企业文档资料归档标准化体系.docVIP

企业文档资料归档标准化体系工具模板

一、体系覆盖场景与适用对象

本标准化体系适用于企业内部各类文档资料的全生命周期管理，覆盖行政办公、项目管理、人力资源、财务合规、技术研发、市场营销等六大核心业务场景。具体包括：日常行政通知、会议纪要、项目立项与验收报告、员工劳动合同与培训记录、财务凭证与报表（不含发票类）、技术方案与专利文件、市场调研与合同协议等类型文档。体系适用对象涵盖企业各部门负责人、档案管理员、文档编制人及经授权的文档查阅人员，旨在通过统一规范实现文档资料的有序管理、高效检索与合规留存。

二、标准化归档操作流程

（一）前期准备：制度与工具搭建

制定归档制度：由行政部牵头，联合法务部、财务部等核心部门，明确文档分类标准、归档范围、保管期限、密级划分及责任人职责，形成《企业文档归档管理制度》并经总经理审批后发布。

配置管理工具：根据企业规模选择归档工具（如电子档案管理系统、共享服务器文件夹或实体档案柜），设置统一存储路径结构（如“公司/年份/部门/文档类型”），并配置权限管理功能（如仅部门负责人可审批借阅、档案管理员可修改归档信息）。

（二）文档分类与编码规则制定

一级分类：按业务部门划分，设置“行政类”“项目类”“人力类”“财务类”“技术类”“市场类”六大类别，代码分别为“XZ”“XM”“RL”“CW”“JS”“SC”。

二级分类：在一级分类下按文档功能细分，例如“行政类”下分“通知公告（TZ）”“会议纪要（HY）”“证照资质（ZZ）”；“项目类”下分“立项文件（LX）”“过程文档（GC）”“验收报告（YS）”。

编码规则：采用“部门代码-二级分类代码-年份-流水号”格式，例如“XZ-TZ-2024-001”表示2024年行政类通知公告第1号文档，流水号按年度从001开始连续编制。

（三）文档收集与初审

收集责任：各部门文档编制人需在文档后3个工作日内，将终版文档（含电子版及纸质版，如无纸质版则需打印签字确认）提交至本部门负责人*审核。

审核要点：部门负责人*重点检查文档内容完整性、审批流程合规性（如需签字审批的文档是否齐全）、格式规范性（如字体、字号、页边距是否符合企业模板要求），审核通过后标注“已审核”并签字，同步将电子版至指定存储路径。

（四）文档整理与编目

整理规范：档案管理员*收到文档后，按编码规则核对文档分类与编号，对未按规定编码的文档退回原部门重新编制；对同一类多份文档，按时间顺序排序装订（纸质版）或命名（电子版，如“XZ-TZ-2024-001_关于工作的通知”）。

编目登记：在《文档归档登记表》（详见模板一）中逐项填写文档编号、名称、形成日期、页数、密级（分为“公开”“内部”“秘密”三级）、存放位置（电子版路径或纸质版档案柜编号）、经办人等信息，保证信息准确无误。

（五）归档存储与权限管理

存储要求：电子版文档存储于企业指定服务器，定期备份（每日增量备份+每周全量备份）；纸质版文档使用无酸档案盒封装，标注盒内文档清单及编号，存放于防火防潮档案柜中，按编号顺序排列。

权限设置：通过系统或文件夹权限控制，公开级文档可全员查阅，内部级文档需经部门负责人审批，秘密级文档需经分管副总审批后由档案管理员*授权查阅，所有查阅记录需留存备查。

（六）借阅、更新与销毁管理

借阅流程：借阅人填写《文档借阅申请表》（详见模板二），经部门负责人及档案管理员审批后，档案管理员*按约定时间提供文档（电子版通过系统授权，纸质版现场领取），借阅期限不超过5个工作日，到期需归还或办理续借。

更新机制：如文档内容发生变更，原编制部门需在变更后2个工作日内提交新版文档，档案管理员*注销原编号并重新编制归档编号，同步更新《文档归档登记表》。

销毁管理：达到保管期限的文档（如超5年的普通通知、超10年的非核心项目文档），由档案管理员编制《文档销毁审批表》（详见模板三），经行政部、法务部联合审核后，报总经理批准，由2人以上监销并记录销毁时间、地点、监销人信息，保证信息不可恢复。

三、核心模板表格

模板一：文档归档登记表

文档编号

文档名称

形成部门

形成日期

页数

密级

存放位置（电子路径/柜号）

经办人

归档日期

备注

XZ-TZ-2024-001

关于2024年春节放假的通知

行政部

2024-01-15

2

公开

服务器/行政部/通知公告/2024

张*

2024-01-16

全员发布

XM-LX-2024-002

项目立项申请报告

项目部

2024-02-20

15

内部

服务器/项目类/立项文件/2024

李*

2024-02-22

需附预算表

模板二：文档借阅申请表

借阅人

所属部门

联系方式

借阅文档编号

文档名称

借阅用途

希望归还日期

部门负责人审批

档案管理员审批

实际归还日期

王*

市场部

SC-HY-2024-003

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