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企业通用技术文件存档标准与管理手册

第一章总则

1.1目的与依据

为规范企业内部技术文件的存档管理，保证技术文件的完整性、安全性、可追溯性，提高文件利用效率，依据《_________档案法》《企业内部控制基本规范》及公司相关管理制度，特制定本手册。

1.2适用范围

本手册适用于企业各部门在产品研发、生产制造、设备运维、技术改造、项目验收等过程中产生的技术文件，包括但不限于图纸、说明书、测试报告、工艺文件、标准规范、会议纪要等。

1.3基本原则

真实性：文件内容需客观反映技术活动实际情况，严禁篡改或伪造。

完整性：文件需包含技术活动的全部关键信息，不得缺失必要环节。

系统性：文件分类清晰，编号规范，便于检索和管理。

安全性：采取防火、防潮、防虫、防盗等措施，保证文件实体与信息安全。

第二章技术文件存档范围与时机

2.1核心存档文件类型

研发设计类：项目建议书、可行性研究报告、设计方案、计算书、图纸（CAD、三维模型）、BOM表等。

生产制造类：工艺规程、作业指导书、检验标准、生产记录、不合格品处理报告等。

设备运维类：设备说明书、安装调试记录、维护保养计划、维修报告、校准证书等。

项目管理类：项目计划书、会议纪要、进度报告、验收报告、合同技术附件等。

标准规范类：国家标准、行业标准、企业标准、技术法规等。

2.2存档时机

研发阶段：设计方案评审通过后提交初稿，项目定型后提交最终版。

生产阶段：工艺文件经生产部门确认后存档，每批次生产记录完成后7个工作日内归档。

设备阶段：设备验收合格后移交全套技术资料，定期维护记录每季度汇总归档。

项目阶段：项目各阶段（立项、实施、验收）完成后15个工作日内完成相关文件归档。

第三章技术文件存档管理流程

3.1文件编制与审核

文件编制：由项目负责人或技术岗位人员依据实际工作内容编制文件，保证内容准确、格式规范。

三级审核：

编制人自审：检查文件完整性、数据准确性及是否符合标准要求。

部门审核：部门负责人对文件的技术内容、可行性进行审核。

技术负责人审批：对涉及关键技术、重大变更的文件进行最终审批。

版本控制：文件需标注版本号（如V1.0、V2.0）及修订日期，修订内容需在《文件修订记录》中注明。

3.2文件归档登记

填写归档清单：审核通过的文件需填写《技术文件归档清单》（见模板1），注明文件名称、编号、版本、编制人、归档日期、存放位置等信息。

档案部门接收：档案管理员核对清单与文件内容，确认无误后签字接收，并出具《归档回执》。

3.3档案存储管理

纸质文件存储：

使用统一规格的档案盒，标注文件类别及编号，按“年度-类别-流水号”顺序排列。

存放环境需保持温度18-22℃、湿度45%-60%，远离阳光直射和有害气体。

电子文件存储：

存储至企业指定的服务器或云盘，建立分级文件夹结构（如“研发部/2024年/项目X”）。

电子文件需备份至异地服务器，定期（每月）检查备份有效性。

3.4档案利用与借阅

借阅申请：员工需填写《档案借阅申请表》（见模板2），经部门负责人审批后，提交档案部门。

借阅期限：纸质文件借阅期限不超过7个工作日，电子文件借阅权限由档案部门临时开放。

归还与检查：借阅文件需按时归还，档案管理员检查文件完整性，如有损坏或丢失，按《档案管理规定》追究责任。

3.5档案鉴定与处置

定期鉴定：每两年由技术部门、档案部门联合对已存档文件进行价值鉴定，区分“永久保存”“长期保存（10年以上）”“短期保存（5-10年）”三类。

销毁流程：达到保管期限的文件，需填写《档案销毁审批表》，经分管领导批准后，由两人以上监督销毁，并记录销毁文件清单。

第四章技术文件存档模板

模板1：技术文件归档清单

序号

文件名称

文件编号

版本号

编制人

审核人

归档日期

存放位置（柜号/文件夹路径）

备注

1

X项目设计方案

FGB-001

V1.2

*

*

2024-03-15

A-03-001

最终版

2

X设备维护保养记录

SB-025

V3.0

*

*

2024-03-20

B-12-003

2024年Q1汇总

模板2：档案借阅申请表

借阅人

所在部门

借阅日期

归还日期

*

研发部

2024-03-18

2024-03-25

借阅文件清单

审批人

档案管理员签字

文件编号：FGB-001，名称：X项目设计方案

*

*

文件编号：SB-025，名称：X设备维护保养记录

第五章存档管理要求与注意事项

5.1责任分工

技术部门：负责文件的编制、审核及版本控制，保证文件内容准确。

档案部门：负责文件的接收、存储、保管、借阅及销毁管理，定期检查档案状况。

各部门负责人：监督本部门文件存档流程的执行，保证按时归档。

5.2格式规范

纸质文件采用A4纸打印，标题使用二号黑体，使用四号宋体，