采购合同审核及审批流程管理表.docVIP

采购合同审核及审批流程管理工具指南

一、适用范围与应用场景

本工具适用于各类企业采购业务中的合同管理环节，旨在规范采购合同的审核与审批流程，明确各部门职责分工，保证合同内容合法合规、条款严谨完整，同时提高采购效率，降低合同履约风险。具体应用场景包括但不限于：企业原材料采购、设备采购、服务外包、办公用品采购等各类采购合同的标准化管理，涉及采购部门、财务部门、法务部门、使用部门及管理层等多角色协同，适用于中小型及大型企业的日常采购业务管理。

二、详细操作步骤指南

（一）合同发起与初步填写

操作人：采购部门经办人*

操作内容：

根据采购需求，与供应商初步沟通合同条款，明确采购标的（名称、规格、型号、数量等）、价格（含单价、总价、税费条款）、交付时间与地点、验收标准、付款方式、违约责任、争议解决方式等核心要素。

登录企业采购管理系统或填写《采购合同申请表》（见模板表格），录入合同基本信息，并附上供应商资质文件（营业执照、相关许可证等）、采购需求审批单、报价单等支撑材料。

输出成果：完整的《采购合同申请表》及附件材料。

（二）采购部门内部初审

操作人：采购部门负责人*

操作内容：

审核合同内容的完整性与准确性：检查采购标的、数量、价格、交付时间等是否与采购需求一致，供应商信息（名称、地址、联系方式等）是否准确无误。

审核采购流程合规性：确认采购方式（如招标、询价、比价等）是否符合企业制度，供应商选择是否经过合规审批。

审核商业条款合理性：对比市场价格，评估价格公允性；检查交付周期、验收标准是否满足企业生产经营需求。

输出成果：采购部门初审意见（通过/不通过，需注明修改意见并退回经办人调整）。

（三）法务部门合规性审核

操作人：法务专员或法务部门负责人

操作内容：

审核合同主体合法性：检查供应商及本企业是否具备签约主体资格，授权代理人是否持有有效授权委托书。

审核合同条款合法性：重点审核违约责任、知识产权归属、保密条款、争议解决方式等是否符合法律法规及企业内部规定，是否存在法律风险。

审核合同文本规范性：检查合同文本是否完整、无歧义，关键条款（如金额、日期）是否清晰，附件与主合同是否一致。

输出成果：法务审核意见（通过/需修改/不通过，需附具体法律风险提示及修改建议）。

（四）财务部门资金与支付条款审核

操作人：财务部门负责人或财务专员

操作内容：

审核合同金额与预算匹配性：确认合同总价是否在采购预算范围内，超出预算部分是否已履行预算调整审批流程。

审核付款方式与资金安排：评估付款条件（如预付款、进度款、尾款比例）是否合理，是否符合企业资金管理规定，避免资金风险。

审核税务与发票条款：明确发票类型（如增值税专用发票）、开具时间及要求，保证税务合规。

输出成果：财务审核意见（通过/需调整，需注明预算、支付方式或税务相关修改意见）。

（五）管理层最终审批

操作人：根据合同金额及企业权限划分，由分管副总、总经理或董事会*审批

操作内容：

综合审核采购业务的重要性、金额大小、战略影响等因素，对合同的整体合理性、必要性及风险进行最终把控。

对重大采购合同（如金额超过企业规定限额或涉及核心业务），需组织管理层集体审议，形成书面审批意见。

输出成果：管理层审批意见（批准/不批准，不批准需注明理由并退回采购部门重新协商或终止流程）。

（六）合同签署与盖章

操作人：采购部门经办人、行政部公章管理人员

操作内容：

审批通过后，采购部门根据最终确定的合同文本，与供应商协商签署日期，安排双方法定代表人或授权代表签字。

行政部管理人员凭《采购合同审批表》及审批通过的合同文本，加盖企业公章或合同专用章，保证骑缝章齐全。

输出成果：正式签署的采购合同（一式多份，双方各执一份，企业内采购、财务、法务、使用部门等分存）。

（七）合同执行跟踪与归档

操作人：采购部门经办人、档案管理员

操作内容：

合同签署后，采购部门负责跟踪供应商履约情况（如交付进度、质量验收），及时协调解决执行中的问题。

合同履行完毕（如验收合格、付款完成），采购部门将合同文本、审批表、验收单、付款凭证等材料整理成册，移交档案管理部门归档。

输出成果：完整的合同执行记录及归档档案。

三、采购合同审核及审批流程管理表模板

合同基本信息

合同编号

[由采购系统自动或按规则填写，如CG-YYYY-X]

合同名称

[例如：公司2024年度办公设备采购合同]

供应商名称

[供应商全称]

供应商统一社会信用代码

[供应商信用代码]

采购标的

[名称、规格型号、数量、单位等]

合同总金额（元）

[大写：____________________；小写：￥_________]

合同履行期限

[自_年_月_日至_年__月__日]

交付地点

[具体交付地址]

付款方式

[如：预付款30%，验收合格后付60%，质保期满付10%]