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学校综合办公室文件传递规定

一、总则

学校综合办公室文件传递是保障学校日常管理高效运行的重要环节。为确保文件传递的准确性、及时性和安全性，特制定本规定。文件传递应遵循规范流程，明确责任主体，确保信息畅通。

二、文件传递范围与类型

（一）文件传递范围

1.学校行政指令、通知公告

2.各部门工作计划、总结报告

3.财务、人事相关文件

4.会议纪要、决议文件

5.其他需要跨部门传递的重要文件

（二）文件类型

1.纸质文件：正式公文、重要通知等

2.电子文件：通过邮件、内部系统传输的文档

三、文件传递流程

（一）文件发出

1.文件起草：确保内容完整、格式规范，经部门负责人审核签字。

2.文件登记：在《文件传递登记簿》中记录文件编号、标题、发出部门、接收部门及日期。

3.文件传递：

-纸质文件：由综合办公室指定人员通过内部邮寄或专人送达方式传递，确保签收确认。

-电子文件：通过学校官方邮箱或内部协作平台发送，注明收件人及紧急程度。

（二）文件接收

1.签收确认：接收部门指定专人签收，纸质文件需填写签收时间及经办人姓名。

2.文件分发：电子文件需及时转发至相关人员，纸质文件按内部流程分发。

3.退回处理：如文件需退回，需注明原因并记录在登记簿中。

（三）文件归档

1.纸质文件：按季度整理归档，重要文件需存档备查。

2.电子文件：定期备份，确保数据安全，存档期限根据文件类型确定（如财务文件3年，工作计划1年）。

四、注意事项

（一）时效性要求

1.一般文件：24小时内送达。

2.紧急文件：2小时内送达，需在登记簿中标注“紧急”。

（二）保密要求

1.涉密文件需加锁传递，仅限授权人员接触。

2.电子文件传输需使用加密通道，防止信息泄露。

（三）异常处理

1.如文件丢失或延误，需立即查明原因并补传，同时记录异常情况。

2.接收部门发现文件内容错误或缺失，需及时反馈发出部门处理。

五、监督与考核

（一）综合办公室定期检查文件传递记录，确保流程合规。

（二）将文件传递效率及准确性纳入相关部门绩效考核，发现问题及时整改。

一、总则

学校综合办公室文件传递是保障学校日常管理高效运行的重要环节。为确保文件传递的准确性、及时性和安全性，特制定本规定。文件传递应遵循规范流程，明确责任主体，确保信息畅通。本规定适用于学校内部各部门之间以及与外部单位（如供应商、合作机构等）的文件往来，旨在建立标准化的传递机制，提升行政效率。

二、文件传递范围与类型

（一）文件传递范围

1.学校行政指令、通知公告：包括学校发布的各类通知、决定、通告等，需确保全体教职工知晓。

2.各部门工作计划、总结报告：如教学部门的教学计划、科研部门的年度总结、行政部门的工作报告等，需按季度或年度提交。

3.财务、人事相关文件：包括预算报表、工资条、招聘通知、培训安排等，需严格按流程传递。

4.会议纪要、决议文件：如董事会会议纪要、部门协调会决议等，需及时分发给相关参会人员及部门。

5.其他需要跨部门传递的重要文件：如设备采购合同、场地租赁协议等，需确保所有相关方收到。

（二）文件类型

1.纸质文件：正式公文、重要通知、会议材料等，需使用标准公文纸打印，并加盖公章（如需）。

2.电子文件：通过邮件、内部系统传输的文档，需确保文件格式兼容（如PDF、Word、Excel），并标注发送人及收件人信息。

三、文件传递流程

（一）文件发出

1.文件起草：

-内容完整性：确保文件包含标题、主送单位、正文、附件、发文单位及日期等要素。

-格式规范性：使用学校统一的公文模板，字体、字号、行距等符合标准。

-审核流程：文件需经部门负责人初审，综合办公室复审，校长或其授权人员终审后方可发出。

2.文件登记：

-使用《文件传递登记簿》，按以下项目记录：

-文件编号（如“X办发〔2023〕XX号”）

-文件标题

-发出部门

-接收部门

-发出日期

-经办人

-备注（如“紧急”“涉密”）

-每条记录需经登记人签字确认。

3.文件传递：

-纸质文件：

-内部传递：由综合办公室指定人员通过内部邮寄（使用带签收回执的快递）或专人送达方式传递，送达时需接收方双人签收。

-外部传递：通过挂号信或快递服务，确保物流跟踪信息完整。

-电子文件：

-通过学校官方邮箱或内部协作平台（如企业微信、钉钉等）发送，邮件主题需明确标注“文件名称+发送部门+接收部门”。

-重要文件需抄送给相关领导及备份联系人，发送后需确认对方已收到。

（二）文件接收

1.签收确认：

-纸质文件：接收部门指定专人（通常为部门秘书或行政人员）签收，签收单需包含：

-文件编号

-文件标题

-签收日期

-经办人签名

-备注（如“已分发至XX”“需领导批示”