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企业办公行政物资申请及使用手册

前言

为规范企业内部办公行政物资的申请、审批、领用及使用流程，保障各部门办公需求，提高物资管理效率，避免资源浪费，特制定本手册。本手册旨在明确各部门及相关人员在物资管理中的职责，保证行政物资的合理配置与规范使用，为企业高效运营提供支持。

一、适用范围

本手册适用于公司各部门（含各分支机构、子公司）所有办公行政物资的申请、领用、使用、归还及报废管理，涵盖物资需求提报、审批流程、日常使用规范及责任追溯等全环节。

适用物资类型包括但不限于：办公文具（笔、本、文件夹等）、办公设备（电脑、打印机、投影仪等，含配件耗材）、办公耗材（打印纸、墨盒、硒鼓等）、办公家具（办公椅、文件柜等）、劳保用品（口罩、消毒液等）及其他行政类物资。

二、物资申请与使用的常见应用场景

（一）新员工入职物资配置

当部门新增员工时，需为新员工配置基础办公物资（如办公椅、文具套装、工牌等），保证其顺利开展入职工作。

（二）日常办公物资消耗补充

部门原有办公物资（如打印纸、签字笔、文件夹等）使用完毕或即将耗尽时，需提交申请补充，保障日常办公不受影响。

（三）办公设备故障/损坏更换

现有办公设备（如电脑、打印机、台灯等）因故障无法维修或损坏无法使用时，需提交更换申请，经审批后领取新设备。

（四）临时性项目/活动物资需求

部门开展临时项目（如会议、培训、团建等）或举办活动时，需申请专项物资（如会议用品、宣传物料、活动道具等），活动结束后需及时清点并归还可重复利用物资。

（五）办公家具新增/调整

因部门人员扩张、办公区域调整或新增工位时，需申请办公家具（如办公桌、文件柜、隔断等），保证办公空间合理布局。

三、行政物资申请及使用全流程操作指南

（一）第一步：需求提报与申请表填写

需求发起：各部门根据实际办公需求，由申请人（或部门指定专人）填写《行政物资申请表》（模板见第四章），明确物资名称、规格型号、数量、用途、预算金额等信息。

示例：行政部因新增2名员工，需申请办公椅2把（规格：人体工学款，颜色：黑色）、文具套装2套（含签字笔、笔记本、文件夹等）。

信息核对：申请人需核对申请信息准确性，保证物资名称、规格、数量与实际需求一致，避免因信息错误导致审批延误或物资不符。

（二）第二步：部门内部审批

部门负责人审核：申请人将填写完整的《行政物资申请表》提交至部门负责人（或部门指定审批人），部门负责人需审核申请的合理性（如是否为必需物资、数量是否恰当、是否符合部门预算等）。

审核通过：在“部门负责人审批”栏签字确认，提交至行政部；

审核不通过：注明原因并退回申请人修改。

特殊情况审批：若申请物资金额超过部门权限（如单次申请金额≥5000元），需由部门负责人签字后，提交至分管副总审批。

（三）第三步：行政部复核与审批

需求复核：行政部收到申请表后，在2个工作日内完成复核，重点核对：

物资是否符合公司行政物资采购标准（如是否在《常用办公物资目录》内，是否有更优替代方案）；

库存是否充足（若库存充足，直接通知申请人领用；若库存不足，启动采购流程）。

采购审批：需采购的物资，行政部根据采购金额权限逐级审批：

金额≤2000元：行政部经理审批；

2000元＜金额≤10000元：行政部经理+分管副总审批；

金额＞10000元：行政部经理+分管副总+总经理审批。

结果反馈：审批通过后，行政部向申请人反馈“审批通过”结果及预计领用时间；审批不通过，注明原因并退回申请人。

（四）第四步：物资领用与登记

领用凭证：申请人需凭审批通过的《行政物资申请表》到行政部（或指定仓库）领用物资，不得口头或其他非正式方式领用。

物资核对：领用时，申请人与行政部专员共同核对物资名称、规格、数量、质量，保证与申请表一致。

领用登记：双方核对无误后，申请人在《物资领用登记表》（模板见第四章）签字确认，行政部更新物资台账（登记领用人、领用时间、物资编号等信息）。

（五）第五步：物资使用与日常管理

规范使用：领用人需按物资功能规范使用，妥善保管，避免人为损坏、丢失。

示例：办公电脑仅用于工作相关操作，不得安装非工作软件；打印纸不得用于私人打印；办公椅不得随意挪动或超负荷使用。

责任到人：部门负责人为本部门物资管理第一责任人，需定期组织部门内物资清点，保证物资账实相符。

禁止行为：严禁将办公行政物资挪作私用、转借他人、私自带离公司或违规处置（如私自丢弃、出售）。

（六）第六步：闲置/报废物资处理

闲置物资：部门若有闲置物资（如设备、家具等），可联系行政部登记，由行政部统一调配给其他需求部门，提高物资利用率。

报废物资：物资因损坏、老化、过时等无法使用时，由部门提交《废旧物资报废申请表》（模板见第四章），经行政部鉴定、审批后，按公司规定流程处置（如回收、销毁），严禁私自处理。

四、行政物资申请及管理