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行政物资采购与申请标准模板
一、适用范围与常见应用场景
本标准模板适用于公司内部各部门（含分支机构）行政类物资的采购申请与管理流程，涵盖日常办公、后勤保障、活动支持等场景所需物资的全生命周期管理。常见应用场景包括但不限于：
日常办公物资补充：如纸张、笔、文件夹、打印耗材等消耗品的常规采购；
办公设备新增与更换：如电脑、打印机、办公桌椅、文件柜等固定资产的申购；
后勤保障物资采购：如清洁用品、饮用水、办公绿植、劳保用品等；
专项活动物资支持：如会议物资、展会物料、员工福利礼品等临时性采购；
行政维修物资采购：如办公设备维修配件、门锁、灯具等维修所需材料。
二、行政物资采购申请全流程操作指南
（一）需求提出与部门初审
需求发起：申请人*根据部门实际工作需要，填写《行政物资采购申请表》（详见模板一），明确物资名称、规格型号、数量、预估单价、用途、期望到货时间等信息。
部门负责人审批：申请表提交至部门负责人，负责人审核物资需求的合理性（是否符合部门工作计划、是否存在重复采购等），确认无误后在“部门审批意见”栏签字并注明日期。
（二）行政部审核与预算核对
行政部初审：行政专员*收到申请表后，1个工作日内完成审核，重点核对：
物资是否属于行政部统筹采购范围（如IT设备需同步报备信息部）；
规格型号、数量是否与实际需求匹配，是否存在可替代的闲置物资；
预估单价是否符合公司采购标准（参考《行政物资采购价格目录》）。
预算核查：审核通过后，行政专员同步对接财务部，核查部门剩余预算是否充足，若超预算需说明资金来源或调整采购方案，并在“预算审核意见”栏反馈结果。
（三）采购执行与供应商对接
采购方式确定：根据采购金额与物资类型，行政部选择对应采购方式：
小额采购（单笔≤5000元）：优先从《合格供应商名录》中选择定点供应商比价采购，原则上比价不少于2家；
大额采购（单笔＞5000元）：启动询价或招标流程，需形成《询价记录表》（详见模板二），由行政经理、财务部、需求部门负责人*共同确认供应商。
订单下达：确定供应商后，行政专员*下达采购订单，明确物资名称、规格、数量、价格、交付时间、付款方式等条款，并要求供应商提供正规发票。
（四）物资验收与入库登记
到货验收：物资送达后，由行政专员、申请人（或需求部门指定人员）共同验收，核对：
物资名称、规格型号、数量是否与订单一致；
质量是否合格（如设备需通电测试、耗材需检查包装完整性）；
附件、说明书、保修卡等是否齐全。
验收确认：验收合格后，填写《物资验收单》（详见模板三），三方签字确认；若存在质量问题，需及时联系供应商退换货，并记录原因。
入库登记：行政专员*将验收合格物资录入《行政物资台账》（详见模板四），更新库存信息，并通知申请人领用。
（五）费用报销与档案归档
报销申请：行政专员*凭采购订单、验收单、发票等原始单据，填写《费用报销单》，按财务制度流程报销。
档案归档：每月结束后，行政专员*将采购申请表、审批记录、询价表、验收单、发票等资料整理归档，保存期限不少于3年，以备审计查阅。
三、标准化模板表格清单及填写说明
模板一：行政物资采购申请表
申请部门
申请人*
申请日期
物资名称
规格型号
单位
——————
————
————–
用途说明
（请详细说明物资使用场景、必要性，如“行政部日常文件打印”）
期望到货时间
部门审批意见
负责人*签字：日期：
行政部审核意见
预算审核意见
经办人*：日期：
最终审批意见
采购执行情况
行政经理*：日期：
供应商：订单号：
填写说明：
带“*”项为必填，规格型号需明确（如“A4纸80g500张/包”）；
预估单价参考《行政物资采购价格目录》，无参考价的需注明询价来源；
用途说明需简洁清晰，避免模糊表述（如“办公用品”需细化具体物品）。
模板二：行政物资询价记录表
询价日期
询价人*
物资名称
规格型号
数量
供应商信息
序号
供应商名称
联系人*
报价（元）
交付周期
1
2
3
比价结论
建议供应商：
最终报价：
审核人意见：
行政经理*：日期：
财务部*：日期：
填写说明：
询价供应商需为《合格供应商名录》内单位或经审批的新供应商；
报价需含税（注明税率），交付周期精确到“工作日”；
备注栏需注明供应商营业执照、相关资质证书编号（如3C认证）。
模板三：行政物资验收单
验收日期
验收地点
验收人*
申请人*
物资名称
规格型号
单位
数量
——————
————
————-
————-
验收结果
□合格□不合格
质量描述
（如“设备开机正常，无划痕；耗材包装完好，无破损”）
不合格处理意见
□退换货□折扣□其他：
签字确认
申请人*：
日期：
验收人*：
日期：
行政专员*：
日期：
填写说明：
验收结果需勾选“合格”或“不
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