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供应商信息档案标准化管理模板
适用场景与目标
标准化操作流程
一、前期准备：明确职责与标准
责任部门划分
采购部：牵头供应商准入、合作信息记录及档案更新；
质量部：负责供应商资质审核、产品质量评估记录；
财务部：同步供应商付款信息、信用评级数据；
法务部：审核合同条款、合规资质文件。
信息标准制定
统一供应商分类维度（如按行业、合作类型、战略层级划分）；
明确必填信息字段（如基础信息、资质文件、合作记录等）；
规范文件格式（如资质文件需为PDF加盖公章，图片文件分辨率不低于300DPI）。
二、信息收集：全面覆盖关键要素
基础信息采集
通过供应商自评表、实地调研、官网公开信息等渠道，收集供应商名称、统一社会信用代码、注册地址、成立时间、注册资本、股权结构、法定代表人等基础信息。
核对信息真实性，保证与营业执照、法人证件号码等证件一致。
资质文件收集
必备资质：营业执照、行业生产许可证（如食品行业需SC认证）、质量管理体系认证（ISO9001等）、环境/职业健康安全认证（如适用）；
合作相关资质：特定项目资质（如医疗器械经营许可证）、过往合作业绩证明（中标通知书、合同关键页）、银行信用等级证明。
合作信息记录
历史合作项目：合作时间、产品/服务类型、合同金额、履约情况（按时交付率、质量合格率）；
评估数据：质量部抽检结果、财务部付款及时率、使用部门满意度评分（1-5分制）。
三、分类整理：构建结构化档案体系
档案分类编码
采用“大类-中类-小类”三级编码规则，例如：
大类：A（生产型供应商）、B（服务型供应商）、C（贸易型供应商）；
中类：A1（原材料供应商）、A2（零部件供应商）；
小类：A1-01（金属材料类）、A1-02（化工原料类）；
每个供应商赋予唯一档案编号（如A1-01-2023-X），编号包含分类、年份及流水号。
信息结构化归档
将收集的信息按“基础档案-资质档案-合作档案-动态档案”四大模块分类，保证逻辑清晰、易于检索；
电子档案按模块建立文件夹，文件名格式为“模块名称-文件内容-日期”（如“资质档案-ISO9001认证）。
四、建档存储：实现线上线下同步管理
电子档案管理
使用企业ERP系统或供应商管理平台（SRM）存储电子档案，设置分级权限（如采购部可编辑，其他部门仅查阅）；
关键文件（如合同、资质原件）需加密存储，定期（每季度）进行数据备份，防止信息丢失。
纸质档案管理
重要资质文件、合同原件需打印纸质版，分类存放于档案柜，标注档案编号及保管期限；
纸质档案由行政部门统一保管，建立借阅登记制度，记录借阅人、借阅时间、归还时间。
五、更新维护：保证信息时效性
定期更新机制
资质文件：临近到期前1个月，由采购部通知供应商提交更新件，审核后同步更新电子与纸质档案；
合作信息：每季度末，由质量部、财务部提供最新评估数据，补充至“合作档案”模块；
变更信息：供应商名称、地址、股权结构等发生变更时，需在15个工作日内收集变更证明文件并更新档案。
动态跟踪记录
建立“供应商信息变更日志”，记录变更内容、变更日期、操作人、审核人，保证变更可追溯；
对长期（1年以上）无合作或评估不达标的供应商，转入“休眠档案”，标注休眠原因及重新激活条件。
六、应用管理：支撑高效决策
信息调用流程
部门因采购、评审、审计等需求调用供应商档案时，需提交《供应商信息调用申请表》，说明用途、调阅内容，经部门负责人审批后由档案管理员提供；
外部单位（如审计机构）调阅档案，需经公司分管领导审批，并由专人陪同。
数据分析与优化
每半年对供应商档案数据进行汇总分析，统计合作占比、合格率、履约评分等指标，识别优质供应商与风险供应商；
根据分析结果优化供应商准入标准、合作策略，推动供应链持续改进。
供应商信息档案模板结构
表1：供应商基础信息表
字段名称
填写内容示例
备注
档案编号
A1-01-2023-X
按三级编码规则
供应商名称
金属材料有限公司
需与营业执照一致
统一社会信用代码A056X
18位信用代码
注册地址
北京市区路号
详填至门牌号
成立日期
2015年3月15日
注册资本
5000万元人民币
货币单位需明确
法定代表人
*明
用*号代替真实姓名
联系人
*华
采购对接人
联系方式
仅填写办公电话（示例）
供应商类型
生产型-原材料-金属材料
按三级分类填写
战略层级
战略供应商（年度采购额≥1000万元）
分为战略、重点、一般
表2：供应商资质档案清单
资质名称
证书编号
发证机关
有效期
附件名称
审核状态
营业执照A056X
北京市市场监督管理局
2025-03-14
营业执照pdf
已审核
ISO9001认证
0023QSR0M10001R
中国质量
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