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企业行政文档管理标准及文件归档流程

一、适用范围与典型应用场景

本标准适用于企业内部各类行政文档的全生命周期管理，涵盖日常办公、跨部门协作、重要决策、合同协议、人事档案等场景。具体包括：

日常行政文件：如通知公告、会议纪要、办公制度、请示报告等；

跨部门协作文件：如项目方案、联合发文、审批流程单等；

重要决议与决策文件：如董事会决议、年度工作计划、战略调整方案等；

合同协议类文件：如采购合同、服务协议、保密协议等；

员工人事档案文件：如劳动合同、入职登记表、考核记录、奖惩文件等。

二、标准化操作流程详解

（一）文件收集与初审

收集范围：各部门需在文件形成后1个工作日内，将应归档的纸质文件（原件）及电子文件同步提交至行政部，保证文件内容完整、字迹清晰（纸质文件）或格式规范（电子文件为PDF、Word等通用格式）。

责任主体：各部门指定专人（如部门文员）作为文件收集对接人，行政部专员负责接收并核对文件完整性。

初审内容：检查文件是否有缺页、漏签、格式错误等问题，对不符合要求的文件退回原部门补充完善，并记录退回原因及整改时限（最长不超过2个工作日）。

（二）分类与编码

分类标准：按“部门-文件类型-年度”三级分类，例如“行政部-会议纪要-2024年”“人事部-劳动合同-2024年”。

文件类型细分：

会议类：股东会决议、董事会会议纪要、部门例会纪要等；

制度类：办公管理制度、财务报销制度、保密制度等；

合同类：采购合同、销售合同、劳动合同等；

报告类：年度工作报告、专项请示、项目总结报告等；

档案类：员工入职档案、供应商资质档案、客户档案等。

编码规则：采用“部门缩写+文件类型代码+年度+流水号”格式，例如“XZ-HYJY-2024-001”（行政部-会议纪要-2024年-第1号）。行政部负责建立《文件分类与编码对照表》，保证编码唯一性。

（三）审核与审批

审核层级：根据文件重要性确定审核审批流程，一般文件由部门负责人审核后交行政部备案；重要文件（如合同、战略决策）需经分管领导审核、总经理审批；涉密文件需额外经保密专员审核。

审核要点：

内容是否符合法律法规及企业制度；

流程是否完整（如会签部门是否齐全、签字是否规范）；

数据是否准确（如金额、日期、关键信息无误）。

审批时限：审核审批环节需在1-3个工作日内完成，紧急文件可加急标注，保证24小时内完成。

（四）登记与备案

登记内容：对审核通过的文件，行政部需在《文件归档登记表》中记录以下信息：文件名称、编号、形成部门、责任人、归档日期、存放位置（纸质文件需注明档案盒编号，电子文件需注明服务器路径）、密级（公开/内部/秘密）、保管期限。

电子备案：电子文件同步至企业文档管理系统（如OA系统），设置读取权限（公开文件可全员查看，内部文件仅相关部门可见，秘密文件仅授权人员可访问），并定期备份（每月1次）。

纸质备案：纸质文件按编号顺序装入统一档案盒（规格为A4），档案盒正面标注“部门-文件类型-年度-起止编号”，侧面标注“文件名称及关键日期”。

（五）归档存储

存储要求：

纸质档案：存放于专用档案室，具备防火、防潮、防虫、防盗设施，温度控制在14-24℃，湿度控制在45%-60%；

电子档案：存储于企业专用服务器，禁止存储在个人电脑或非加密移动设备中，服务器需设置访问权限及操作日志记录。

存放规则：按年度分类存放，年度内再按文件类型顺序排列，档案盒内附《文件目录清单》（含文件名称、编号、页码、日期）。

（六）借阅与流转

借阅权限：仅企业内部员工因工作需要可申请借阅，借阅人需填写《文件借阅申请表》，说明借阅用途、归还期限（一般不超过3个工作日），经部门负责人审批后，由行政部专员办理借阅手续。

借阅流程：

纸质文件：借阅时需签字确认，档案盒不得带出档案室（特殊情况需经总经理*批准），查阅后当场归还；

电子文件：借阅人通过文档管理系统在线申请，经审批后可在线查看或（文件需添加水印，禁止二次传播）。

归还与续借：逾期未归还的，行政部需及时催收；确需续借的，需在到期前1个工作日重新申请，续借期限不超过原期限。

（七）到期处置

保管期限届满：对达到保管期限的文件，行政部需每半年组织一次鉴定，区分“继续留存”和“销毁”两类。

销毁流程：

对需销毁的文件，由行政部编制《文件销毁清单》，注明文件名称、编号、数量、保管期限、销毁原因，经行政部经理、分管领导审批后，由2人以上（含2人）共同监销；

纸质文件采用碎纸机销毁，电子文件进行彻底删除（并覆盖存储介质），监销人需在《文件销毁审批表》签字确认，保证文件信息无法恢复。

留存文件：对具有历史价值或参考价值的文件，可转为“永久保存”，并标注“永久留存”标识。

三、关键管理工具表单

表1：文件分类与归档范围表

文件类别

子类示例

归档范围

保管期限

密级

会议类