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行政办公用品采购与使用规范

一、总则

为规范公司行政办公用品的采购、领用及使用流程，保障日常办公需求，提高资源利用效率，降低运营成本，特制定本规范。本规范适用于公司各部门及全体员工的办公用品采购与使用管理。

二、适用范围与场景

本规范适用于以下场景：

日常办公需求：各部门为开展常规工作所需的文具（如笔、本、文件夹）、耗材（如打印纸、墨盒）、办公设备（如计算器、订书机）等采购与领用。

专项活动支持：公司组织会议、培训、团建等活动时，需临时采购的配套物资（如横幅、名牌、会议用品）。

设备维护补充：办公设备（如打印机、碎纸机）运行中需更换的配件或耗材（如硒鼓、切割刀）。

新员工入职：为入职员工配置的基础办公用品（如工牌、笔记本、笔）。

三、职责分工

行政部：统筹办公用品采购计划制定、供应商管理、库存管理、质量验收及发放工作；定期组织盘点，优化库存结构。

需求部门：根据实际工作需要，准确提交办公用品需求计划；规范领用流程，监督本部门员工合理使用，杜绝浪费。

财务部：负责采购费用的预算审核与报销管理，监督采购流程的合规性。

采购负责人：根据审批通过的采购计划，对接供应商实施采购，保证物资按时、按质、按量到位。

四、采购管理流程

（一）需求提报与审批

月度计划提报：各部门于每月25日前，填写《办公用品月度需求计划表》（见表1），经部门负责人审核后提交至行政部。计划需注明物品名称、规格、数量、预估单价及用途，避免重复或过量申报。

临时需求提报：因突发工作或专项活动需临时采购的，由需求部门填写《临时采购申请表》（见表2），经部门负责人签字后，报行政主管*审批；紧急情况（如当日急需）可先电话报备，次日补办手续。

计划汇总与审批：行政部汇总各部门需求，结合库存情况编制《月度采购预算表》，报行政主管及财务经理审批，保证采购金额在部门预算范围内。

（二）供应商选择与下单

供应商资质审核：行政部建立合格供应商名录，优先选择具备营业执照、相关产品资质、供货及时且价格合理的供应商。新供应商需经试用（至少3次）评估后，方可纳入名录。

询价比价：单次采购金额超500元的，需至少联系2家供应商进行询价，填写《询价比价记录表》（见表3），保证价格公允。

下单采购：采购负责人根据审批通过的采购计划，向选定供应商下达订单，明确物品名称、规格、数量、交付时间及质量要求，签订采购协议（需注明“质量问题退换货条款”）。

（三）验收入库与费用结算

质量验收：物资送达后，行政部与需求部门共同验收，检查物品外观、规格、数量是否符合订单要求，试用功能是否正常（如笔的书写流畅度、打印页数等）。验收不合格的，当场拒收并通知供应商24小时内更换。

入库登记：验收合格后，行政部填写《办公用品入库登记表》（见表4），登记物品名称、规格、数量、入库日期、供应商及验收人，更新库存台账。

费用结算：采购负责人凭采购订单、验收单、供应商开具的费用凭证（需注明办公用品明细），经行政主管*签字确认后，提交财务部报销。财务部核对无误后，按公司付款流程结算。

五、使用管理规范

（一）领用流程

常规领用：员工至行政部填写《办公用品领用登记表》（见表5），注明领用人、部门、物品名称、规格、数量及用途，经部门负责人审批后领取。行政部按“先进先出”原则发放，优先发放库存较早的物品。

批量领用：部门领用批量物品（如整箱打印纸、多支签字笔）时，需在领用表中注明“部门共用”，由部门指定专人负责保管与分发，避免个人随意取用。

设备领用：领用办公设备（如计算器、U盘）时，需在领用表中注明“设备编号”，行政部登记备案；离职或岗位调动时，需将设备交还行政部，确认无误后方可办理相关手续。

（二）使用要求

按需领用，杜绝浪费：员工应根据实际工作需要领取办公用品，禁止一次性过量领用（如一次性领取超过3个月用量的笔、本），禁止将办公用品用于私人事务。

规范使用，妥善保管：使用物品时需遵守操作规范（如打印机节约用纸、碎纸机避免放入金属物品），人为损坏或遗失需按物品折旧价赔偿（具体标准由行政部另行制定）。

共享与节约：鼓励部门间共享闲置物品（如可重复使用的会议用品），推行无纸化办公，减少一次性耗材使用（如双面打印、电子文档传阅）。

六、库存管理

（一）定期盘点

行政部每月末对库存办公用品进行盘点，核对台账与实物数量，保证账实相符。盘点差异需查明原因，形成《库存盘点报告》（见表6），报行政主管*审批后处理（如盘盈、盘亏、报废）。

（二）库存预警

安全库存标准：行政部根据日常消耗情况，设定各类物品的安全库存量（如A4纸不低于2包，签字笔不低于10支）。

补货机制：当库存量低于安全标准时，系统自动触发补货提醒，采购负责人需在3个工作日内完成采购，保证物资供应不断档。

（三）废旧处理

分类回收：废旧办公用品分为可回收（如废纸、空墨盒）、不可回收（如