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学校食堂采购询价制度及流程(3篇)

为规范学校食堂物资采购行为，提高资金使用效益，保障师生饮食安全，结合学校实际，制定本采购询价制度。本制度适用于学校食堂所有食材、调料、低值易耗品等物资的采购活动，遵循公开、公平、公正、效益、安全的原则。

学校成立食堂采购管理小组，由总务处牵头，成员包括食堂负责人、财务人员、教师代表、家长代表等，负责监督采购全过程。采购小组下设专职采购员2名，需具备三年以上餐饮行业采购经验，熟悉食材品质鉴别标准，持有健康证和食品安全管理员证书。供应商遴选实行准入制，需提供营业执照、食品经营许可证、生产许可证（针对生产企业）、近期产品质检报告等资质文件，经采购管理小组审核通过后纳入合格供应商名录，名录每学期更新一次。

供应商管理实行分级分类制度，按食材类别分为生鲜类、粮油类、干货类、调料类、日用品类等五个类别，每类供应商不少于3家。建立供应商档案库，记录企业基本信息、供货历史、质量评价、投诉处理等情况，实行季度考核，连续两次考核不合格者从名录中剔除。对提供假冒伪劣产品、恶意串标、拖欠供货的供应商，永久取消合作资格并上报市场监管部门。

询价采购流程包括需求提报、询价发起、比价评审、合同签订、履约验收五个环节。食堂根据次日用餐人数和菜谱，每日16:00前通过ERP系统提交采购清单，清单需注明物资名称、规格型号、质量标准、预估数量、交货时间等要素，经食堂负责人审核后提交采购管理小组备案。采购员收到需求后，于当日17:00前向对应类别不少于3家合格供应商发出询价单，询价单应包含采购物资明细、质量要求、供货时间、报价截止时间、付款方式等内容，采用书面或加密电子文档形式发送。

供应商需在报价截止时间前密封反馈报价单，报价单须加盖公章并由法定代表人或授权代表签字，包含单价、总价、物资产地、质量等级、质保期等信息。采购员收到报价后，会同财务人员、食堂厨师长进行开封比价，填写《食堂采购比价记录表》。比价采用综合评分法，价格因素占60%，质量等级占20%，供货及时性占10%，企业信誉占10%。当三家供应商报价偏差超过10%时，需向价格异常方进行二次询价确认，必要时组织实地考察。

确定中标供应商后，需在2个工作日内签订采购合同，合同文本应明确物资标准、交付方式、验收要求、违约责任等条款，采用学校统一制定的制式合同。对米、面、油等大宗物资，实行半月定价机制，每周二、周四进行价格复核；生鲜类物资实行当日定价，每日上午7:00前完成价格确认。建立价格监测机制，采购员每日收集当地农产品批发市场价格行情，每月分析价格波动情况并形成报告。

物资验收实行双人复核制，由食堂保管员和使用部门代表共同验收。生鲜类物资须在到货后30分钟内完成验收，核对品名、规格、数量、生产日期、保质期等信息，进行感官检验（如蔬菜的新鲜度、肉类的色泽弹性等），对肉类、禽类等需查验检疫合格证明，对食用油、调味品等预包装食品需扫描追溯码核查来源。验收合格后，双方在送货单上签字确认，验收不合格的物资应立即退回并通知供应商限期补货。

建立物资入库登记制度，验收合格的物资需分类存放，冷藏食品温度控制在0-4℃，冷冻食品在-18℃以下，干货类离地离墙存放。入库单需注明物资名称、数量、供应商、入库日期等信息，由保管员、采购员共同签字。每月25日进行库存盘点，编制《食堂物资盘点表》，确保账实相符，盘盈盘亏金额超过500元的需提交采购管理小组审议。

货款支付采用月结方式，每月5日前由供应商提交上月供货凭证（含送货单、验收单、发票），经采购员、食堂负责人、财务人员审核签字后，通过学校对公账户转账支付。建立供应商评价体系，从质量、价格、服务、履约能力等方面进行季度考评，考评结果分为优秀（90分以上）、合格（70-89分）、不合格（70分以下），连续两个季度优秀的供应商可优先获得下一季度采购份额。

采购管理小组每学期组织两次采购专项检查，重点检查询价程序合规性、供应商资质有效性、物资质量安全性等，检查结果纳入年度考核。建立采购档案管理制度，所有询价单、报价单、合同、验收单、付款凭证等资料需整理归档，保存期限不少于3年。对违反本制度规定，造成学校经济损失或食品安全事故的，视情节轻重对责任人进行通报批评、经济处罚直至党纪政纪处分，涉嫌犯罪的移交司法机关处理。

针对生鲜类食材易腐烂、时效性强的特点，制定专项询价流程。每日凌晨4:00，采购员根据食堂当日菜谱需求，向3家以上生鲜供应商发送即时询价信息，明确蔬菜、水果、肉类等物资的品种、规格、数量及到货时间（需在6:30前送达）。供应商应在30分钟内反馈含实时报价和货源图片的应答信息，采购员结合前一日市场价格行情进行初步筛选。

建立生鲜食材应急采购机制，当主要供应商无法供货时，可启动备用供应商名录，备用供应商需在1小时内响应。对叶类蔬菜实行当日采当日用制度