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客户信息分类归档标准模板
一、模板应用背景与价值
在客户关系管理中，规范化的信息分类归档是实现高效沟通、精准服务及数据价值挖掘的基础。本模板适用于企业销售、客服、市场等多部门协同场景，通过统一客户信息记录标准，可解决信息分散、分类混乱、查询困难等问题，助力快速识别客户需求、优化服务策略，同时保障客户数据安全与合规使用，为企业决策提供可靠的数据支撑。
二、客户信息分类归档操作流程
（一）信息收集与初步核验
信息来源确认：通过客户主动提交（如注册表单、合作申请）、业务员对接记录、公开渠道（如企业官网）等合法途径收集客户信息，保证来源合规。
关键信息核验：对客户名称、统一社会信用代码（企业）/证件号码号（个人）、联系方式等核心信息进行初步核对，避免错漏（如企业名称与营业执照一致，手机号格式正确）。
（二）客户分类标准定义
根据客户属性及业务需求，从以下维度明确分类标签（可根据企业实际调整）：
客户类型：企业客户（含国企、民企、外企等）、个人客户（含个体工商户）；
所属行业：如制造业、零售业、服务业、科技行业等（参考国民经济行业分类标准）；
客户等级：基于合作规模、潜力或价值划分为VIP客户（年合作额≥50万元）、A类客户（20万-50万元）、B类客户（5万-20万元）、C类客户（＜5万元）；
客户状态：活跃（近6个月有合作）、潜在（未合作但有明确需求）、流失（近12个月无合作且无跟进计划）。
（三）信息录入与标签标注
统一录入系统：将核验后的客户信息录入企业CRM系统或指定档案管理工具，保证字段完整（参考模板表格）；
多维度标签标注：按“客户类型+所属行业+客户等级+客户状态”组合标注标签（如“企业-制造业-VIP-活跃”），便于后续筛选与统计。
（四）档案审核与确认
部门交叉审核：由业务部门负责人对客户等级、状态等主观分类标签进行审核，保证分类依据合理（如VIP客户需附合作合同或业绩证明）；
信息最终确认：审核无误后，在系统中确认归档，唯一档案编号（规则：客户类型首字母+年份+流水号，如“QY2024001”代表“企业客户-2024年-第001号”）。
（五）归档存储与管理
电子与纸质同步归档：
电子档案：存储于企业指定服务器或云盘，按“档案编号/客户类型/年度”分层分类，定期备份；
纸质档案（如有必要）：打印信息表并附原始材料（如合同复印件、申请表），装入档案盒，标注档案编号及客户名称，存放于专用档案柜。
存储期限设定：根据客户类型及法规要求设定保管期限（如企业客户合作档案保存至合作结束后10年，潜在客户信息保存2年）。
（六）动态更新与维护
定期信息核查：每季度对客户状态（如活跃客户是否仍有合作）、联系方式（如手机号是否变更）等进行核查，保证信息时效性；
变更记录与同步：客户信息发生变更（如行业调整、等级升降）时，由业务员在系统中更新，并同步通知相关部门（如客服团队调整服务策略）。
三、客户信息分类归档模板表格
序号
客户名称
统一社会信用代码/证件号码号
联系人（*先生/女士）
联系方式（示例格式）
客户地址
客户类型
所属行业
客户等级
客户状态
负责业务员
合作起始日期
最近合作时间
备注
档案编号
归档日期
存储方式
保管期限
1
*科技有限公司*经理
手机号：13X–
北京市朝阳区路
企业
科技行业
VIP
活跃
2023-03-15
2024-01-10
2024年重点合作客户
QY2023001
2023-03-20
电子
10年
2
*个体工商户
440306
*女士
手机号：15X–
广州市天河区街
个人
零售业
B
潜在
-
-
拟洽谈代理合作
GR2024055
2024-02-10
电子
2年
3
*制造集团*总监
手机号：18X–
上海市浦东新区大道
企业
制造业
A
活跃
2022-07-08
2023-12-25
年度框架合作客户
QY2022078
2022-07-15
电子+纸质
10年
四、关键注意事项
（一）信息准确性保障
客户名称、证件号码等核心信息严禁使用简称或简写，企业客户需与营业执照一致，个人客户需与证件号码信息一致；
联系方式需通过客户本人或授权渠道获取，避免虚假信息录入。
（二）分类标准统一执行
客户等级、行业分类等标签需严格按照企业predefined标准执行，禁止业务员擅自调整分类维度；
新行业或特殊类型客户需报总部备案后，方可新增分类标签。
（三）隐私信息严格保密
客户证件号码号、详细住址等敏感信息仅在授权范围内使用，系统需设置访问权限（如业务员仅可查看负责客户信息）；
对外展示或共享客户信息时，需隐去隐私字段（如仅显示“*先生/女士”，不泄露全名及联系方式）。
（四）档案存储安全规范
电子档案存储服务器需加密，并定期进行病毒查
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