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企业合同审核标准化流程工具使用指南
一、适用场景与核心价值
本工具适用于企业各类合同（如采购合同、销售合同、服务合同、劳动合同等）的标准化审核管理，覆盖合同从接收、审核、反馈到归档的全流程。通过统一审核标准、规范操作步骤，可显著提升合同审核效率，降低法律风险，保证合同条款符合企业内部管理制度与外部法律法规要求，同时促进跨部门协作的透明化与一致性。
二、操作步骤详解
（一）合同接收与登记
合同提交
业务部门或合作方需通过指定渠道（如OA系统、合同管理平台）提交合同文本，同步提供合同背景说明（如合作目的、关键条款备注）、对方主体资质文件（如营业执照、授权委托书）及附件（如技术协议、验收标准）。
信息登记
使用《合同基本信息登记表》（详见模板1）录入合同核心信息，包括合同编号、合同名称、合作方全称、签约主体（我方/对方）、合同金额、合同期限、提交部门、提交人、联系方式等。系统自动合同唯一编号，避免重复或遗漏。
初步筛查
审核岗（通常为法务或行政人员）对提交材料完整性进行初步检查，重点核对：合同文本是否为最终版本、附件是否齐全、主体资质是否在有效期内。若材料缺失或版本不符，需在1个工作日内退回并补充说明。
（二）多维度专业审核
根据合同类型与风险等级，启动“初审-复审-终审”三级审核机制（简易合同可简化为“初审-终审”）。
初审（业务部门/相关职能部门）
业务合规性审核：业务部门负责人审核合同内容是否符合业务目标、合作需求，关键条款（如标的物规格、数量、交付时间）是否与前期沟通一致，是否存在履约风险。
财务条款审核：财务部门审核合同金额、付款方式、发票类型、税务处理是否符合企业财务制度，资金安排是否合理，是否存在超预算风险。
技术/运营条款审核：技术或运营部门（如涉及）审核技术标准、服务流程、验收指标、保密义务等专业条款的可操作性与合规性。
复审（法务部门）
法务部门重点审核法律风险，包括：
主体资格：对方是否具备签约资质（如特殊行业经营许可证），授权委托人是否获得有效授权；
条款合法性：合同条款是否违反法律法规（如《民法典》《反不正当竞争法》），是否存在显失公平、格式条款无效等情形；
权责对等：双方权利义务是否明确，违约责任是否合理，争议解决方式（仲裁/诉讼）及管辖地是否有利于企业；
知识产权：涉及商标、专利、著作权等内容的归属与使用权限是否清晰。
终审（管理层/分管领导）
对重大合同（如金额超限、战略合作类）或存在争议的合同，由企业分管领导或总经理进行最终审批，重点关注合同与企业整体战略的契合度、资源投入产出比及重大风险可控性。
（三）审核意见反馈与修改
意见汇总
各审核环节需通过系统填写《合同审核意见表》（详见模板2），明确标注“同意”“修改后同意”“不同意”及具体修改意见，注明审核人、审核日期。系统自动汇总所有审核意见，避免信息遗漏。
合同修改与确认
业务部门根据审核意见组织修改合同文本，逐条反馈修改情况。若对审核意见存在异议，需在1个工作日内与审核部门沟通协商，达成一致后重新提交审核。修改后的合同需标注修订版本号及修改日期，保证可追溯。
最终确认
所有审核环节均通过后，由法务部门或指定人员《合同审核确认单》（详见模板3），明确审核结论、生效条件及后续执行要求，并同步至业务部门与合作方。
（四）合同签署与归档
签署管理
审核通过的合同，按企业授权审批流程签署。签署方式包括：纸质合同双方盖章签字（需留存签署页原件）、电子合同（符合《电子签名法》要求的可靠电子签名）。签署完成后，在系统中更新合同状态为“已签署”。
分发与执行
业务部门负责向合作方分发合同文本，同步将签署版合同扫描件至系统，保证相关部门（如财务、仓储、客服）获取合同副本，以便后续履约跟踪。
归档管理
合同签署后10个工作日内，由行政或档案管理部门完成归档：
纸质合同：按合同编号分类装订，标注“合同正本/副本”，存入专用档案柜；
电子合同：至企业档案管理系统，设置查阅权限，保证信息安全；
归档材料：包括合同文本、附件、审核意见表、签署页、相关沟通记录等，完整记录合同全生命周期信息。
三、常用模板与工具示例
模板1：合同基本信息登记表
合同编号
合同名称
合作方全称
我方签约主体
合同金额（元）
合同期限
提交部门
提交人
联系方式
附件清单
备注
模板2：合同审核意见表
合同编号
审核环节
审核人
审核日期
审核意见
修改说明（业务部门填写）
审核结果
初审
复审
终审
模板3：合同审核确认单
合同编号
合同名称
合作方
审核结论
生效条件
后续执行部门
负责人
确认日期
四、关键注意事项与风险提示
（一）法律合规底线
严禁审核违反法律法规、公序良俗或国家政策的合同条款，如“霸王条款”“非法免责条款”等；
涉及特殊行业（如金融、医疗、建筑）的合同，需保证对方具备相应资
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