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文档归档命名规范及模板指引文件

一、引言

为规范公司内部文档管理流程，统一文档命名与归档标准，保证文档信息可追溯、易检索、易协作，避免因命名混乱导致的文件丢失或版本混淆，特制定本指引。本指引适用于公司各部门、全体员工在创建、处理、归档各类文档时的操作规范，旨在提升文档管理效率，支撑业务高效运转。

二、适用范围

（一）适用对象

公司各部门（含项目部、行政部、财务部、技术部等）、全体员工及外部合作单位参与公司项目或事务时产生的文档。

（二）适用文档类型

项目管理类：项目立项书、项目计划、进度报告、验收报告等；

行政管理类：会议纪要、通知公告、规章制度、工作总结等；

业务合同类：合作协议、服务合同、订单文件等；

技术资料类：设计方案、技术文档、测试报告、用户手册等；

其他需长期保存或重要参考价值的文档。

三、文档命名规范

文档命名需遵循“唯一性、规范性、可读性”原则，采用“核心要素+辅助要素”的结构，保证不同文档可通过名称快速识别关键信息。统一命名格式

[部门代码]-[项目/业务类型缩写]-[年份]-[序号]-[版本号]-[文件描述].[扩展名]

（一）各要素定义说明

要素

说明

示例

部门代码

取部门名称拼音首字母（2-3位），若部门名称重复可增加区分标识

项目部=XM；行政部=XZ；技术部=JS

项目/业务类型缩写

根据文档类型取核心关键词拼音首字母（2-3位），常见类型参考下表

立项=LX；会议=YH；合同=HT；技术=JS

年份

文档创建或生效年份，采用4位数字

2024

序号

同类型文档按时间顺序编写的流水号，3位数字（不足3位前方补0）

001、002…

版本号

文档修订版本号，格式为“VX.Y”（X为主版本号，重大修订递增；Y为次版本号，minor修订递增），初始版本为V1.0

V1.0、V1.1、V2.0

文件描述

文档核心内容简述（不超过10字），避免使用“最终版”“最新版”等模糊词汇

项目立项书、会议纪要

扩展名

根据文件类型填写标准扩展名（如.docx、.xlsx、.pdf、.zip等）

.docx、.pdf

（二）常见项目/业务类型缩写参考

文档类型

缩写

说明

项目立项

LX

项目立项相关文档

项目计划

JH

项目计划、规划类文档

进度报告

JDBG

项目进度汇报文档

会议纪要

YHJY

各类会议记录

通知公告

TZGG

公司或部门发布的通知

合同协议

HTXY

业务合作类合同

技术方案

JSFA

技术设计、实施方案

测试报告

CSBG

系统或产品测试文档

四、规范执行步骤

（一）步骤1：明确文档核心要素

文档创建前，需确认以下信息：

所属部门（对应部门代码）；

文档类型（对应项目/业务类型缩写）；

年份（文档创建或生效年份）；

文件描述（简明概括文档内容）。

（二）步骤2：构建初始文件名

根据“核心要素+辅助要素”结构，组合初始文件名。例如：

项目部2024年首个项目立项书初始命名：XM-LX-2024-001-V1.0-项目立项书.docx

（三）步骤3：序号唯一性校验

电子档：通过公司文档管理系统（如钉钉、企业网盘）搜索“[部门代码]-[项目/业务类型缩写]-[年份]-”，检查是否存在重复序号，保证序号唯一；

纸质档：在部门《文档归档登记表》中记录已使用序号，避免重复分配。

（四）步骤4：版本控制与更新

文档内容修订时，同步更新版本号（如V1.0→V1.1，仅调整表述细节；V1.1→V2.0，涉及重大内容变更）；

修订后文件名需保留原序号，仅修改版本号和文件描述（如XM-LX-2024-001-V2.0-项目立项书（修订版）.docx）。

（五）步骤5：归档前最终检查

文档归档前，需通过“三查”保证命名合规：

一查要素完整性：是否包含所有必要要素（部门代码、类型缩写、年份、序号、版本号、文件描述、扩展名）；

二查格式规范性：特殊字符（如“-”“.”）是否使用正确，序号是否为3位数字，版本号格式是否为“VX.Y”；

三查信息一致性：文件名中的“文件描述”与文档实际内容是否匹配，避免张冠李戴。

五、命名模板示例与说明

以下为常见文档类型的命名示例及解析，供参考：

文档类型

完整命名示例

各要素解析

项目立项书

XM-LX-2024-001-V1.0-项目立项书.docx

XM=项目部；LX=立项；2024=年份；001=序号；V1.0=版本；项目立项书=描述；.docx=扩展名

部门会议纪要

XZ-YHJY-2024-005-V1.0-周例会纪要.pdf

XZ=行政部；YHJY=会议纪要；2024=年份；005=序号；V1.0=版本；周例会纪要=描述；.pdf=扩展名

技术方案

JS-JSFA-2024-012-V1.0-系统设计方案.docx

JS=技术部；JSFA=技术方案；2024=年份；012=