企业采购申请审批表单模板.docVIP

适用情形

企业采购申请审批表单适用于各类物资、设备或服务的采购需求场景，包括但不限于日常办公用品采购、项目专用材料购置、固定资产添置（如电脑、办公家具等）、服务类采购（如咨询、维护等）。该表单旨在规范采购申请流程，保证采购行为符合企业预算管理、内部控制及成本控制要求，同时明确各部门职责，提升采购效率与透明度。

操作流程详解

第一步：申请发起与表单填写

采购需求发起部门（如行政部、项目部、业务部等）需由指定申请人（部门员工或负责人）根据实际需求填写《企业采购申请审批表》。填写内容需完整准确，包括：

基础信息：申请部门、申请人姓名、联系方式（仅内部办公号）、申请日期；

采购需求明细：物品/服务名称、规格型号、技术参数（如适用）、数量、预估单价、总价（需注明货币单位，如人民币元）、用途说明（需具体到项目名称或使用场景，如“市场部2024年Q3展会物料采购”）；

预算信息：对应预算科目（如“行政办公费”“研发费用”）、预算编号（如有）、是否已纳入年度预算；

特殊说明：如紧急采购需注明原因（“因项目上线紧急需提前采购”）、供应商偏好（如“需为指定授权经销商”）等。

填写完毕后，申请人需核对信息无误，签字确认并提交至部门负责人审核。

第二步：部门负责人审核

申请部门负责人（如部门经理、主管）需对采购需求的合理性、必要性及预算匹配性进行审核。重点确认：

采购内容是否符合部门工作计划及实际需求；

预估总价是否在部门预算额度内，是否超出年度预算（若超出，需说明调整理由或追加预算申请）；

规格参数是否明确，是否存在可替代的更低成本方案。

审核通过后，负责人签字并注明审核意见（如“同意采购，按流程报批”）；若不通过，需注明原因并退回申请人修改。

第三步：财务部门复核

采购申请表及部门审核意见需提交至财务部门（或预算管理岗）进行预算合规性及成本合理性复核。财务部门重点核查：

预算科目使用是否正确，预算编号是否存在；

预估单价与历史采购价格或市场均价是否差异过大（若差异超20%，需提供市场询价依据）；

大额采购（如单笔超5万元）是否需履行更高级别审批流程（根据企业权限配置表）。

复核通过后，财务专员签字并盖章（或标注“预算已审核”）；若预算不足或价格异常，需与申请人沟通调整后重新提交。

第四步：分级审批执行

根据采购金额及类型，由对应层级领导审批：

常规小额采购（如单笔1万元以下）：由分管副总审批，签字确认后流转至采购部门；

大额采购（如单笔1万-10万元）：需经分管副总审核后，提交总经理审批；

重大采购（如单笔10万元以上或固定资产购置）：需经总经理办公会集体审议，形成会议纪要后由总经理签字批准。

审批完成后，审批表原件返回申请部门，复印件交采购部门备案。

第五步：采购部门执行与反馈

采购部门收到审批通过的申请表后，需在3个工作日内启动采购流程：

根据需求参数进行供应商询价（至少比选2家供应商，紧急采购可适当简化）；

确定供应商后，签订采购合同（如适用），明确交付时间、质量标准、付款方式等；

采购完成后，将供应商信息、合同编号、实际成交价格等信息反馈至申请部门及财务部门。

若采购过程中需调整申请内容（如规格、数量、价格），需重新履行审批流程。

第六步：资料归档

采购执行完毕后，申请部门需将《采购申请审批表》、采购合同、供应商报价单、验收单（如有）等资料整理成册，提交至行政部（或档案管理部门）归档保存，保存期限不少于3年，以备审计或查阅。

表单模板结构

申请编号

申请日期

年月日

申请部门

申请人

联系方式（内部）

预算科目

预算编号

是否年度预算

□是□否

序号

物品/服务名称

规格型号/技术参数

单位

数量

预估单价（元）

预估总价（元）

用途说明

1

2

…

…

…

…

…

…

…

…

合计金额（大写）

合计金额（小写）

元

附件清单

□市场询价记录□技术需求说明书□供应商资质文件□其他：

审批流程

审核意见

签字

日期

部门负责人审核

年月日

财务部门复核

年月日

分管副总审批

年月日

总经理审批（如需）

年月日

备注|1.紧急采购请注明原因：2.特殊供应商要求：3.其他说明：|

填写与使用要点

信息真实完整：所有字段需如实填写，不得漏填或虚构信息，规格参数需明确可执行，避免“一批办公用品”等模糊表述。

预算匹配原则：未纳入年度预算的采购需提前提交预算申请，经批准后方可启动采购流程；超预算采购需说明调整依据并重新审批。

附件材料齐全：大额采购或特殊物品采购需附市场询价记录、供应商资质文件（如营业执照、授权书）等，保证采购过程合规。

审批顺序不可逆：必须按“部门审核→财务复核→分级审批”顺序流转，不得越级审批或逆向提交。

修改与作废规范：若申请信息需变更，需在审批前撤回并重新填写，审批通过后原则上不得修改（