内贸合同签订流程规范范本.docxVIP

内贸合同签订流程规范范本

引言

在企业日常经营活动中，内贸合同作为确立交易双方权利义务关系的法律文件，其签订的规范与否直接关系到企业的经营风险与合法权益。为确保合同的合法性、严谨性与可执行性，保障公司经营活动的有序进行，特制定本内贸合同签订流程规范。本规范旨在为公司各部门及员工提供清晰、可操作的合同签订指引，从源头上防范合同风险，提升合同管理水平。

一、合同签订前的准备与调研

合同签订前的充分准备是确保合同顺利履行的基础，亦是风险防范的第一道屏障。此阶段需完成对合作方的评估、合同核心内容的初步洽谈以及内部审批的启动。

1.1合作方评估与筛选

在寻求合作之初，应对潜在合作方进行全面、细致的背景调查与评估。重点关注其主体资格的合法性，需核实对方是否为依法设立并有效存续的法人或其他组织，可要求对方提供营业执照、相关资质证书等证明文件。同时，考察其商业信誉、履约能力、过往交易记录及行业口碑等情况。对于重要或大额合同的合作方，必要时可通过专业机构进行信用调查，或要求对方提供履约担保，以降低合作风险。

1.2合同主要内容洽谈

在确定潜在合作方后，双方应就合同的主要条款进行充分沟通与协商。这包括但不限于交易标的、数量、质量标准、价款或报酬、履行期限、履行地点和方式、付款方式、违约责任、争议解决方式等核心内容。洽谈过程中，应秉持公平、诚信的原则，清晰表达己方诉求，同时充分理解对方意图。对于关键条款，应争取达成明确、具体的共识，并做好洽谈记录，以备后续合同起草之需。重要的口头约定应尽可能转化为书面形式，避免后续产生争议。

1.3内部审批启动

根据公司内部管理规定，对于达到一定金额或具有重大影响的合同，在正式起草前或洽谈关键阶段，应启动内部审批流程。业务部门需向相关审批部门（如法务部、财务部、分管领导等）提交初步的合作方案、项目可行性分析或洽谈情况说明，获取内部初步意见，确保合同的签订符合公司整体战略和管理要求。

二、合同文本的起草与拟定

合同文本是合同权利义务的载体，其质量直接影响合同的履行和争议的解决。起草过程应力求内容完整、条款明确、逻辑严谨、权责对等。

2.1起草主体与依据

合同文本原则上应由我方起草，以掌握合同拟定的主动权。起草依据包括：国家及地方相关法律法规、行业规范、公司内部管理制度、双方洽谈确定的核心内容以及过往类似合同的成功经验。若对方坚持提供合同文本，我方应仔细审查，必要时进行重大修改或重新拟定。

2.2合同内容的完整性与准确性

合同文本应包含《中华人民共和国民法典》规定的合同一般条款，并根据交易的具体性质和特点，补充必要的特殊条款。合同当事人的名称或姓名、住所应准确无误，与身份证明文件一致；标的应明确具体，指向清晰；数量、质量、价款或报酬等约定应具体、可量化、可执行；履行期限、地点和方式应明确合理；违约责任的设定应具有针对性和可操作性，避免笼统约定；争议解决方式应明确选择诉讼或仲裁，并约定具体的管辖机构。

2.3核心条款的审慎约定

对于合同中的核心风险点，如质量验收标准、付款节点与条件、知识产权归属与保护、保密义务、违约责任等条款，应予以特别关注和审慎拟定。例如，质量标准应尽可能采用国家标准、行业标准或双方认可的具体标准，并明确检验方法和异议处理程序；付款方式应明确是电汇、承兑汇票还是其他方式，付款期限应与履行进度相匹配，并可设置一定的付款前提条件；违约责任条款应针对不同违约情形约定相应的责任承担方式，如违约金的计算方法、损失赔偿范围等，避免“违约方承担一切责任”这类空泛表述。

三、合同的审核与修订

合同文本起草完成后，并非立即签署，而需经过严格的内部审核与外部沟通修订环节，以确保合同的合规性、公平性和完整性。

3.1内部审核流程

公司应建立规范的合同内部审核机制。通常，业务部门作为合同的发起部门，首先对合同的商业可行性、洽谈过程的真实性及条款与洽谈内容的一致性进行审核。随后，将合同文本提交至法务部门（或指定的法务人员）进行法律审核，法务部门主要从合同的合法性、条款的严谨性、权利义务的平衡性、风险点的防范措施等方面进行审查，并提出修改意见。根据合同性质和金额大小，可能还需要经过财务部门（审核税务、付款、开票等财务相关条款）、技术部门（如涉及技术标的或服务）等相关职能部门的专业审核。审核过程中，各部门应在规定时限内出具明确的审核意见。

3.2外部沟通与修订

根据内部审核意见，业务部门负责与合作方就合同条款进行进一步的沟通、解释和协商。对于审核提出的修改意见，应积极争取对方理解和接受。若对方提出修改要求，业务部门需评估其合理性及对我方权益的影响，并及时反馈给相关审核部门，共同商议应对方案。这一过程可能需要多轮往返，直至双方就所有条款达成一致。对于关键条款的修改，应特别谨慎，必要时请示公司领导决策。

3.3最终文