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国际货代订舱报关流程：一位从业者的亲历手记

作为在国际货运代理行业摸爬滚打了七八年的“老货代”，我常说自己是“国际物流的大管家”——从客户一个电话咨询开始，到货物最终送达海外收货人手中，中间的订舱、报关、单证、协调，每一步都得像串珍珠似的仔细穿起来。今天就以我上个月刚完成的一票从上海到鹿特丹的化工品出口为例，从头到尾给大家掰扯掰扯国际货代订舱报关的那些事儿。

一、前期沟通：把客户需求“抠”到细节里

做货代的都知道，“前期沟通不细致，后期操作两行泪”。这单客户是浙江一家做工业添加剂的工厂，之前一直走国内物流，第一次做出口。记得那天我刚到办公室，对方王经理的电话就打过来了：“小李啊，我们有批货要发到荷兰，具体怎么操作啊？”

我先沏了杯茶，把笔记本翻到新一页——这是我的习惯，每次沟通都要记“问题清单”。第一通电话我问了六个核心问题：

货物品名、规格：王经理说“工业级醋酸酯，25kg袋装，一共500袋”。我赶紧补问：“有没有危化品属性？MSDS（安全数据单）能提供吗？”后来确认是普货，但闪点偏高，需要和船公司确认是否按“半危品”处理。

重量与体积：“毛重每袋28kg，总体重14吨；体积的话，袋子尺寸是50cm×40cm×30cm，堆起来大概多少？”我快速算了下：单袋体积0.06立方米，500袋就是30立方米，得走整箱（FCL），20尺小柜可能不够，得用40尺高柜（约68立方米）。

起运港与目的港：“上海港出，鹿特丹港进”。没问题，上海到鹿特丹是欧洲基本港，船期多，价格透明。

交货时间：“月底前必须到港，因为国外客户等着投产”。我看了下船期表，最近一班船是15号截关，20号开船，航程约30天，刚好赶得上，得跟客户确认截港时间（13号）和截单时间（12号）。

特殊要求：“客户希望用冷链柜？”王经理犹豫了一下，“不过产品说明书说常温储存就行，可能对方仓库条件一般，想保险点。”我建议先确认产品实际需求，避免额外费用，后来确认普通干货柜即可。

贸易术语：“我们做的是CIF鹿特丹”。这意味着我们要负责订舱、买保险、支付到目的港的运费，得提前和保险公司确认化工品的投保条款。

挂了电话，我又给工厂发了份《出口货物信息确认表》，把刚才问的内容列成清单，让他们核对签字——这一步太重要了，去年有个客户口头说“货重10吨”，结果装箱时实际12吨，差点超了集装箱限重，最后临时换大柜多花了三千块。

二、订舱操作：和船公司“抢”舱位的技术活

确认完所有信息，接下来就是订舱了。行话叫“拿舱位”，听起来简单，实则像抢火车票——尤其是旺季，热门航线的舱位得“手快”。

2.1选择合适的船公司

我打开系统，先查上海到鹿特丹的船公司班次。常用的有马士基、达飞、中远海控，各有特点：马士基船期准，但价格偏高；达飞有快船，航程28天，比普通船快2天；中远海控价格适中，服务稳定。考虑到客户要月底到港，达飞的快船18号开船，28天到港，刚好26号到，比普通船的30天更保险，就选达飞吧。

2.2制作订舱单（BookingNote）

订舱单是向船公司申请舱位的“敲门砖”，得填20多项信息：发货人、收货人、通知方、货物品名（必须和HS编码一致）、件毛体、集装箱类型（40HQ）、贸易条款（CIF）、运费支付方式（预付）、特殊要求（如“不可堆叠过高”）。特别要注意货物品名不能写“化工品”这种笼统词，得写具体的“工业级醋酸酯”，否则船公司可能拒接。

2.3提交订舱与确认

我把订舱单通过船公司的在线平台提交，同时打电话给船代小张：“张哥，帮我盯下这票40HQ的舱位，客户急着要。”下午就收到了配舱回单（S/O），上面有提单号、船名航次（CMACGMOCEAN123E）、截港时间（13号17:00）、截单时间（12号12:00）、码头地址（外高桥五期）。

这里有个小插曲：船代突然打电话说“40HQ舱位紧张，只能给20GP”。我急了，20GP只能装28立方米，客户货有30立方米，肯定装不下。赶紧联系另一家船公司的朋友，刚好地中海航运（MSC）还有40HQ的舱位，虽然价格贵了500美元，但客户急着出货，只能咬牙订了——这就是为什么货代要和多家船公司保持联系，留“备用方案”。

三、单证准备：报关的“身份证”容不得错

订好舱位，接下来就是最繁琐但最关键的单证环节。报关能不能顺利，90%看单证齐不齐、对不对。我列了张清单，一项项核对：

3.1商业发票（CommercialInvoice）与装箱单（PackingList）

这俩是最基础的“货物身份证”。发票要注明卖方、买方、货物描述、单价、总金额（CIF价）；装箱单要详细到每箱的毛重、净重、体积，还要标注“MadeinChina”。王经理第一次做，把发票金额写成了“出厂价”，没算上海运费和保险费，我赶紧提醒：“CIF条款下，发票金额得包含货