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企业行政管理文书编写指导书

一、适用情境与文书类型

企业行政管理文书是企业内部传递信息、规范流程、协调工作的正式载体，广泛应用于日常运营的多个场景。常见类型包括：

事务通知类：如会议安排、假期通知、办公制度更新等，用于传达需全员或特定人员知晓的行政事项；

请示报告类：如设备采购申请、活动方案报备、月度工作总结等，用于向上级或相关部门请求审批或汇报工作进展；

函件沟通类：如跨部门协作请求、外部单位对接函、投诉处理回复等，用于平级或外部单位的正式沟通；

记录存档类：如会议纪要、巡查报告、档案借阅记录等，用于固化重要事项以备查考。

二、文书编写流程与步骤

1.明确核心目标与受众

目标定位：先确定文书的核心目的，是“告知事项”“请求批准”还是“记录备案”，避免内容偏离需求。例如会议通知需明确“告知时间地点”和“要求参会”，请示需突出“请求审批的事项及理由”。

受众分析：根据接收对象调整内容详略和语言风格。对上级需简洁聚焦、重点突出；对平级部门需清晰协作权责；对全体员工需通俗易懂、避免歧义。

2.收集与梳理基础信息

资料准备：收集与文书相关的背景数据、政策依据、事实细节等。例如采购申请需提供设备参数、预算金额、使用部门需求；会议纪要需提前获取会议议程、参会人员名单、讨论要点。

信息筛选：剔除冗余信息，保留核心要素。保证数据准确（如时间、数字、部门名称）、事实清晰（如事件经过、责任主体），避免模糊表述（如“近期”“大概”）。

3.确定文书结构与格式

标准结构：行政管理文书通常包含“标题—主送机关——附件（如有）—落款”五部分：

简洁明了，概括核心内容，如“关于2024年端午节放假安排的通知”“关于采购办公设备的请示”；

主送机关：明确接收文书的部门或人员，顶格书写，如“各部门”“尊敬的*总经理”；

分模块阐述，逻辑清晰（如“背景—事项—要求”“现状—问题—建议”）；

附件：如有支撑材料（如报价单、方案细则），注明“附件：1.《设备报价表》”；

落款：包括发文部门（如“行政部”）和日期（如“2024年X月X日”），加盖部门公章。

格式规范：统一字体（用宋体小四，标题用黑体三号）、行距（1.5倍）、页边距（上下2.54cm，左右3.17cm），保证整洁易读。

4.撰写内容

逻辑分层：用“一、二、三”或“1.2.3.”分点阐述，避免大段文字。例如通知类可按“事由—具体安排—注意事项”展开；请示类按“现状—需求—方案—请求”推进。

语言规范：使用正式、客观的书面语，避免口语化（如“搞定”“麻烦”）和情绪化表达（如“强烈反对”）。专业术语需准确（如“固定资产”“预算科目”），若涉及非通用术语，可简要说明。

要素完整：保证“5W1H”要素齐全（Who、What、When、Where、Why、How）。例如会议通知需包含“参会人（Who）、会议主题（What）、时间（When）、地点（Where）、需准备材料（How）”。

5.审核与修改定稿

内部初审：撰写人检查内容是否准确、格式是否规范、有无错别字或标点错误，重点核对数据（如日期、金额）和部门名称。

部门复核：涉及跨部门协作的文书，需发送至相关部门确认协作内容（如设备采购需与财务部核对预算、与使用部门确认参数）。

终审签发：按权限报请上级或负责人审批（如重要制度需总经理签发），审批通过后按份数打印、盖章、分发，并同步电子版至相关部门存档。

三、常用文书模板示例

模板1：会议通知

标题

关于召开月度行政工作例会的通知

主送机关

各部门负责人、行政部全体人员

一、会议时间：2024年X月X日（星期X）下午14:30-16:00二、会议地点：公司3楼第一会议室三、参会人员：各部门负责人、行政部经理、行政专员四、会议主题：1.总结X月份行政工作（后勤保障、办公资产管理等）；2.讨论X月份重点工作计划（办公环境优化、固定资产盘点等）；3.通报近期行政制度修订情况。五、注意事项：1.请参会人员提前10分钟到场，携带X月份部门工作小结；2.如无法参会，请于X月X日12:00前向行政部*请假。

落款

行政部2024年X月X日

模板2：请示（设备采购）

标题

关于采购部门打印机的请示

主送机关

*副总经理

一、事由：部门现有打印机（型号）使用年限超5年，频繁卡纸、打印模糊，已影响日常文件处理效率，需更换新设备。二、需求详情：1.设备类型：激光打印机（黑白）；2.功能要求：支持自动双面打印、网络连接，月打印量≥5000页；3.预算金额：约3500元（含耗材）。三、方案建议：拟采购品牌型号打印机（附件：产品报价单），经市场调研，该设备性价比高，售后服务完善。四、请示事项：恳请批准采购上述打印机，并从行政部办公经费中列支。

附件

1.《打印机产品报价表》

落款

部门2024年X月X日

模板