企业采购标准化申请流程.docVIP

企业日常采购标准化申请流程工具模板

一、适用范围与典型应用场景

本流程适用于企业各部门在日常运营中发生的各类采购需求，包括但不限于办公用品、生产耗材、设备配件、服务外包（如保洁、维修）等非大宗物资采购。通过标准化流程，可保证采购行为合规、高效，同时实现成本可控、责任可追溯，适用于常规采购场景（如月度集中采购、临时急需补货）及计划性采购场景（如季度耗材储备、新项目启动前物料准备）。

二、标准化操作流程详解

步骤1：需求发起与申请表填写

操作主体：需求部门申请人（如部门助理、项目负责人）

操作说明：

申请人根据实际需求，填写《企业日常采购申请表》（详见模板表格），准确填写物品/服务名称、规格型号、数量、预估单价、用途、预算科目等信息，并附必要说明（如替代方案、紧急程度等）。

对于涉及技术参数的物品（如设备、耗材），需提供技术参数清单或样品要求，保证采购准确性。

申请表需经申请人签字确认后，提交至部门负责人审核。

步骤2：部门负责人初审

操作主体：需求部门负责人

操作说明：

部门负责人重点审核采购需求的合理性（是否为必需品、数量是否恰当）、必要性（是否可内部调配或延迟采购）及预算匹配度（是否在部门年度/月度预算内）。

审核通过后，在申请表“部门审核意见”栏签字确认，并注明“同意采购”或“调整后同意”（如需减少数量或更换规格），流转至采购部门；审核不通过时，需注明理由并退回申请人。

步骤3：采购部门复核与预算确认

操作主体：采购专员、财务部预算对接人

操作说明：

采购专员接收申请表后，重点审核采购需求是否符合企业采购制度（如是否属于集中采购目录、是否需要履行比价程序）、规格描述是否清晰、预估单价是否合理（参考历史采购价格或市场行情）。

对于超出部门预算或单笔金额较高的采购（如超过5000元），需同步提交财务部复核预算额度，财务部确认预算可用后，反馈至采购部门。

复核通过后，采购部门根据采购金额及物品特性确定采购方式：

单笔金额≤2000元：可采取“询价采购”（至少对比2家供应商报价）；

2000元＜单笔金额≤10000元：需“比价采购”（至少3家供应商报价，选择性价比最优）；

单笔金额＞10000元：需“招标采购”或按企业特殊采购流程执行。

步骤4：供应商选择与订单下达

操作主体：采购专员、需求部门对接人

操作说明：

采购部门通过合格供应商库（或公开渠道）筛选供应商，向至少2家（比价/招标时为3家）供应商发出询价单，明确需求规格、交货时间、付款方式等。

收集供应商报价后，组织需求部门、财务部共同评审，综合评估价格、质量、交货周期、售后服务等因素，确定最终供应商。

采购专员与供应商签订《采购订单》（或采购合同），明确双方权利义务，并将订单副本抄送需求部门及财务部。

步骤5：物品/服务验收与入库

操作主体：需求部门验收人、仓库管理员（如涉及实物）

操作说明：

供应商按订单约定交货后，需求部门指定验收人（如使用部门主管、设备管理员）对照采购订单进行现场验收，重点核对物品名称、规格、数量、质量等是否符合要求，并填写《采购验收单》。

对于服务类采购（如维修、保洁），需由需求部门确认服务内容是否完成、质量是否达标，并在验收单上签字确认。

涉及实物入库的，验收合格后由仓库管理员办理入库手续，登记库存台账，验收单一联留存仓库，一联反馈至采购部门。

步骤6：付款结算与资料归档

操作主体：财务部付款专员、采购专员

操作说明：

采购部门汇总《采购申请表》《采购订单》《验收单》《供应商发票》等全套资料，提交财务部审核。

财务部核对资料完整性、金额准确性及审批流程合规性后，按企业付款周期安排付款（如月度统一付款、验收后30日内付款）。

付款完成后，采购专员将全套采购资料（申请表、订单、验收单、发票、合同等）整理归档，保存期限不少于3年，以备后续查阅。

三、采购申请表模板示例

申请部门

申请人

联系方式

申请日期

行政部

*

2023-10-08

物品/服务名称

规格型号

单位

数量

预估单价（元）

总价（元）

用途说明

A4复印纸

80g

包

20

25

500

办公室日常打印使用

墨盒（HP414）

黑色

个

5

80

400

部门打印机更换

预算科目

需求部门负责人意见

采购部门意见

财务部意见

最终审批人

办公费-耗材

同意，按计划采购

比价采购，待反馈

预算充足

*（行政总监）

备注

紧急程度：一般，可纳入10月集中采购

四、操作关键点与风险提示

预算前置管理：所有采购需求须先确认预算充足，无预算或超预算需求需提前提交预算调整申请，避免因预算不足导致采购延误或违规。

审批权限明确：严格按照企业权限表执行审批，不得越级审批或简化流程；单笔金额超过10000元的采购，需经分管副总或总经理最终审批。

供应商合规性：优先选择企业合格供应商库内的供应商，新供应商