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采购申请与审批流程模板：供应商选择与谈判版块

一、适用情境与参与角色

本版块适用于企业采购需求经内部审批通过后，为选择最优供应商并完成商务谈判的全流程场景。常见触发情形包括：常规物料采购、设备采购、服务外包（如物流、咨询）、项目合作供应商引入等。核心参与角色包括：需求部门（提出采购需求及规格）、采购部门（负责供应商筛选与谈判主导）、财务部门（参与成本审核）、法务部门（参与合同条款合规性审查）、技术部门（参与供应商技术能力评估，如涉及）。通过标准化流程，保证供应商选择的合规性、经济性与合作适配性。

二、操作流程与关键环节

步骤1：采购需求与供应商准入标准确认

操作内容：

需求部门根据审批通过的《采购申请单》，明确采购物品/服务的具体规格、技术参数、质量标准、交付时间、数量等核心需求，形成《采购需求说明书》。采购部门结合企业采购政策、预算上限及过往合作经验，制定《供应商准入标准》，包括但不限于：供应商资质要求（如营业执照、行业认证、生产许可证）、经营年限、财务状况（如近3年财务报表）、同类项目合作案例、质量管理体系认证（如ISO9001）等。

负责方：需求部门提供需求说明书，采购部门制定准入标准。

输出成果：《采购需求说明书》《供应商准入标准表》。

步骤2：供应商信息收集与初步筛选

操作内容：

采购部门通过公开渠道（如采购网、行业招标平台、供应商库）、定向邀请（针对行业优质企业）、推荐（需求部门或合作方推荐）等方式收集供应商信息，填写《供应商信息收集表》。依据《供应商准入标准》对收集到的供应商进行初步筛选，剔除明显不符合资质（如无相关认证、经营异常）的供应商，形成《候选供应商名单》（建议每类采购需求保留3-5家候选供应商）。

负责方：采购部门主导，需求部门配合提供推荐信息。

输出成果：《供应商信息收集表》《候选供应商名单》。

步骤3：供应商资质审核与背景调查

操作内容：

采购部门向候选供应商索取资质证明文件（如营业执照复印件、相关资质证书、法人授权委托书等），对照《供应商准入标准》逐项审核，形成《供应商资质审核表》。对通过资质审核的供应商，可开展背景调查，重点核实其生产能力、供货稳定性、商业信誉（如通过企业征信平台查询）、过往合作客户评价（可联系客户进行简单访谈），保证供应商履约能力。

负责方：采购部门组织，法务部门、技术部门（如涉及）协助审核资质文件。

输出成果：《供应商资质审核表》《供应商背景调查记录》。

步骤4：供应商综合评估与选定

操作内容：

采购部门组织成立供应商评估小组（成员包括采购、需求、技术、财务人员），根据采购需求特点制定《供应商评估打分表》，明确评估维度（如价格权重30%、质量权重25%、交付时效权重20%、服务能力权重15%、资质信誉权重10%）及评分标准。向通过审核的供应商发放《询价函》或邀请参与招标，收集报价方案后，评估小组结合报价、技术方案、服务承诺等维度进行打分，综合评分最高的供应商作为首选候选，次高作为备选。

负责方：采购部门组织评估小组，各成员按维度独立打分后汇总。

输出成果：《供应商评估打分表》《供应商选定报告》（需注明选定理由及备选方案）。

步骤5：谈判准备与执行

操作内容：

采购部门根据《供应商选定报告》与首选候选供应商开展谈判，谈判前需明确谈判目标（如目标价格、付款周期、交付细则、违约责任等）及底线，制定《谈判策略表》。谈判过程中，重点围绕价格构成（如是否含税、运费、安装费）、质量保障条款（如验收标准、质保期）、交付与验收流程、售后服务响应时间、知识产权归属、保密条款等内容进行沟通，保证条款清晰、权责对等。

负责方：采购部门主导谈判，需求部门、技术部门、财务部门、法务部门根据职责参与（如技术部门确认技术条款，法务部门审核法律条款）。

输出成果：《谈判策略表》《谈判会议纪要》（需记录双方共识、分歧及待解决问题）。

步骤6：谈判结果确认与合同拟定

操作内容：

谈判达成一致后，采购部门整理《谈判结果确认单》，明确最终价格、交付时间、核心条款等，经需求部门、财务部门、法务部门审核确认。法务部门依据谈判结果拟定《采购合同》，保证合同条款符合《_________民法典》《招标投标法》等法律法规，明确双方权利义务、违约责任、争议解决方式等。合同文本经采购部门负责人、需求部门负责人、分管领导签字审批后，正式提交供应商签署。

负责方：采购部门整理结果，法务部门拟定合同，各部门联合审核。

输出成果：《谈判结果确认单》《采购合同》（最终版）。

三、配套工具表单

表1：供应商准入标准表

准入维度

具体要求

审核结果（通过/不通过）

营业执照

有效期内，经营范围涵盖本次采购品类

行业资质

如涉及特殊行业，需具备对应资质（如食品生产许可证、医疗器械经营许可证）

经营年限

成立满3年（或根据采购品类特殊要求调整）

财务