采购成本控制清单及供应商管理工具.docVIP

采购成本控制清单及供应商管理工具

一、适用工作场景

本工具适用于企业采购全流程中的成本控制与供应商管理场景，具体包括但不限于：

新项目采购启动：如新产品研发、生产线扩建等首次采购需求，需通过系统化成本分析与供应商筛选，保证投入合理性；

现有供应商优化：针对长期合作供应商的绩效评估与成本renegotiation，推动降本增效；

成本超支整改：当采购成本超出预算时，通过清单化分析差异原因，制定控制措施；

战略供应商合作：对核心物料或关键服务的供应商进行准入评估、分级管理与长期合作规划。

二、操作流程详解

步骤1：明确采购需求与成本目标

由需求部门（如生产部、研发部）提交《采购需求表》，明确物料/服务的名称、规格型号、技术参数、需求数量、交货期等基础信息；

采购部门结合历史数据、市场价格波动及公司预算，制定目标成本（含单价、总成本上限），并填写《采购成本控制清单》中的“目标成本”栏；

组织跨部门评审（如采购、财务、技术、使用部门），保证需求清晰、成本目标合理。

步骤2：供应商信息收集与初步筛选

通过招标平台、行业协会、供应商自荐等渠道收集潜在供应商信息，建立《供应商信息库》；

依据资质要求（如营业执照、行业认证、生产许可等）进行初步筛选，剔除不符合基本条件的供应商；

对通过初步筛选的供应商，发放《供应商调查问卷》，收集其产能、质量体系、供货周期、合作案例等详细信息。

步骤3：成本构成分析与供应商报价

对采购物料/服务进行成本拆解（如原材料、加工费、物流费、税费等），分析各成本项占比，识别可优化环节；

向至少3家合格供应商发出询价单，要求其提供分项报价（含单价、数量、总价、折扣条件等），并承诺报价有效期；

收集报价后，对比目标成本与供应商报价，计算“成本差异率”，标记超预算项并分析原因（如市场价格上行、供应商报价虚高等）。

步骤4：供应商综合评估与选择

建立《供应商评估表》，从“价格水平（30%）、质量保障（25%）、交货能力（20%）、服务响应（15%）、合作稳定性（10%）”五个维度设定评分标准；

结合供应商调查问卷、报价合理性及过往合作记录（如有），进行量化打分，确定候选供应商排名；

必要时组织实地考察（如生产现场、质检流程），重点核实产能真实性、质量控制能力，最终确定合作供应商。

步骤5：合同签订与成本锁定

与选定供应商签订采购合同，明确价格条款（含固定单价、调价机制）、质量标准（如检验报告、不合格品处理流程）、交货细节（时间、地点、方式）、违约责任等；

对于大宗或长期采购，可约定“阶梯价格”（如采购量越大单价越低）或“价格保护条款”（如原材料波动超5%时重新协商）；

将合同关键信息录入《供应商管理台账》，同步更新《采购成本控制清单》的“实际成本”栏。

步骤6：采购执行与动态监控

采购部门按合同跟踪订单进度，监督供应商按时交付，并记录《交货验收记录》（包括数量、质量、异常处理情况）；

财务部门核对实际付款金额与合同约定，保证无超额支付；

每月对比“目标成本”与“实际成本”，分析差异原因（如用量超标、物流费用增加等），制定《成本控制改进措施表》。

步骤7：供应商绩效评估与持续优化

每季度/半年对合作供应商进行绩效评估，依据《供应商绩效跟踪表》记录交货准时率、质量合格率、问题响应速度、配合度等指标；

根据评估结果对供应商分级（如A类：优秀，优先合作；B类：合格，持续观察；C类：待改进，限期整改；D类：淘汰）；

定期组织供应商沟通会，反馈绩效问题，共同探讨降本方案（如工艺优化、联合采购等），并更新《供应商信息库》与《采购成本控制清单》。

三、工具模板清单

模板1：采购成本控制清单

序号

物料/服务名称

规格型号

需求数量

目标成本（元）

实际采购成本（元）

成本差异（元）

差异原因分析

控制措施

责任人

完成时限

1

X原材料

A-2023

1000kg

50.00/kg

52.50/kg

+2500

市场价格上涨3%

协商供应商阶梯价或替代材料

*经理

2023-12-31

2

X零部件

B-3050

500件

120.00/件

118.00/件

-1000

供应商规模化生产降价

签订长期合作协议锁定价格

*主管

2024-03-31

…

…

…

…

…

…

…

…

…

…

…

模板2：供应商评估表

供应商名称

统一社会信用代码

联系人

联系方式

评估维度

评分标准（100分）

得分

加权得分

备注

X公司

9111

*先生

价格水平（30%）

低于目标成本10%得30分，每高1%扣3分

27

8.1

报价合理

质量保障（25%）

ISO9000认证，近1年无客诉得25分

25

6.25

质检报告完整

交货能力（20%）

准时交货率≥95%得20分，每低5%扣4分

16

3.2

平均交期7天

…

…

…

…

…

…

…

…

…