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供应链管理采购审批流程透明化操作指南

一、指南说明

本指南旨在规范企业采购审批流程，通过明确各环节职责、操作规范及信息留痕要求，实现采购需求发起、供应商选择、合同签订、订单执行、验收付款等全流程透明化管理，保证采购活动合规、高效，降低运营风险，提升资源利用效率。本指南适用于企业各类常规采购、项目采购及紧急采购业务的审批管理，涉及采购部门、申请部门、财务部门、法务部门及管理层等相关角色。

二、适用业务场景

（一）常规采购场景

企业日常运营所需的办公用品、生产辅料、MRO（维护、维修、运行）物料等标准化物资采购，需求频次高、金额相对固定，需通过标准化审批流程保证需求合理性与预算合规性。

（二）项目采购场景

企业新建项目、技改项目或专项业务所需的大型设备、定制化物料、工程服务等采购，涉及金额较大、技术参数复杂，需跨部门协作明确需求方案、供应商资质及履约验收标准。

（三）紧急采购场景

因突发生产需求、设备故障或市场供应紧张导致的紧急物资采购，需在保障合规的前提下缩短审批时效，同时保证紧急需求的必要性与可追溯性。

三、操作流程详解

（一）需求发起与初审

责任主体：申请部门（如生产部、行政部、项目部）

操作内容：

申请部门根据业务需求，填写《采购申请单》，明确采购项目名称、规格型号、数量、预估单价、总价、预算科目、需求用途及紧急程度（如为紧急采购，需说明紧急原因）。

附件：需求依据（如生产计划、领料记录、项目立项批复）、技术参数（如适用）、历史采购价格参考（如适用）等。

初审要点：

部门负责人审核需求的合理性、必要性及与预算的匹配性，确认无误后在《采购申请单》上签署意见，同步至采购管理系统。

透明化要求：

需求依据及审核意见需在系统中留痕，保证申请信息可追溯；紧急采购需标注“紧急”标识，触发快速审批通道。

（二）采购方案制定与审批

责任主体：采购部门

操作内容：

采购部门收到《采购申请单》后，1个工作日内审核需求完整性，与申请部门确认技术参数及交货期。

根据采购金额、物资类别及企业采购制度，确定采购方式（公开招标、邀请招标、询比价、单一来源采购等），制定《采购审批表》，明确采购方式、预算明细、时间计划及供应商选择标准（如资质、业绩、价格等）。

审批要点：

采购部门负责人审核采购方案的合规性（如采购方式是否符合制度要求）、可行性（如交货期是否满足需求）及成本控制合理性，签署意见后提交财务部门及管理层。

透明化要求：

采购方式及选择标准需在《采购审批表》中明确说明，审批过程全程线上留痕，避免“暗箱操作”。

（三）供应商选择与合同拟定

责任主体：采购部门、法务部门

操作内容：

供应商选择：

公开/邀请招标：通过企业采购平台或第三方招标机构发布招标公告，组织开标、评标，形成《评标报告》推荐候选供应商。

询比价：向不少于3家合格供应商发出询价单，收集报价及技术方案，填写《供应商比价记录表》，明确比价结论及推荐理由。

单一来源采购：需说明唯一供应商的依据（如专利、专有技术等），附供应商独家授权证明或专家论证意见。

合同拟定：

采购部门根据确定的供应商及谈判结果，拟定采购合同，明确标的物信息、价格、交货期、验收标准、付款方式、违约责任等条款。

审核要点：

法务部门审核合同条款的合规性、完整性，重点排查法律风险（如知识产权、争议解决方式）；财务部门审核付款方式与资金计划匹配性。

透明化要求：

供应商报价记录、评标报告、合同审核意见需至系统，保证供应商选择过程及合同条款可追溯；金额较大（如超过万元）的采购合同需经管理层最终审批。

（四）订单下达与执行跟踪

责任主体：采购部门、仓储部门

操作内容：

合同审批通过后，采购部门在系统中《采购订单》，同步发送给供应商，明确订单编号、交货时间、交付地点、验收联系人等信息。

供应商根据订单组织备货，发货后通过系统物流单号；采购部门跟踪物流状态，保证物资按期交付。

异常处理：

若供应商未能按期交货，采购部门需及时与供应商沟通，延期原因及解决方案需在系统中记录并反馈至申请部门及管理层。

透明化要求：

订单状态（待发货、已发货、已送达）实时更新至采购管理系统，申请部门可随时查询；物流异常处理过程需留痕，保证问题可追溯。

（五）验收与付款结算

责任主体：申请部门、采购部门、财务部门

操作内容：

验收：

物资送达后，申请部门联合采购部门、使用部门（如适用）按照《采购订单》及合同约定的标准进行验收，填写《采购验收单》，明确验收结果（合格/不合格）、数量、质量情况及存在问题。

若验收不合格，需书面通知供应商限期退换货，退换货过程及结果记录在案。

付款：

财务部门收到《采购验收单》、合同、发票（合规发票）及付款申请后，审核单据一致性，确认无误后安排付款。

审核要点：

验收需多部门参与，保证结果客观公正；财务部门需核对发票信息与合同、订