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会议管理与记录模板系统
一、适用场景与价值
本系统适用于各类需要规范化流程、明确责任、留存决策依据的会议场景，覆盖企业内部管理、项目推进、跨部门协作等多个维度。具体包括：
项目启动会：明确项目目标、分工节点、风险预案，保证团队对齐方向；
部门周/月例会：同步工作进展、协调资源、解决卡点，提升执行效率；
跨部门协调会：打破信息壁垒，明确协作边界，推动复杂问题闭环；
问题复盘会：分析根因、制定改进措施，避免同类问题重复发生；
决策评审会：记录方案对比、投票结果、执行路径，保证决策可追溯。
通过标准化模板与流程，可实现会议“有准备、有聚焦、有产出、有跟进”，减少无效沟通，提升会议价值。
二、系统操作全流程指南
（一）会前筹备：明确目标，夯实基础
确定会议核心目标
主办人需明确本次会议需解决的核心问题（如“确定Q3产品迭代优先级”“解决供应链交付延迟问题”），避免主题模糊导致讨论发散。
示例：若会议目标为“明确Q3产品迭代优先级”，则议程需围绕“用户需求梳理、资源评估、优先级排序标准”展开，而非泛泛讨论产品功能。
拟定参会名单与分工
根据目标确定必要参会人（决策人、执行人、相关领域专家），避免无关人员参会浪费时间。
明确会议角色：主会人（把控流程）、记录人（实时记录关键信息）、材料准备人（提前分发资料）。
示例：项目启动会需包含项目经理（决策）、开发负责人（执行）、产品经理（需求）、测试负责人（风险）等角色。
制定会议议程与材料准备
议程需包含时间分配、讨论议题、输出成果（如“14:00-14:30项目背景介绍，输出目标共识；14:30-15:30分工讨论，输出责任矩阵”）。
提前1-2天向参会人分发会议材料（如项目背景文档、数据报表、方案对比表），保证所有人提前熟悉内容，现场可聚焦讨论。
（二）会中执行：聚焦议题，高效产出
开场与目标重申
主会人开场需明确会议目标、时长、议程规则（如“本次会议时长60分钟，每个议题严格控制在15分钟内，发言需围绕‘如何解决’而非‘问题本身’”）。
记录人同步在模板中填写会议基本信息（时间、地点、参会人、主题）。
议题讨论与关键记录
按议程逐项讨论，主会人需及时控场（避免跑题、过度争论），引导参会人聚焦“解决方案”“责任分工”“时间节点”。
记录人需重点记录：关键数据（如“用户调研显示70%需求优先级为高”）、分歧点（如“开发团队认为A方案耗时2周，产品团队认为需优化至1周”）、共识结论（如“优先采用A方案，增加1名开发资源支持”）。
示例：讨论“供应链交付延迟”时，记录需包含“延迟原因（供应商产能不足）、解决方案（启用备用供应商+增加库存预警）、负责人（采购部*经理）、截止时间（7月15日前完成供应商对接）”。
决议确认与行动项输出
每个议题讨论结束后，主会人需复述结论，确认参会人无异议，记录人同步在“会议记录表”中标注“决议事项”。
对需后续跟进的事项，明确行动内容、负责人、截止时间，形成“行动项清单”，避免责任模糊。
（三）会后跟进：闭环管理，保证落地
整理与分发会议记录
会议结束后24小时内，记录人需根据实时记录整理正式会议纪要，包含：会议基本信息、议程讨论要点、决议事项、行动项清单（负责人+截止时间）。
纪要通过主会人审核后，分发至所有参会人及相关干系人，并同步抄送存档。
行动项跟踪与反馈
行动项负责人需在截止时间前反馈进展，记录人建立行动项跟踪表，定期（如每周例会）更新状态（“进行中/已完成/延期”）。
若行动项延期，需说明原因并调整时间，保证问题可追溯。
会议复盘与优化
对周期性会议（如周例会），每月可进行流程复盘：评估会议效率（是否达成目标、时长是否合理）、记录质量（是否清晰可执行），持续优化会议模板与流程。
（四）归档管理：留存依据，便于追溯
会议纪要、行动项跟踪表、相关材料需按“会议类型-日期-主题”分类存储（如“项目启动会项目”），保存期限不少于1年（重要项目建议长期保存）。
后续需查询时，可通过会议名称、日期、关键词快速检索，保证历史决策有据可依。
三、核心模板清单与说明
（一）会议通知单模板
字段
说明
示例
会议名称
清晰反映会议主题
“项目Q3迭代启动会”
会议编号
按规则编码（如“项目-年份-序号”）
“PROJ-2024-015”
时间
起止时间（精确到分钟）
2024年7月10日14:00-15:30
地点/形式
线上（会议）或线下（会议室）
线上会议（腾讯会议ID：）
参会人员
主会人、记录人、核心参会人（可标注部门）
主会人：（项目部）；记录人：（行政部）；参会人：（产品部）、赵六（开发部）
会议主题
简述核心目标
明确项目Q3迭代目标、分工及风险预案
主要议程
分时段列出议题及时间分配
14:00-14:20项目背景介绍（）；14:
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