综合行政管理工作处理流程模板.docVIP

一、适用范围与常见应用场景

本流程模板适用于企业、事业单位及部门的综合行政管理事务处理，涵盖日常办公支持、专项事务协调及突发情况应对等场景。具体包括但不限于：办公物资申领与发放、会议室预订与管理、文件流转与归档、固定资产调配与维护、印章使用申请、外来人员接待、员工后勤保障（如办公环境维护、车辆调度）等。通过标准化流程，保证各项事务高效、规范推进，提升行政管理效能。

二、标准化操作流程步骤

（一）事务发起与需求提报

需求确认：申请人（部门员工或负责人）明确事务类型、具体需求（如物资名称、数量、用途；会议时间、参会人数；文件紧急程度等），并核实需求符合部门工作计划及公司制度。

材料准备：根据事务类型填写对应申请表（如《办公物资申领表》《会议室使用申请表》），附必要证明材料（如大型活动方案、固定资产维修说明等），保证信息完整、准确。

提交申请：通过OA系统、邮件或线下综合管理部窗口提交申请，注明“紧急”或“常规”标识，并同步告知部门负责人。

（二）部门初审与材料完善

部门审核：部门负责人*对需求的合理性、必要性进行初审，重点核查是否符合部门预算、工作安排及公司规定，签署“同意”或“补充说明”意见。

材料修正：若初审未通过，申请人根据反馈意见调整需求或补充材料后重新提交；若通过，流转至综合管理部。

（三）跨部门协调（如需）

涉及多部门事务：如需其他部门配合（如IT部支持设备调试、财务部涉及费用预算），由综合管理部发起协调，明确各部门职责及时限，并记录协调结果。

资源冲突处理：若出现资源占用冲突（如会议室预订重叠、物资库存不足），综合管理部优先级排序（紧急事务常规事务、高层会议部门会议），并通知申请人调整方案。

（四）审批决策

分级审批：根据事务类型及金额/影响范围，按权限逐级审批：

常规事务（小额物资申领、普通会议室使用）：综合管理部经办人*审批；

重要事务（大型活动筹备、固定资产调拨）：综合管理部负责人*审批；

特殊事务（印章使用、重要接待）：分管领导*审批。

审批时限：常规事务1个工作日内完成，重要事务2个工作日内完成，紧急事务加急处理（30分钟内响应）。

（五）执行落地与过程跟踪

任务分配：审批通过后，综合管理部经办人明确执行负责人及分工，如物资发放由后勤组负责，会议筹备由会务组*负责。

过程监控：执行负责人实时跟踪事务进展，及时向申请人和综合管理部反馈进度（如“物资已从仓库出库”“会场设备调试中”），保证按计划完成。

突发应对：若执行中出现问题（如物资到货延迟、会议设备故障），立即启动应急预案（如联系供应商加急、启用备用设备），并同步上报。

（六）结果反馈与归档

结果确认：事务完成后，申请人核对结果（如物资数量、会议安排、文件送达情况），在《事务处理确认单》签字确认。

满意度评价：申请人通过OA系统对处理效率、服务质量进行评价（“满意/基本满意/需改进”），综合管理部定期分析评价结果。

资料归档：综合管理部收集申请表、审批记录、确认单、反馈意见等材料，按事务类型分类归档（电子档+纸质档），保存期限不少于3年。

三、综合行政管理事务处理记录表（模板）

事务编号

事务类型（办公物资/会议/文件/固定资产/印章/接待等）

需求部门

申请人

联系方式

申请日期

事由描述（详细说明需求内容、用途、时间等）

所需材料清单（如附件名称、数量）

初审部门意见（负责人签字：_________日期：______）

综合管理部审批意见（经办人：_________负责人：_________日期：______）

执行负责人

执行时间

执行结果（简要说明完成情况）

申请人确认签字：_________日期：______

满意度评价（□满意□基本满意□需改进）

归档责任人

归档日期

四、关键注意事项与风险提示

合规优先：所有事务处理需严格遵循公司《行政管理制度》《保密规定》等要求，印章使用、文件流转等涉密事务需额外经保密部门*审批，严禁违规操作。

时效管理：申请人需提前2个工作日提交常规事务申请（紧急事务除外），综合管理部需在承诺时限内反馈结果，避免拖延。

材料完整：申请材料需真实、准确，虚假信息将追究申请人责任；重要事务（如大型活动）需提前3个工作日提交完整方案，保证可行性。

沟通协同：跨部门事务需明确主责部门，综合管理部牵头协调，各部门需积极配合，避免推诿扯皮；执行中若需调整方案，需及时书面通知相关方。

保密要求：涉及公司机密、敏感信息的事务（如未公开文件、高层会议），需严格控制知悉范围，资料归档时标注“密级”，严禁外泄。

归档规范：电子档需存储于指定服务器，纸质档需分类存放于档案柜，定期检查档案完整性，保证可追溯；超过保存期限的档案，需按公司规定销毁并记录。