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企业会议管理制度与操作指南

一、总则

（一）制定目的

为规范企业会议管理，提高会议效率与决策质量，保证会议议题有效落地，减少不必要的会议成本，结合公司运营实际，特制定本制度。

（二）适用范围

本制度适用于公司各部门、各分支机构组织的各类会议，包括但不限于决策会议、工作部署会议、部门协调会议、项目推进会、专题研讨会等。

（三）基本原则

必要性原则：无明确议题或可替代沟通方式的会议不得召开。

效率原则：严格控制会议时长，明确会议目标，避免议而不决。

规范原则：会议流程、材料记录、决议跟踪需标准化管理。

保密原则：涉密会议需遵守公司保密规定，严禁泄露会议内容。

二、会议类型与适用场景

根据会议性质与目标，企业会议可分为以下四类，不同类型会议对应不同组织场景：

（一）决策类会议

适用场景：涉及公司战略规划、重大投资、人事任免、制度修订等需集体决策的事项。

示例：股东会、董事会、总经理办公会。

组织要求：需提前3个工作日分发议案及相关材料，参会人员需提前审阅并准备意见。

（二）部署类会议

适用场景：传达上级指令、分解年度/季度目标、安排阶段性重点工作。

示例：公司年度工作启动会、月度经营分析会、部门周例会。

组织要求：需明确任务分解清单、责任部门及完成时限，避免泛泛而谈。

（三）沟通协调类会议

适用场景：跨部门协作事项对接、项目资源调配、流程优化讨论。

示例：项目协调会、流程优化研讨会、客户需求对接会。

组织要求：需提前梳理争议焦点或协作需求，邀请相关决策人或接口人参会。

（四）汇报类会议

适用场景：工作进展汇报、问题反馈、阶段性成果展示。

示例：项目周/月度汇报会、专项工作总结会、试用期员工述职会。

组织要求：汇报材料需数据支撑，突出问题分析与改进建议，避免流水账式汇报。

三、会议全流程操作步骤

（一）会议筹备阶段

明确会议需求

发起部门需填写《会议申请表》（模板见第四章），明确会议目的、议题、预计时长、参会范围。

对于决策类会议，需提前确认议案合规性及法律风险。

确定会议要素

时间：避免工作日首尾时段或节假日前后，优先选择参会人员空闲时段（可通过企业/钉钉poll功能调研）。

地点：内部会议室优先，需提前确认设备（投影仪、麦克风、视频会议系统）可用性；外部场地需提前考察并预订。

参会人员：根据议题确定核心参会人（决策者、执行者、相关方），避免无关人员参会。

准备会议材料

议题负责人需提前2个工作日提交会议材料（如PPT、议案、数据报表），材料需简明扼要，重点突出。

涉密材料需标注“保密”字样，按公司保密规定分发。

发布会议通知

至少提前1个工作日通过企业邮件/协同工具发送正式通知，包含：会议名称、时间、地点（线上会议需附）、议题、参会人员、需准备的材料。

示例通知《关于召开2024年Q3销售目标分解会议的通知》。

（二）会议召开阶段

会前准备

主持人需提前10分钟到场，检查设备调试（麦克风、投影、屏幕共享）。

记录人领取《会议签到表》《会议议程表》（模板见第四章），提前摆放会议材料。

会议开始

主持人宣布会议开始，明确会议时长（如“本次会议控制在90分钟内”）。

简要重申会议目标及议题顺序，提醒会议纪律（手机静音、禁止随意打断发言）。

议题讨论

按议程逐项讨论，主持人需控制发言节奏，避免偏离议题；对复杂问题可引导“先发散、后聚焦”。

需形成决议的议题，需明确“决策方式”（如投票、负责人裁定）及“决策结果”，由记录人实时记录。

临时动议处理

非紧急临时动议可暂缓讨论，记录人记录后安排至下次会议；紧急动议需经半数以上参会人同意方可纳入本次议程。

（三）会后跟进阶段

整理会议纪要

记录人需在会议结束后2个工作日内完成《会议纪要》（模板见第四章），内容包括：会议时间、地点/参会人员、议题、讨论要点、决议事项、行动计划（含责任部门、负责人、完成时限）。

纪要需经主持人审核无误后，发送至所有参会人及相关部门抄送。

决议事项跟踪

责任部门需按纪要要求推进工作，并在每周/每月例会上汇报进展。

管理层办公室（或行政部）每周更新《会议决议跟踪表》（模板见第四章），对逾期未完成的项进行预警。

会议资料归档

行政部负责将会议通知、签到表、纪要、决议跟踪表等资料整理归档（电子档存共享文件夹，纸质档存档案柜），保存期限不少于3年。

四、会议管理常用模板

模板一：会议申请表

会议名称

申请部门

会议目的

拟讨论议题（按优先级排序）

1.2.3.

预计时长

□30分钟□1小时□1.5小时□2小时及以上

建议时间

年月日时分

建议地点

□会议室A□会议室B□线上会议（请注明平台）

参会人员（含职务）

需准备材料

申请人签字

部门负责人审批

分管领导审批

模板二：会议议程表

会议名称：X项目启动会

日期：2024年X月X日