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企业会议纪要标准化编写指南

一、适用场景与价值

规范记录：保证会议关键信息（如议题、决议、行动项）完整、准确留存；

明确责任：通过行动项的“负责人+时限”设定，推动任务落地；

追溯依据：为后续工作复盘、决策执行提供书面参考；

高效沟通：帮助未参会人员快速知晓会议核心内容，同步工作进展。

二、标准化编写流程

会前准备：明确预留信息通道

明确会议目的：与主持人确认会议核心目标（如“确定Q3产品迭代方案”“解决跨部门协作流程卡点”），避免记录偏离主题；

收集基础材料：提前获取会议议程、参会人员名单、背景资料（如项目PPT、上期纪要待办事项），熟悉议题背景；

分配记录角色：指定1名主记录人（负责核心内容记录）和1名辅助记录人（补充细节、核对专有名词），避免信息遗漏；

准备工具模板：提前打开标准化纪要模板（含表格框架），设置好“会议基本信息”“议题讨论”“行动项”等模块，便于实时填写。

会中记录：聚焦核心，区分“事实”与“观点”

记录基础信息：实时填写会议名称、时间（精确到分钟）、地点（线上会议需注明平台+会议号）、主持人、记录人、参会人员（含部门/职务）、缺席人员及原因（如“市场部因客户拜访缺席”）；

按议程跟踪讨论：以会议议程为记录每个议题的“讨论要点”——优先记录客观事实（如“技术部汇报：当前系统开发进度完成70%，测试阶段发觉3个核心bug”）、关键数据（如“客户调研显示：80%用户关注功能A”）、多方观点（如“销售部建议优先上线功能B，运营部建议优化功能C的用户体验”），避免记录个人主观评价；

标记“决议”与“行动项”：

决议：对议题的最终结论需明确标注“决议”，如“决议：Q3产品迭代优先上线功能A，预计9月30日前完成开发”；

行动项：对任务的分配需包含“任务描述、负责人、协作人（如有）、完成时限、交付成果”，如“行动项：产品部负责完成功能A详细需求文档，技术部配合提供技术可行性评估，完成时限：2024年X月X日，交付成果：《功能A需求文档V1.0》”。

会后整理：核对补充，保证闭环

24小时内完成初稿：趁记忆清晰时整理记录，补充会中简略内容（如专业术语解释、数据来源），重点核对“行动项”的“负责人+时限+交付成果”是否准确，避免模糊表述（如“尽快完成”“下周提交”）；

提交审核确认：初稿完成后，先与辅助记录人交叉核对信息一致性，再提交给会议主持人审核，保证决议和行动项与会议结论一致；

分发与归档：审核通过后，1个工作日内将纪要分发给所有参会人员及相关部门抄送人（如需），同步抄送至企业档案管理系统或指定共享文件夹，注明“会议纪要-请查收并执行行动项”，便于后续追溯。

三、会议纪要模板结构

以下为标准化会议纪要模板（可根据企业实际需求调整模块）：

模块

填写内容说明

会议基本信息

会议名称：会议时间：YYYY年MM月DD日HH:MM-HH:MM会议地点：主持人：记录人：参会人员：（部门+职务+姓名，用代替，如“市场部”）缺席人员及原因：

会议议程

按实际会议顺序填写议题，如“1.Q2销售数据复盘；2.Q3市场推广方案讨论；3.跨部门协作流程优化”

议题讨论记录

议题1：[议题名称]讨论要点：-（客观事实/数据）-（多方观点：部门+姓名*+观点）决议：（如“决议：同意Q3市场推广方案，预算控制在50万元内”）

行动项清单

序号

1

2

后续安排

下次会议时间（如有）：待办事项汇总（未纳入行动项的后续工作）：1.2.

附件清单

（如有支撑材料，如“附件1：Q2销售数据报表；附件2：Q3市场推广方案初稿”）

四、关键注意事项

客观中立，避免主观表述：记录时只陈述会议中实际讨论的内容，不添加个人观点（如“技术部的观点更合理”应改为“技术部提出：建议优先修复系统bug，以提升用户体验”）；

行动项“SMART”原则：保证任务描述具体（Specific）、可衡量（Measurable）、可实现（Achievable）、相关性（Relevant）、时限明确（Time-bound），避免“推进工作”“尽快完成”等模糊表述；

敏感信息处理：涉及商业机密、未公开决策或个人隐私的内容，需按企业保密规定标注“内部机密”或仅限特定人员传阅，人名统一用“*”代替，禁止出现真实联系方式；

格式统一，逻辑清晰：全文使用企业统一字体（如微软雅黑）、字号（标题小四加粗，五号），段落分明，通过“议题-讨论-决议-行动项”的逻辑链保证内容连贯；

闭环管理，定期跟踪：行动项需在后续会议中同步进展（如“已完成”“延期及原因”），未完成的需明确新时限，避免“议而不决、决而不行”。