企业会议议程及纪要编写模板.docVIP

适用场景

操作流程

一、会议议程编写：会前规划，聚焦目标

明确会议核心目的

根据会议类型（如决策、沟通、部署）确定核心目标，例如“明确Q3项目优先级并分配资源”“解决跨部门协作中的流程卡点”。

避免目标模糊，如“讨论工作进展”需细化为“评审项目阶段性成果，调整下阶段计划”。

梳理会议议题与优先级

收集需讨论的议题（可提前向参会人员征集），按重要性排序：核心议题（需决策/结论）、次要议题（信息同步/讨论）、临时议题（视时间情况安排）。

每个议题明确“需达成的结果”（如“确定任务的负责人及截止日期”“形成方案的初稿”）。

确定参会人员与分工

必邀人员：决策者（如部门负责人）、议题执行人、信息提供者；可选人员：相关领域顾问（需提前确认是否必要）。

分配角色：主持人（控场、引导讨论）、记录人（提前熟悉议题，准备记录工具）、时间管理员（提醒各环节时限）。

规划议程时间与形式

合理分配各议题时长（总会议建议不超过90分钟，避免疲劳），明确每个环节的讨论形式（如“汇报+答疑”“分组讨论+集中反馈”）。

预留弹性时间（10-15分钟）应对超时或临时提问。

提前分发与确认

会议前1-2天将议程（含议题、目标、参会人员、时间安排）通过企业内部系统/邮件发送至参会人，同步附上相关背景资料（如项目报告、数据图表）。

提醒参会人员提前阅读资料，准备发言要点（如需汇报的部门可提前提交PPT框架）。

二、会议纪要编写：会后整理，落地跟进

快速整理原始记录

会议结束后2小时内，记录人根据会议录音/笔记（建议使用结构化记录模板，区分“讨论要点”“决议事项”“待办任务”）整理原始内容，重点标注：

各议题的核心观点（尤其是分歧点与共识）；

明确的决议结论（避免“原则上同意”等模糊表述）；

具体待办事项（任务描述、负责人、完成时限、所需资源）。

结构化梳理纪要内容

按议程顺序组织内容，保证逻辑连贯，每个议题下分“讨论概况”“决议结果”“待办事项”（若有）。

语言简洁客观，避免口语化表述（如“我觉得”改为“与会人员普遍认为”），不记录与会议目标无关的细节。

关键信息核对与补全

与主持人核对决议结论、待办事项的负责人及时限（避免遗漏或偏差）；

补全会议基本信息（时间、地点、参会人员签到表、缺席人员及原因）；

确认附件清单（如会议中提及的文档、PPT、数据表格）。

审核与分发

纪要初稿完成后，提交主持人审核（重点核查决议准确性、待办事项完整性），必要时经核心参会人确认；

审核通过后，24小时内通过企业内部系统/邮件分发至所有参会人及相关部门抄送，明确“请相关人员按时完成待办任务，下次会议将同步进展”。

模板参考

表1：企业会议议程模板

会议基本信息

内容

会议主题

（例：公司Q3产品迭代项目启动会）

会议时间

YYYY年MM月DD日（星期X）HH:MM-HH:MM

会议地点/线上会议

（例：总部301会议室/企业会议号X）

主持人

*（姓名/职位）

记录人

*（姓名/职位）

参会人员

（姓名/职位）、（姓名/职位）……（可附签到表作为附件）

缺席人员及原因

（姓名/职位）：（例：出差）/（姓名/职位）：（例：请假）

议程内容

序号

议题名称

1

Q3项目目标与优先级评审

2

跨部门资源分配方案

3

项目风险预案讨论

4

下次会议安排

临时议题

（如有，需主持人确认是否纳入）

表2：企业会议纪要模板

会议基本信息

内容

会议主题

（同议程，例：公司Q3产品迭代项目启动会）

会议时间

YYYY年MM月DD日HH:MM-HH:MM

会议地点/线上会议

（同议程）

主持人

*（姓名/职位）

记录人

*（姓名/职位）

参会人员

（同议程，可注明“实到人”）

分发范围

（例：全体参会人员、项目组、公司管理层）

会议主要内容

议题1：Q3项目目标与优先级评审

讨论概况

（姓名）汇报项目目标初稿（聚焦用户增长与功能迭代），（姓名）提出“优先级需结合市场反馈调整”，*（姓名）建议“首月聚焦核心功能MVP开发”。

决议结果

1.确定Q3项目核心目标：用户留存率提升15%，上线3个核心功能模块；2.功能优先级排序：用户登录模块＞数据看板＞个性化推荐（基于用户调研数据）。

议题2：跨部门资源分配方案

讨论概况

（姓名）提出研发部需8人、市场部5人、设计部2人支持，（姓名）反馈“当前研发人力紧张，可优先保障登录模块开发”。

决议结果

1.研发部：抽调（姓名）等6人负责核心功能开发，（姓名）协调外部2名兼职工程师支持；2.市场部：*（姓名）团队负责上线前推广方案，3月10日前提交初稿。

议题3：项目风险预案讨论

讨论概况

与会人员提出“技术延期”“需求变更频繁”“用户反馈滞后”三大风险。

决议结果

1.技术延期：预留1周缓冲期，每周五同步开发进度；2.需求变更：建立需求评审委员