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通用企业行政文件格式标准与规范
一、适用范围与典型应用场景
本标准适用于企业内部各类行政文件的起草、审核、发布、归档及管理全流程，涵盖但不限于以下场景：
内部通知：如会议安排、制度宣贯、假期通知、工作部署等；
请示与报告：如事项请示、工作进展汇报、专项工作总结等；
函件往来：如部门间协作函、对外事务联络函、意见征询函等；
会议纪要：如各类工作会议（例会、专题会、决策会）的记录与决议；
制度规范：如管理办法、实施细则、操作指引等管理类文件；
其他行政文件：如简报、通报、表扬信等。
二、行政文件标准化处理流程
（一）需求确认与文件类型界定
明确文件目的：根据工作需求确定文件核心目标（如告知事项、请求批准、总结工作等），选择对应文件类型（通知、请示、报告等）。
确定受众范围：区分主送单位（需执行或知晓的核心对象）、抄送单位（需知晓的关联对象）及发文范围（全公司/部门/特定人员）。
（二）文件起草与内容规范
结构框架搭建：
简洁明确，格式为“发文单位+事由+文种”（如“公司关于2024年春节放假安排的通知”）；
主送机关：顶格书写，后加冒号；
开头说明发文依据/目的，主体分条列项阐述具体内容（逻辑清晰、语言简洁），结尾提出要求或总结；
附件：如有附件，注明“附件：1.X；2.X”；
发文机关署名：全称或规范化简称；
成文日期：阿拉伯数字标注（如“2024年X月X日”）。
内容填写要求：
涉及数据、时间、地点等关键信息需准确无误；
避免口语化表达，使用书面语；
多部门联合发文需提前协调内容一致性，并由牵头部门汇总。
（三）审核与签批流程
部门内审核：拟稿人完成后，交部门负责人审核，重点核对内容真实性、部门职责匹配度及表述准确性。
跨部门会签：文件内容涉及其他部门职责时，需发送至相关部门会签（如财务文件需财务部确认，人事制度需人力资源部确认），会签人需在《文件审批表》签署意见并签字。
分管领导审批：根据文件重要性及权限，由分管领导审核内容合规性及可行性。
最终签发：一般行政文件由分管领导签发；涉及公司重大事项、制度性文件需提交总经理或总经理办公会签发。
（四）排版与格式标准化
页面设置：
纸张类型：A4（210mm×297mm）；
页边距：上2.5cm、下2.5cm、左2.8cm、右2.6cm；
页码：页脚居中，阿拉伯数字标注（如“-1-”）。
字体与字号：
二号小标宋简体，居中；
主送机关：三号仿宋_GB2312，顶格；
三号仿宋_GB2312，首行缩进2字符，行距28磅；
一级三号黑体，独占行段前段后间距0.5行；
二级三号楷体_GB2312，独占行段前段后间距0.5行；
附件说明：三号仿宋_GB2312，后接冒号及附件名称；
发文机关署名：三号仿宋_GB2312，右对齐；
成文日期：三号仿宋_GB2312，右对齐（年份标全称，如“2024年”）。
特殊格式要求：
表格：表内文字居中，表头使用小四号黑体，表格跨页时重复表头并注明“续表”；
图表：注明“图1：X”“表1：X”，图注、表注使用小五号宋体；
附件：与分开装订时，注明“附件：1.X”，附件标题为三号黑体，为三号仿宋_GB2312。
（五）发布与归档管理
文件发布：
纸质文件：经签批后，由行政部统一编号、打印、盖章（“公司行政章”），按主送/抄送范围发放，并填写《文件发放登记表》；
电子文件：纸质文件扫描后，以“文件编号+标题”命名（如“X行通知〔2024〕1号-2024年春节放假安排通知”），至公司OA系统或指定共享文件夹，同步发送至主送/抄送单位邮箱（需确认接收）。
文件归档：
归档范围：所有已发布的正式文件（含纸质版及电子版）、审批表、会签单等过程资料；
归档时限：文件发布后15个工作日内完成归档；
归档要求：纸质文件按“文件类型+年度”分类装订（左侧装订，加装档案盒），电子文件按类别存储至指定服务器，并建立索引目录。
三、常用行政文件模板示例
模板一：企业行政文件审批表
文件名称
拟稿部门
拟稿人
*（姓名）
文件编号
X行〔2024〕X号（由行政部统一编制）
密级
普通/秘密/机密（根据内容填写）
主送单位
抄送单位
附件（如有）
1.________；2.________
内容摘要（200字内）
部门负责人审核意见
签字：________日期：____年__月__日
会签部门意见（如有）
财务部：签字：________日期：____年_月日人力资源部：签字：_____日期：____年__月__日
分管领导审批意见
签字：________日期：____年__月__日
总经理/签发人意见
签字：________日期：____年__月__日
模板二：标准发文稿纸（页）
公司文件
X行〔2024〕X号签发人：*（姓名）
[文件标题]
主送：[主送单
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