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企业资产管理与采购标准化模板

一、适用工作场景

新建/扩建项目中的设备采购与资产登记；

日常办公资产（如电脑、家具）的采购与分配；

生产设备、工具等固定资产的维护与更新管理；

资产闲置、报废处置的合规化操作。

二、标准化操作流程

（一）采购申请与审批阶段

需求提报

需求部门（如行政部、生产部）根据工作需要，填写《资产采购申请表》，明确资产名称、规格型号、数量、预估单价、用途、使用人及期望到货日期。

部门负责人对需求的合理性（必要性、预算匹配度）进行初审，签字确认后提交至采购部。

采购审核

采购部收到申请后，核对资产配置标准（如是否超标、是否存在闲置替代资产），并查询历史采购价格，预估总预算。

预算内采购（如单笔金额≤5000元）由采购部经理审批；超预算采购（单笔金额＞5000元）需提交至财务部复核，再报总经理审批。

采购执行

采购部根据审批结果，通过招标、询价或指定供应商采购（优先选择合作过的合格供应商），签订采购合同（明确质保期、交付条款等）。

采购完成后，将合同副本、供应商资质文件等归档，同步更新《采购进度跟踪表》。

（二）资产入库与验收阶段

到货验收

资产送达后，由采购部、需求部门及仓库管理员共同验收：核对资产名称、规格、数量是否与合同一致，检查外观、功能是否完好（如设备需通电测试）。

验收合格后，三方在《资产验收单》签字确认；若存在质量问题，需及时联系供应商退换货。

资产登记与标签粘贴

仓库管理员根据验收单信息，填写《资产入库登记表》，内容包括资产编号（唯一编码规则：年份+部门简称+流水号，如2024-SC-001）、名称、型号、序列号、采购日期、供应商、存放位置等。

为资产粘贴标签（标签包含资产编号、名称），并录入资产管理系统（如ERP），保证纸质与电子记录一致。

（三）资产领用与调拨阶段

领用申请

员工因工作需要领用资产时，填写《资产领用申请表》，注明资产编号、领用人、所属部门、领用日期及用途。

部门负责人审批后，提交至仓库管理员。

发放与记录更新

仓库管理员核对审批后的领用表，发放资产并签字确认，同时在《资产领用登记表》中记录领用信息，同步更新资产管理系统中的“使用人”和“存放位置”字段。

内部调拨

若资产需跨部门调拨，由调入部门填写《资产调拨申请表》，注明调拨原因、资产编号、调入/调出部门，经双方部门负责人及资产管理部门审批后，仓库管理员办理调拨手续，更新系统中的“使用部门”信息。

（四）资产盘点与维护阶段

定期盘点

资产管理部门每季度组织一次全面盘点，各部门配合核对资产实物与系统记录，填写《资产盘点表》，记录资产编号、名称、账面数量、实盘数量、差异原因（如盘亏、盘盈、损坏）及责任人。

盘点结束后5个工作日内，编制《资产盘点报告》，说明差异情况及处理建议，报管理层审批。

维护与保养

对于生产设备、办公设备等，使用部门需制定日常维护计划（如清洁、检查），并记录《资产维护日志》；资产管理部门每半年对大型设备进行专业检修，保证资产正常运行。

（五）资产处置阶段

处置申请

对于报废、闲置或损坏无法修复的资产，使用部门填写《资产处置申请表》，注明资产编号、处置原因（如达到使用年限、技术淘汰）、数量、残值预估等，提交至资产管理部门。

技术鉴定与审批

资产管理部门组织技术小组（或外部专业人员）对资产进行鉴定，确认是否可修复及残值，填写《资产鉴定报告》，随处置申请一同报总经理审批。

处置执行与账务清理

审批通过后，由采购部通过公开拍卖、报废回收等方式处置资产，回收款项交财务部入账。

资产管理部门在系统中注销该资产信息，更新《资产处置台账》，处置相关文件（鉴定报告、回收合同等）归档保存。

三、模板表格示例

表1：资产采购申请表

申请编号

部门

申请人

申请日期

资产信息

规格型号

数量

预估单价（元）

审批意见

部门负责人签字：

采购部审核意见：

财务部意见（如需）：

表2：资产入库登记表

入库编号

资产编号

资产名称

规格型号

序列号

供应商

采购日期

验收日期

存放位置

验收人

表3：资产盘点表

盘点日期

盘点部门

盘点人

资产编号

资产名称

账面数量

实盘数量

差异数量

差异原因

责任人

四、使用要点提示

数据准确性：所有表格信息需真实、完整，资产编号需唯一，避免重复或遗漏；系统与纸质记录需定期同步，保证数据一致。

审批合规性：严格按照审批流程执行，不可越级审批；涉及预算、处置等关键环节，需留存书面审批记录。

责任到人：明确资产使用人为直接责任人，负责资产的日常保管和维护；调拨、离职时需办理资产交接手续，填写《资产交接单》。

定期维护：资产管理部门需建立资产台账，定期更新状态（如在用、闲置、报废）；对高价值资产（如生产设备），需增加巡检频次。

合规处置：资产处置需符合企业内部制度及国家规定，严禁私自处置或违规变卖；报废资产