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企业物资采购标准操作模板

一、适用业务场景

二、标准操作流程

（一）需求发起与部门初审

需求提报：需求部门根据实际业务需要（如生产计划、办公消耗、设备维护等），填写《物资需求申请表》，明确物资名称、规格型号、技术参数、需求数量、期望到货日期、预算金额及用途说明。申请表需由需求部门负责人*签字确认，保证需求真实、必要。

部门初审：需求部门负责人*对需求的合理性、必要性及预算匹配性进行审核，重点核查是否属于重复采购、是否可替代（如现有库存是否充足、是否有闲置物资可调配）。初审通过后，将《物资需求申请表》提交至采购部门。

（二）采购部门审核与采购方式确定

需求复核：采购部门在收到申请后2个工作日内完成复核，重点审查：

物资规格型号、技术参数是否清晰明确，避免模糊描述（如“办公用品”需细化到“A4纸80g500张/包”）；

需求数量是否符合实际消耗规律，是否存在过量采购；

预算金额是否符合企业成本控制要求，超出预算需需求部门补充说明。

复核通过后进入采购流程；复核不通过的，退回需求部门补充或调整。

采购方式选定：根据采购金额、物资类型及市场供应情况，采购部门负责人*确定采购方式，分为：

询价采购：单次采购金额在[企业规定金额，如5000元-5万元]之间，至少向3家合格供应商发出询价单；

比价采购：单次采购金额在[企业规定金额，如5万元-20万元]之间，至少向5家合格供应商发出询价单，对比价格、交货期、售后服务后选定；

招标采购：单次采购金额超过20万元或涉及大宗/关键物资，需按企业招标管理办法组织公开或邀请招标。

（三）供应商选择与商务洽谈

供应商资质审核：采购部门通过企业合格供应商名录或公开招募筛选供应商，审核其营业执照、相关资质证书（如ISO认证、行业生产许可证等）、过往供货业绩及信誉记录，保证供应商具备履约能力。

询价/比价/招标执行：

询价采购：向选定供应商发出《物资询价函》，明确物资要求、报价截止时间、交货地点等，收集书面报价单；

比价采购：组织相关部门（如需求部门、财务部、审计部）成立比价小组，对供应商的报价、质量保障、交付能力进行综合评分，评分表需由小组成员*签字确认；

招标采购：按招标流程发布招标公告、开标、评标，确定中标供应商后公示结果。

商务洽谈：根据选定结果，与供应商就最终价格、交货期、付款方式、质量标准、违约责任等条款进行洽谈，达成一致后形成《采购洽谈记录》。

（四）合同签订与订单下达

合同拟定：采购部门根据洽谈结果，按企业合同模板拟定《采购合同》，合同需包含以下核心条款：

双方基本信息（供应商全称、地址、联系方式，采购企业全称、开户行及账号）；

物资明细（名称、规格型号、数量、单价、总价，附技术参数附件）；

交货条款（交货时间、地点、运输方式、费用承担）；

验收标准（质量检测依据、验收流程、异议处理方式）；

付款方式（如“验收合格后30日内支付全款”或“分阶段付款”）；

违约责任（逾期交货、质量不达标等情况的处理措施）。

合同审批：采购部门负责人审核合同条款的合规性、完整性后，提交至法务部门（或指定审核人）审核，再报企业分管领导审批。重大合同需经总经理签字确认。

订单下达：合同签订生效后，采购部门向供应商下达《采购订单》，明确订单编号、物资信息、交货时间等，同时将复印件抄送需求部门、仓库及财务部。

（五）物资交付与到货验收

交付跟踪：采购专员*负责跟踪供应商生产、发货进度，保证按期交货。如遇延期风险，供应商需提前3个工作日书面通知，采购部门及时协调并通知需求部门调整计划。

到货验收：

初验：物资送达指定地点后，仓库管理员*核对送货单信息（订单号、物资名称、数量）与《采购订单》是否一致，检查外包装是否完好，如有破损、短缺，当场记录并由供应商签字确认。

复验：需求部门联合质检部门（或指定人员）*对物资质量、规格型号、技术参数进行检测，出具《物资验收报告》。验收标准以合同约定为准，验收合格需双方签字确认；验收不合格的，由采购部门联系供应商退换货或整改，整改后重新验收。

（六）入库登记与结算付款

入库管理：验收合格后，仓库管理员在ERP系统中录入入库信息，《物资入库单》，标注物资编号、存放位置、验收人等信息，同步更新库存台账。《入库单》需经采购专员、需求部门领用人*签字确认。

结算申请：采购部门收集《采购合同》《采购订单》《物资验收报告》《物资入库单》及供应商开具的合规票据（如增值税发票），填写《采购结算申请表》，附相关附件提交财务部门。

付款审批：财务部门审核票据的合规性、金额准确性及审批流程完整性后，按企业付款审批权限逐级报批（如财务经理、分管领导、总经理*）。审批通过后，由财务部门按合同约定方式付款，并同步更新付款记录。

三、配套表单模板

表1：物资需求申请表

申请部门

申请日期

申请编号

物资名称

规格型