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会议组织管理合同协议

甲方（会议主办方）：[甲方全称]

地址：[甲方地址]

联系人：[甲方联系人姓名]

联系电话：[甲方联系人电话]

电子邮箱：[甲方联系人邮箱]

乙方（会议组织管理方）：[乙方全称]

地址：[乙方地址]

联系人：[乙方联系人姓名]

联系电话：[乙方联系人电话]

电子邮箱：[乙方联系人邮箱]

鉴于甲方计划举办“[会议名称]”（以下简称“会议”），会议定于[会议开始日期]至[会议结束日期]在[会议地点]举行。甲方委托乙方负责会议的组织与管理工作。根据《中华人民共和国民法典》及相关法律法规，甲乙双方经友好协商，达成如下协议，以兹共同遵守：

第一条会议基本信息

1.1会议名称：[会议名称]

1.2会议类型：[会议类型，如学术会议、商务峰会等]

1.3会议日期与时间：[会议开始日期]至[会议结束日期]，每日[开始时间]至[结束时间]

1.4会议地点：[会议详细地点，如XX市XX区XX路XX号XX酒店XX会议厅]

1.5预计参会人数：约[参会人数]人

1.6会议主要议程：[简要列出会议主要环节或议题]

第二条乙方服务范围与内容

乙方根据甲方需求及本协议约定，为会议提供以下服务：

2.1会议策划与咨询：根据甲方要求，提供会议整体方案策划、流程设计及组织管理方面的咨询服务。

2.2场地预订与管理：负责预订会议所需的[具体场地名称，如主会场、分会场、签到区、茶歇区等]，并负责场地的基本布置、氛围营造及现场管理协调。

2.3设备租赁与搭建：提供并负责安装、调试会议所需的投影仪、音响系统（包括麦克风、音箱）、灯光设备、同声传译设备（如需）、电脑、网络设备等，并负责舞台背景、签到台、指示牌等的搭建与拆除。

2.4会议物料设计与制作：负责设计制作会议邀请函、请柬、参会证、签到表、会议手册、议程单、背景板、横幅、易拉宝、工作证、伴手礼（如约定）等所有与会议相关的物料，并负责其印制、采购、运输及按需分发。

2.5会务组织与管理：

2.5.1注册报名：协助甲方建立和管理会议报名通道（如需），审核报名信息，维护参会人员数据库。

2.5.2嘉宾与接待：根据甲方提供的嘉宾名单，协助安排嘉宾的行程预订（交通、住宿），并负责会议期间的接待工作。

2.5.3现场服务：负责会议期间的签到接待、会场引导、资料领取、茶歇服务、会场秩序维护、信息咨询等现场会务工作。

2.5.4技术支持：确保会议期间所有影音设备、网络等技术的正常运行，并提供及时的技术支持与应急处理。

2.5.5沟通协调：作为甲方与参会人员、供应商、嘉宾之间的主要沟通协调方，确保信息传达顺畅。

2.6后勤保障服务：

2.6.1餐饮安排：根据甲方需求和预算，负责会议期间茶歇、午餐（如需）、晚餐（如需）的菜单制定、预订、供应及服务安排。

2.6.2住宿安排：为甲方指定的参会人员或工作人员预订会议期间的住宿，并负责相关协调工作。

2.6.3医疗保障：协调安排现场医疗应急服务或指定医疗点。

2.6.4安保协调：负责协调会议期间的安保工作，维护会场秩序与安全。

2.7财务管理：根据合同约定，协助甲方进行会议相关费用的收取（如适用）与结算管理，提供会议费用明细报表。

2.8宣传推广（如适用）：在甲方授权范围内，利用乙方现有渠道和资源，协助进行会议的宣传推广工作。

第三条双方权利与义务

3.1甲方的权利与义务：

3.1.1及时向乙方提供举办会议所需的相关资料、需求说明及指示，并保证资料的真实性和准确性。

3.1.2按照本协议第五条约定，按时足额向乙方支付合同服务费用。

3.1.3指派[甲方项目负责人姓名及职务]作为本次会议的主要联系人，负责与乙方的日常沟通、协调及工作确认。

3.1.4对乙方提供的服务进行现场监督和验收，并就服务过程中提出合理意见。

3.1.5负责提供会议所需的版权相关材料，并对会议内容的合法性负责。

3.1.6配合乙方就嘉宾确认、供应商对接等事宜提供必要的协助。

3.2乙方的权利与义务：

3.2.1严格按照本协议第二条约定的服务范围、服务标准和时间节点，全面负责会议的组织与管理工作，确保会议顺利进行。

3.2.2指派[乙方项目负责人姓名及职务]作为本次会议的主要联系人，负责与甲方的对接、协调及工作落实。

3.2.3确保提供的服务符合国家及行业相关标准和规范，满足甲方的基本需求。

3.2.4负责对本次会议涉及的所有第三方供应商（包括但不限于场地、搭建商、设备租赁商、餐饮供应商、交通运输商、礼仪模特等）进行选择、管理和协调，并对其服务质量及行为承担最终责任。

3.