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企业行政日常工作标准化指南（实践版）

一、办公环境维护：打造高效有序的办公空间

工作范畴

适用于企业日常办公区域（前台、工位、会议室、公共区域等）的环境维护与管理，保证办公环境整洁、安全、舒适，提升员工工作效率与企业形象。

标准化操作流程

1.日常巡检机制

频次：每日上班前30分钟（行政专员*负责）对办公区域进行全面检查，重点关注卫生、设施完好度、安全隐患。

检查内容：地面是否有杂物/污渍，工位物品是否整齐，门窗/照明/空调是否正常，绿植是否缺水/枯萎，消防设施是否在位且有效。

记录：填写《办公环境日常巡检表》（见模板1），发觉问题即时标注并跟进处理。

2.清洁服务管理

外包清洁：与专业清洁公司签订服务协议，明确每日清洁时段（如午休后17:00-18:00）、清洁标准（地面无积水、桌面无灰尘、垃圾日产日清）。

内部清洁：每周五下午组织“办公区域大扫除”，各部门员工负责本部门工位及周边区域清洁，行政部抽查并记录。

3.设施维护与报修

设施故障：发觉办公设备（如打印机、饮水机）或设施（如门锁、水管）故障时，员工通过企业OA系统提交《设施报修申请》，注明故障位置、问题描述及紧急程度。

处理时限：一般故障2小时内响应，4小时内修复；紧急故障（如水管爆裂）30分钟内到场处理，24小时内修复。

反馈闭环：修复后由申请人确认并在系统中签字确认，行政部定期汇总报修数据，分析高频故障点并提前预防（如老旧设备更换）。

配套表格模板

模板1：办公环境日常巡检表

检查日期

检查区域

卫生状况（优/良/差）

设施情况（正常/故障）

问题描述

责任人

处理结果

2023-10-27

前台区域

良

正常

无

-

-

2023-10-27

3楼会议室

差

故障

垃圾未清理，投影仪无法启动

清洁工*

18:00前清理完毕，IT部*修复投影仪

关键执行要点

卫生标准需量化（如“桌面灰尘面积≤10cm2”），避免主观判断；

设施报修需留存影像资料（故障前后对比），便于追溯责任；

季节性重点管理（如夏季增加空调滤网清洁频次，冬季检查供暖管道）。

二、会议管理：规范流程提升会议效率

工作范畴

适用于企业内部各类会议（例会、项目会、评审会、外部接待会等）的全流程管理，保证会议有序、高效、目标明确，会后成果落地。

标准化操作流程

1.会前筹备

会议发起：需求部门提前2个工作日通过OA系统提交《会议申请单》，注明会议主题、目的、时间、地点、参会人员、议程及所需物料（投影仪、白板、麦克风等）。

审批与通知：部门负责人审批后，行政部统筹协调（如会议室冲突时优先调整至备用会议室），提前1天发送会议通知（含议程、参会须知、会议资料）。

物料准备：会议前30分钟，行政专员*检查会议室设备（测试投影、音响），摆放会议资料、签到表、饮用水、纸笔等。

2.会中服务

签到管理：参会人员签到（电子签到或纸质签到），迟到/早退者记录在案（迟到超10分钟需在会后说明原因）。

秩序维护：会议开始前5分钟提醒关闭手机静音，行政专员*全程在场，及时处理设备故障（如麦克风无声、投影黑屏），记录会议关键决议（待会后整理）。

时间控制：严格按照议程推进，超时议题需主持人确认是否延长（一般不超过原定时长20%）。

3.会后跟进

纪要整理：会议结束后2个工作日内，由会议记录人整理《会议纪要》，内容包括参会人员、决议事项、责任人、完成时限，经主持人审核后发送至全体参会人员及相关部门。

任务跟踪：行政部每周汇总会议决议任务清单，通过OA系统跟踪进度，逾期未完成的任务提醒责任人并抄送其上级。

归档管理：会议纪要、签到表、相关资料存入公司档案系统（电子档保存期3年，重要会议纸质档永久保存）。

配套表格模板

模板2：会议申请单

会议主题

项目进度沟通会

会议时间

2023-10-2714:00-16:00

会议地点

2楼会议室A

参会人员

项目经理、研发部、市场部*

会议议程

1.项目进度汇报（研发部）2.市场反馈讨论（市场部）3.下阶段计划确认（项目经理*）

所需物料

投影仪、白板、麦克风

申请人

研发部*

审批人

研发部负责人*

模板3：会议纪要

会议名称

项目进度沟通会

会议时间

2023-10-2714:00-16:00

参会人员

项目经理、研发部、市场部*（共5人）

记录人

行政专员*

决议事项

1.研发部于11月3日前完成原型优化（责任人：研发部）2.市场部于11月5日前提供用户调研数据（责任人：市场部）3.下次会议时间：11月10日14:00（地点：2楼会议室A）

跟踪人

行政专员*

关键执行要点

会议通知需明确“禁止无关人员参会”，避免资源浪费；

会议纪要需突出“行动项”（谁+做什么+何时完成），避免空泛记录；

定期复盘会议效率（如每季度统计会议时长、决议完成率），优化会议流程。