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代理记账业务内部规范制度

代理记账业务作为企业财务服务的重要组成部分，其规范运作直接关系到客户财务信息的准确性、合法性以及企业自身的风险控制能力。为确保代理记账服务质量，防范业务风险，提升客户满意度，结合《代理记账管理办法》《企业会计准则》《税收征收管理法》等相关法律法规，制定本内部规范制度，覆盖客户管理、业务承接、账务处理、档案管理、质量控制、风险防范及人员管理等全流程环节，确保各项操作有章可循、有据可依。

一、客户管理规范

客户管理是代理记账业务的起点，需建立严格的准入、信息收集及动态维护机制，确保服务对象符合资质要求，从源头上降低业务风险。

（一）客户准入标准

1.合法性审查：新客户需提供有效的营业执照、税务登记证（或多证合一后的统一社会信用代码证）、法定代表人身份证明等基础资料，核查其是否为依法设立的市场主体，经营范围是否涉及违法违规领域（如非法金融、传销等）。

2.业务适配性评估：根据客户规模（如年销售额、员工数量）、行业特性（如制造业、商贸业、服务业）及业务复杂度（如是否涉及进出口退税、跨境交易），评估本机构现有人员资质、专业能力及服务资源是否能够匹配。对于涉及特殊行业（如医疗、教育、金融）的客户，需要求其额外提供行业许可证明，并由机构内具备相关经验的主管人员进行专项评估。

3.信用状况核查：通过“国家企业信用信息公示系统”“信用中国”等官方平台查询客户的信用记录，重点关注是否存在严重违法失信行为（如偷逃税款、工商异常名录、重大诉讼未结）、税务欠缴记录或财务造假前科。对信用评级为D级的纳税人或近三年内有重大违法记录的客户，原则上不予承接。

（二）客户信息收集与更新

1.基础信息收集：客户签约前需填写《客户信息登记表》，内容包括企业全称、统一社会信用代码、注册地址与实际经营地址、法定代表人及财务负责人姓名/联系方式、开户银行及账号、主要业务模式（如批发/零售/生产）、适用的会计制度（如小企业会计准则、企业会计准则）等，确保信息完整准确。

2.财务背景调查：要求客户提供近一年的财务报表（如资产负债表、利润表）、纳税申报表、银行对账单等资料，了解其资产结构、负债水平、纳税情况及现金流状况，识别潜在的财务风险点（如高资产负债率、长期亏损、频繁税务异常）。

3.动态更新机制：客户服务期间，若发生股权变更、经营范围调整、财务负责人更换、银行账号变更等影响财务处理的事项，需要求客户在5个工作日内提交书面说明及相关证明文件，并同步更新内部客户信息档案；每季度通过电话或实地走访方式与客户财务负责人沟通，确认业务状态是否发生变化（如新增子公司、开展新业务线），确保信息实时有效。

（三）合同签订与履约管理

1.合同内容规范：代理记账服务合同需明确以下核心条款：服务内容（如账务处理、纳税申报、财务报表编制、工商年报）、服务期限、收费标准及支付方式（注明是否包含额外服务费用，如税务稽查配合、财务审计协助）、双方权利义务（客户需及时提供真实完整的原始凭证，代理机构需保守商业秘密）、违约责任（如因代理机构失误导致的税务罚款由其承担，因客户提供虚假资料导致的损失由客户自行承担）、合同终止条件（如客户连续3个月未支付服务费，或代理机构因资质问题无法继续服务）。

2.合同审批流程：合同初稿需经业务部门负责人、合规部门负责人及机构负责人三级审核，重点核查条款是否符合法律法规、是否存在模糊表述（如“尽力而为”“争取完成”等）、收费标准是否与服务内容匹配。审核通过后，由双方法定代表人或授权代表签字并加盖公章，合同原件由档案管理部门存档，业务部门留存复印件。

3.履约监督：建立《服务进度跟踪表》，按月记录服务完成情况（如凭证处理数量、纳税申报截止日期、财务报表提交时间），对延迟完成的事项需在2个工作日内书面说明原因并提出补救措施；每半年与客户召开履约评估会议，通过《客户满意度调查表》收集客户对服务质量、响应速度、专业能力的评价，满意度低于80%的需制定改进计划并限期落实。

二、业务承接流程规范

业务承接需遵循“评估-审批-交接”的标准化流程，确保服务启动前各项准备工作充分，避免因信息不对称导致的后续纠纷。

（一）初步沟通与需求确认

1.需求调研：业务人员与客户初次接触时，需通过《客户需求调查表》详细记录客户的具体需求，包括：是否需要上门收单、希望的账务处理频率（按月/按季度）、重点关注的财务指标（如成本控制、现金流管理）、是否需要税务筹划建议等。

2.服务方案制定：根据客户需求，由主管会计牵头制定《代理记账服务方案》，明确服务内容细化清单（如每月5日前收取原始凭证、15日前完成账务处理、20日前提交财务报表）、服务团队分工（记账会计、审核会计、客户联络人