销售业务合同审核与执行模板.docVIP

销售业务合同审核与执行管理工具

一、适用业务场景

本工具适用于企业销售部门、法务部门、财务部门及业务执行部门协同开展销售合同的全生命周期管理，具体包括：

新产品/常规产品销售合同的条款审核与风险把控；

老客户续签合同的合规性审查与执行衔接；

跨区域销售合同的标准化处理与跨部门协作；

合同履行过程中的进度跟踪、变更管理及回款监控。

二、全流程操作指引

步骤1：合同发起与资料准备

操作主体：销售经理/业务专员

根据客户需求拟定合同草案，明确双方基本信息（甲方：采购方；乙方：销售方）、标的物名称/型号、数量、单价、总金额、履行期限、交付方式、付款条件、质量标准、违约责任等核心条款；

收集并附随必备资料，包括：客户营业执照复印件（核实经营范围）、法定代表人证件号码明、授权委托书（若由代理人签署）、产品规格书、技术协议（如需）、报价单（需双方盖章确认）；

填写《合同基本信息表》（详见模板1），录入合同编号、客户名称、合同金额、签订日期等关键信息，保证与草案内容一致。

步骤2：多部门联合审核

操作主体：法务部、财务部、业务部（销售部门）

审核顺序与要点：

业务初审（销售部门）：

核查标的物与客户需求是否匹配、交付周期是否满足产能、价格是否符合报价政策，确认客户信息准确无误。

法务复审（法务部门）：

重点审核合同主体资格（是否为合法存续企业）、条款合法性（如“定金”与“订金”的约定、违约责任是否明确、争议解决方式是否约定管辖法院）、权利义务对等性（避免格式条款显失公平）、知识产权归属（如涉及定制产品）。

财务终审（财务部门）：

审核付款方式与账期是否符合公司信用政策、价款是否含税及税率标准、开票信息（名称、税号、地址）是否准确、大额合同是否需附履约保证金条款。

输出结果：各部门在《合同审核意见表》（详见模板2）中签署审核意见，对存在争议的条款需标注修改建议并反馈至销售部门协调客户确认。

步骤3：合同修订与最终确认

操作主体：销售经理/业务专员

根据各部门审核意见，与客户沟通修订合同条款，保证所有修改点双方达成一致；

形成合同最终版本，由双方授权代表签字并加盖公司公章（合同专用章）及客户合同章（或公章），骑缝章必须完整覆盖合同所有页；

销售部门将签署完成的合同扫描存档，并分发至法务部（1份正本）、财务部（1份副本）、仓储部（1份副本，用于发货依据）。

步骤4：合同执行与进度跟踪

操作主体：销售部、仓储部、财务部

关键节点管理：

生产/备货：销售部根据合同约定交付期限，向生产部/仓储部下达《发货指令单》，明确物料型号、数量、发货地址；

物流交付：仓储部安排发货后，将物流单号、发货时间同步至销售部，由销售部通知客户收货；

客户验收：客户收货后需在《签收单》（模板3附件）上签字盖章，扫描件反馈至销售部；

开票与回款：财务部根据验收合格证明开具增值税发票，销售部跟进客户按合同约定付款节点支付款项，并在《回款记录表》（详见模板5）中登记回款明细。

步骤5：合同变更与终止管理

操作主体：销售部、法务部、财务部

适用情形：

变更：因客户需求调整、市场变化等原因需修改合同条款（如标的物数量、交付时间、价格等），由销售部提交《合同变更申请表》（详见模板4），说明变更原因及新条款，经法务部、财务部审核后，与客户签订《补充协议》，原合同相关条款自动失效；

终止：因一方违约（如逾期付款、产品质量不达标）或不可抗力导致合同无法履行，需由违约方承担违约责任，销售部收集证据（如催款函、检测报告），法务部协助处理争议，必要时通过法律途径解决。

步骤6：合同归档与复盘

操作主体：销售部、档案管理员

合同履行完毕（如完成交付、回款）或终止后，销售部整理合同全套资料（草案、审核表、签署页、补充协议、签收单、发票、回款凭证等），按“一合同一档”原则编号存档；

每季度末组织销售、法务、财务部门召开合同复盘会，分析审核环节常见问题（如条款遗漏、客户资质疏漏）、执行周期延迟原因、回款逾期风险点，持续优化合同模板及管理流程。

三、核心工具表格清单

模板1：合同基本信息表

合同编号

合同名称

甲方信息（名称/地址/联系人/电话）

乙方信息（名称/地址/联系人/电话）

标的物名称/型号

数量

单价（元）

总金额（元）

履行期限

付款方式

签订日期

存档部门

模板2：合同审核意见表

合同编号

审核环节

审核部门

审核人

审核日期

审核意见（可附页）

是否通过

修改后复核情况

初审

业务部

*经理

□通过□不通过

复审

法务部

*专员

□通过□不通过

终审

财务部

*主管

□通过□不通过

模板3：产品签收单（客户联）

合同编号

发货日期

物料名称/型号

规格

数量

发货批次

质量是否合格

客户签收人

签收日期

客户盖章

□合格□不合格

模板4：合同变更申请表

原合同编号

变更事项（□标的