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办公室文档存档及管理制度指南

一、总则

（一）目的

为规范办公室文档的收集、整理、保管、利用及销毁工作，保证文档的完整性、安全性和可追溯性，提高办公效率，防范信息泄露风险，特制定本制度。

（二）适用范围

本制度适用于公司内部各部门（含分支机构）在经营管理过程中产生或收到的各类纸质文档、电子文档的管理，包括但不限于行政文件、业务合同、财务凭证、会议记录、人事档案、项目资料等。

二、管理职责

（一）行政管理部门

负责制定和完善文档存档管理制度及流程，监督各部门执行；

统一管理公司档案库房（含电子档案系统），保证档案存储环境符合要求（如温湿度控制、防火防盗设施等）；

组织开展档案管理培训，提升各部门文档管理规范性；

定期对档案进行清点、检查，对到期档案提出销毁或续存建议。

（二）各部门负责人

负责本部门文档管理的统筹工作，指定专人担任部门档案管理员*；

监督本部门文档及时、准确归档，保证文档内容真实、完整；

审核本部门重要文档的借阅、复制申请，控制涉密文档的流转范围。

（三）部门档案管理员*

负责本部门文档的日常收集、分类、整理、编目工作，按时移交至档案库房；

建立本部门文档台账，动态更新文档状态（如归档、借阅、销毁等）；

协助行政管理部门完成档案检查、培训等工作，反馈文档管理中的问题。

三、文档分类与归档范围

（一）文档分类标准

根据文档性质和用途，分为以下类别（可根据公司业务调整）：

行政管理类：公司章程、内部管理制度、会议纪要、工作计划与总结、请示报告、对外函件等；

业务管理类：客户资料、合同协议、招投标文件、项目方案、验收报告、业务报表等；

财务管理类：财务凭证、账簿、报表、审计报告、税务资料、费用报销单据等；

人事管理类：员工劳动合同、入职离职资料、绩效考核记录、培训档案、薪资福利资料等；

其他类：未纳入上述类别但需长期保存的重要文档。

（二）归档范围

必须归档的文档：

反映公司主要职能活动和历史面貌的永久、长期保存文档；

各类合同、协议、法律文书，具有法律效力的文件；

重要会议（如董事会、股东会、年度总结会）的记录及决议文件；

项目从立项到验收全过程的完整资料（含审批文件、实施记录、成果报告等）；

员工入职、转正、离职、奖惩等人事核心文件。

可不归档的文档：

事务性、临时性便签、草稿（除非有重要留存价值）；

外单位抄送的参考材料，未涉及公司具体业务的文件；

重复性文件（如已归档的正式文件，其草稿可不单独归档）。

四、核心管理流程与操作步骤

（一）文档收集与整理

收集责任：各部门档案管理员*于每月25日前收集本部门当月产生的应归档文档，保证无遗漏。

整理要求：

纸质文档：去除订书针、夹子等金属物，对破损文件进行修补，按“件”或“卷”装订整齐（每份文件标注页码，首页加盖“归档章”，注明档号、题名、日期、责任人等信息）；

电子文档：统一存储于公司指定服务器或档案管理系统，文件名规范为“部门-日期-题名-版本号”（如“行政部年度工作计划-V1.0”），格式优先选择PDF、DOC等通用格式，避免使用加密或过期格式；

跨部门协作文档：由主办部门负责归档，协办部门提供复印件或电子副本备查。

（二）文档归档

归档时间：

纸质文档：每年6月和12月各集中归档一次，跨年度文件在次年第一季度归档；

电子文档：实时归档，最迟不超过文档形成后3个工作日。

归档流程：

部门初审：档案管理员*整理完成后，填写《文档归档移交清单》（见附件1），经部门负责人审核签字；

移交档案库房：携带清单及文档至行政管理部门，由档案管理员*核对无误后双方签字确认，纸质文档存入档案柜，电子文档导入档案管理系统；

系统登记：在档案管理系统中录入文档信息（包括档号、分类、题名、密级、保管期限、存放位置等），电子检索目录。

（三）档案保管

保管场所：

纸质档案存入专用档案库房，库房配备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防光设施，温度控制在14-24℃，相对湿度控制在45-60%；

电子档案存储服务器需定期备份（本地备份每日1次，异地备份每周1次），备份数据至少保存3年。

保管期限：

永久保存：公司章程、股东会决议、重大合同、历史沿革文件等；

长期保存（10-30年）：财务报表、审计报告、重要项目资料等；

短期保存（3-10年）：一般工作计划、会议通知、内部通知等。

（四）档案借阅与利用

借阅权限：

普通文档：员工经部门负责人同意后，可填写《档案借阅申请表》（见附件2），档案管理员*办理借阅；

涉密文档（如未公开合同、财务数据）：需经部门负责人及行政管理部门负责人审批，借阅期限不超过3天，仅限在指定场所查阅，不得带出或复制；

外部单位借阅：需出具单位介绍信，经行政管理部门负责人审批，并由专人陪同查阅。

借阅流程：

借阅人填写申请表，注明借阅文档名称、用途、借阅期