会议记录标准化模板会议决策与后续跟进版.docVIP

会议记录标准化模板——会议决策与后续跟进版

一、适用会议类型与目标

二、标准化操作流程

（一）会前准备：奠定高效会议基础

明确会议目标与议程

召集人需提前1-2天发布会议通知，明确会议主题、目标（如“确定项目需求方案”“解决部门协作问题”）、核心议题及预计时长。

议程需聚焦决策点，避免发散讨论（例如：议题1——方案可行性（决策：通过/否决/修改）；议题2——任务分工（决策：负责人/完成时间））。

准备会议材料与工具

提前向参会人员分发背景资料、数据报表、待决策方案等，保证参会者有充分知晓议题的时间。

指定记录人（建议由项目助理或非核心决策人员担任），准备模板表格、录音设备（需提前告知参会者）及进度跟踪工具（如项目管理软件）。

（二）会中记录：聚焦关键信息

记录基本信息

按模板表格填写会议名称、日期、时间、地点、主持人、记录人、参会人员（含部门/职务）、缺席人员及原因。

捕捉讨论要点与分歧

按议程顺序记录各议题的核心讨论内容，重点标注不同观点、数据支撑及关键论据（例如：“（市场部）提出：用户调研显示70%用户偏好A功能，需优先开发；（技术部）反馈：A功能开发周期需2周，可能影响上线时间”）。

避免逐字记录，提炼核心观点，保证客观性（不记录主观评价，如“*（）的提议不合理”）。

明确决策事项与待办任务

对每个议题的结论进行清晰记录，区分“决策事项”（最终结论）和“待办事项”（需执行的任务）：

决策事项：需明确“决策内容”“决策依据”“负责人”（如“决策：采用A方案，依据：用户调研数据，负责人：*”）。

待办事项：需明确“任务描述”“关联决策”“负责人”“协助人”“截止时间”“优先级”（如“任务：完成A方案技术评审，关联决策：采用A方案，负责人：，协助人：赵六，截止时间：2024–，优先级：高”）。

确认会议结论与下一步计划

会议结束前，主持人需逐项宣读决策事项和待办任务，与参会人员确认一致，明确“下次会议时间”（如有）及“需提前准备的材料”。

（三）会后整理：形成正式记录

整理与核对记录

会议结束后24小时内，记录人需根据会议笔记和录音（如有）整理会议记录，保证信息完整、表述准确，重点核对决策事项的负责人、截止时间及待办任务的优先级。

审批与分发

整理完成后提交主持人审核，确认无误后，于48小时内分发至所有参会人员及相关干系人（如项目组、部门负责人），并抄送存档部门（如行政部或项目管理办公室）。

归档与系统录入

将正式会议记录（含电子版）按“会议名称-日期”分类归档，同时将待办任务录入进度跟踪系统（如钉钉、飞书项目管理模块），设置提醒节点。

（四）持续跟进：保证落地执行

任务进度跟踪

负责人需按截止时间推进任务，提前1天向记录人/主持人反馈进度（如“已完成技术评审，报告已提交”）；若遇延期，需提前说明原因及预计完成时间。

记录人每周更新待办任务状态（未开始/进行中/已完成/延期），在下次会议前3天汇总进度报告。

定期复盘与调整

对于跨周期任务，在下次会议中优先回顾待办事项完成情况，分析未完成原因（如资源不足、需求变更），必要时调整决策或重新分配任务。

三、会议记录模板结构

（一）会议基本信息表

项目

内容

会议名称

例：“项目Q3需求评审会”

会议日期

年月日

会议时间

开始时间：结束时间：

会议地点

线上/线下（如：会议室/腾讯会议号X）

主持人

（姓名/职务）

记录人

（姓名/职务）

参会人员

（姓名/部门/职务，多人分行列举）

缺席人员

（姓名/部门/职务及原因，如：*（技术部-孙七）因出差无法参会）

会议目标

（简要说明会议需达成的核心成果，如“确定项目V1.2版本功能清单及排期”）

（二）会议议程与讨论记录表

序号

议题名称

讨论要点（核心观点、数据、分歧）

决策事项（决策内容、依据、负责人）

待办事项（任务描述、负责人、截止时间、优先级）

1

方案可行性评审

（产品部）：方案覆盖核心需求，用户满意度预计提升30%；（研发部）：开发周期需3周，需增加2名开发资源

决策：通过方案，依据：用户需求优先级，负责人：*

任务：提交资源申请表，负责人：*，截止时间：2024–，优先级：高

2

跨部门协作流程优化

（运营部）：当前流程审批环节多，平均耗时5天；（财务部）：需保留双重复核以保证合规性

决策：简化审批至3环节，保留财务终审，负责人：*

任务：修订流程文档并培训，负责人：，协助人：赵六，截止时间：2024–，优先级：中

（三）待办事项跟踪表

序号

任务描述

关联决策

负责人

协助人

截止时间

优先级

完成状态（更新时间）

备注（延期原因/完成情况）

1

提交资源申请表

议题1决策

*

—

2024–

高

进行中（2024–）

已对接HR部门，等待审批

2

修订流程文档并培训

议题2决策

*

*赵六

2024–

中

未