。

质量异议期：甲方自收到标的______日内提出异议，逾期视为合格。

（四）交付要求

交付时间：乙方应于______年_月_日前交付（可分批交付，批次安排：________）。

交付地点：______________________（甲方指定仓库/项目现场）。

运输方式及费用：由______方承担，运输途中风险由______方负责。

（五）验收流程

验收标准：依据本合同第三条约定的质量标准及技术要求。

验收期限：甲方应在收到标的后______日内完成验