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行政管理外贸公司进出口管理制度

一、总则

（一）目的

为加强外贸公司进出口业务的管理，规范进出口操作流程，防范经营风险，提高公司经济效益，根据国家相关法律法规和政策规定，结合公司实际情况，特制定本制度。

（二）适用范围

本制度适用于公司所有进出口业务，包括但不限于货物进出口、技术进出口、服务进出口等。

（三）管理原则

1.合法合规原则：严格遵守国家有关进出口的法律法规、政策规定以及国际惯例，确保公司进出口业务合法合规开展。

2.风险控制原则：建立健全风险防范机制，对进出口业务中的市场风险、信用风险、汇率风险等进行全面评估和有效控制。

3.效益优先原则：在保证业务合法合规和风险可控的前提下，追求公司经济效益的最大化。

4.分工协作原则：明确各部门在进出口业务中的职责和权限，加强部门之间的沟通与协作，形成工作合力。

二、组织架构与职责分工

（一）组织架构

公司设立进出口业务管理领导小组，由公司总经理担任组长，分管副总经理担任副组长，成员包括业务部门、财务部门、物流部门、法务部门等相关部门负责人。领导小组下设进出口业务管理办公室，负责日常工作的组织和协调。

（二）职责分工

1.业务部门

负责市场调研和客户开发，寻找潜在的进出口业务机会。

与客户进行商务谈判，签订进出口合同，明确双方的权利和义务。

负责进出口业务的操作，包括订单处理、货物采购、发货安排等。

跟踪业务进展情况，及时解决业务过程中出现的问题。

负责客户关系的维护和管理，提高客户满意度。

2.财务部门

负责进出口业务的财务管理，包括资金筹集、资金结算、成本核算等。

对进出口业务的财务风险进行评估和控制，制定相应的风险管理措施。

按照国家税收政策的规定，办理进出口业务的税务申报和缴纳工作。

定期对进出口业务的财务状况进行分析和报告，为公司决策提供财务依据。

3.物流部门

负责进出口货物的运输安排，选择合适的运输方式和运输公司。

办理货物的报关、报检等手续，确保货物顺利进出口。

跟踪货物的运输情况，及时掌握货物的动态信息。

负责货物的仓储管理，确保货物的安全和完好。

4.法务部门

负责对进出口合同进行法律审核，确保合同的合法性和有效性。

处理进出口业务中的法律纠纷，维护公司的合法权益。

开展法律宣传和培训工作，提高员工的法律意识和法律素养。

5.进出口业务管理办公室

负责组织制定和完善进出口业务管理制度和流程。

对进出口业务进行统筹协调和监督管理，确保业务流程的顺畅运行。

收集和整理进出口业务相关的信息和数据，为公司决策提供参考依据。

组织开展进出口业务的绩效评估和考核工作，提出改进措施和建议。

三、进出口业务流程管理

（一）市场调研与客户开发

1.业务部门定期开展市场调研，了解国内外市场的需求情况、价格走势、竞争态势等信息。

2.根据市场调研结果，制定客户开发计划，明确目标客户群体和开发策略。

3.通过参加国内外展会、网络营销、客户推荐等方式，积极拓展客户资源。

4.对潜在客户进行初步筛选和评估，确定重点跟进的客户名单。

（二）商务谈判与合同签订

1.业务部门与客户进行商务谈判，就商品的规格、数量、价格、交货期、付款方式等条款进行协商。

2.在谈判过程中，要充分了解客户的需求和关注点，争取达成双方都能接受的交易条件。

3.谈判达成一致后，业务部门起草进出口合同，合同内容应包括双方的基本信息、商品描述、价格条款、交货条款、付款条款、违约责任等。

4.合同起草完成后，提交法务部门进行法律审核，确保合同的合法性和有效性。

5.经法务部门审核通过后，合同由公司法定代表人或其授权代表签字盖章，正式生效。

（三）订单处理与货物采购

1.业务部门收到客户订单后，及时进行订单审核，确认订单的有效性和可行性。

2.根据订单要求，制定货物采购计划，选择合适的供应商进行采购。

3.与供应商签订采购合同，明确采购商品的规格、数量、价格、交货期等条款。

4.跟踪供应商的生产进度和交货情况，确保货物按时、按质、按量供应。

（四）发货安排与运输管理

1.业务部门根据合同约定的交货期，提前安排货物的发货事宜。

2.物流部门根据货物的性质、数量、运输距离等因素，选择合适的运输方式和运输公司。

3.办理货物的报关、报检等手续，准备好相关的单证和资料。

4.跟踪货物的运输情况，及时向客户反馈货物的动态信息。

5.货物到达目的地后，协助客户办理清关和提货手续。

（五）资金结算与成本核算

1.财务部门根据合同约定的付款方式，及时办理资金结算