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企业会议管理全流程解决方案模板
一、适用场景与价值
二、全流程操作指南
会议管理全流程分为“会前筹备—会中执行—会后跟进”三个阶段，每个阶段明确关键动作、责任主体及输出成果，保证环环相扣、闭环管理。
（一）会前筹备：明确目标，充分准备
目标：保证会议必要性、明确议题与议程、提前同步材料，避免“无目的开会”。
步骤
关键动作
责任主体
输出成果
1.会议发起与审批
1.填写《会议申请审批表》，明确会议主题、目标、预计时长、核心议题、初步参会人名单；2.提交至部门负责人/分管领导审批，确认会议必要性及资源需求（如会议室、设备、预算）。
会议发起人
《会议申请审批表》
2.议程与材料准备
1.根据审批通过的议题，细化会议议程（含各议题负责人、预计时长、讨论目标）；2.提前收集并整理会议所需材料（如数据报告、方案初稿、背景资料），保证内容准确、逻辑清晰。
会议发起人/议题负责人
会议议程、会议材料包
3.参会人与资源确认
1.确认最终参会人名单（含必要决策人、执行人），提前3个工作日发送会议通知（含议程、材料、时间地点、线上会议（如有））；2.预订会议室（确认设备：投影仪、麦克风、白板等），或测试线上会议工具稳定性。
行政支持/会议发起人
会议通知、会议室/工具确认记录
（二）会中执行：聚焦目标，高效决策
目标：控制会议节奏、保证讨论不偏离主题、明确关键决策与行动项。
步骤
关键动作
责任主体
输出成果
1.会议签到与开场
1.参会人提前10分钟签到（线上会议提前5分钟进入会议室）；2.会议主持人开场，重申会议目标、议程及时长规则，明确“发言聚焦、避免跑题”。
行政支持/主持人
签到表
2.议题讨论与决策
1.按议程逐项讨论，议题负责人引导发言，控制各议题时长；2.对关键问题进行充分讨论，必要时现场表决或形成初步共识；3.记录员实时记录讨论要点、不同意见及最终决策。
主持人/议题负责人/记录员
讨论要点记录、决策项清单
3.行动项确认与总结
1.明确每个决策项对应的行动项（含负责人、完成时间、交付标准）；2.主持人总结会议成果（决策、行动项、下一步计划），确认无遗漏后宣布散会。
主持人/记录员
行动项清单
（三）会后跟进：落地执行，闭环管理
目标：保证会议决策转化为实际行动，跟进进度并及时反馈问题。
步骤
关键动作
责任主体
输出成果
1.纪要与材料分发
1.会议结束后2个工作日内，记录员整理《会议纪要》（含会议基本信息、讨论要点、决策项、行动项），经主持人审核后分发至所有参会人及相关方；2.同步归档会议材料（含议程、签到表、纪要、演示文稿等）至共享平台。
记录员/主持人
《会议纪要》、会议档案
2.行动项跟踪与提醒
1.行动项负责人按计划推进任务，提前1天通过邮件/项目管理工具提醒截止时间；2.会议发起人/行政支持每周汇总行动项进展，对逾期未完成的进行催办。
行动项负责人/会议发起人
行动项跟踪表
3.会议效果评估与优化
1.重要会议结束后，可收集参会人反馈（如会议效率、议程合理性、决策可行性）；2.定期（如每月）复盘会议管理流程，持续优化模板与规则。
会议发起人/管理层
会议反馈表、流程优化建议
三、核心工具模板
模板1：会议申请审批表
会议基本信息
会议主题
会议编号（可选）
申请部门
申请人
联系方式
申请日期
会议目标
（简述本次会议需解决的问题或达成的成果，如“明确Q3项目排期及责任分工”）
拟召开时间
年月日时分至时分
预计时长
拟召开地点
线上□（平台：______）线下□（会议室：______）
参会人员
（列出核心参会人姓名/职务，必要时注明“必须出席”或“可请假”）
议程安排
序号
议题内容
1
2
所需资源
□会议室□投影仪□麦克风□白板□其他：______
预算（如有）
审批意见
部门负责人：_________日期：_________分管领导：_________日期：_________
模板2：会议纪要表
会议基本信息
会议主题
会议时间
会议地点
线上□/线下□（______）
主持人
记录人
参会人员
缺席人员及原因
（如有）
会议议程及讨论要点
序号
议题
1
2
会议决策项
序号
决策内容
1
2
行动项清单
序号
行动项描述
1
2
附件
（列出现场使用或会后补充的材料，如“项目方案V2.0.pptx”）
纪要分发
分发至：______________________（部门/人员）
模板3：行动项跟踪表
序号
行动项来源（会议纪要编号/日期）
行动项描述
负责人
协同人
计划完成时间
实际完成时间
完成情况（□未开始□进行中□已完成□延期）
延期原因（如有）
备注
1战略会纪要
完成Q3市场
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