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行政文件归档与资料管理制度指南

一、制度适用范围与核心应用场景

本制度适用于各类企业、事业单位及社会团体（以下简称“单位”）的行政文件与资料管理，涵盖文件从形成到归档、保管、利用及销毁的全生命周期管理。核心应用场景包括：

日常行政事务：如会议纪要、请示报告、通知公告、工作计划与总结等；

人力资源管理：如员工入职离职材料、合同协议、培训记录、绩效考核资料等；

财务管理基础资料：如预算报表、费用审批单、财务分析报告（不含涉密财务凭证）；

项目管理资料：如项目立项文件、实施方案、进度报告、验收材料等；

资质证照与合同管理：如单位营业执照、各类许可证、对外合作合同等。

二、行政文件归档标准化操作流程

（一）文件形成与收集阶段

明确责任主体

各部门指定专人（如部门文秘*）作为本部门文件资料管理员，负责本部门文件的形成、初步整理及收集工作；

涉及多部门协作的文件，由主办部门牵头负责文件内容的完整性与规范性。

规范文件形成要求

文件内容需真实、准确、逻辑清晰，避免涂改（若修改需加盖修改人章或签字）；

文件格式统一采用单位标准模板（如会议纪要需包含时间、地点、参会人、议题、决议等要素）；

电子文件需使用通用格式（如Word、PDF），避免使用加密或特殊软件格式，保证长期可读。

定期收集与汇总

部门文件管理员于每月25日前收集本部门当月形成的各类文件，核对文件完整性（如附件、审批签字是否齐全）；

跨部门文件需在办结后3个工作日内移交至主办部门文件管理员，避免文件滞留。

（二）文件分类与整理阶段

科学分类标准

采用“年度-机构-问题”三级分类法：

一级分类（年度）：按文件形成年度划分，如“2024年”；

二级分类（机构）：按文件形成部门划分，如“行政部”“人力资源部”“财务部”；

三级分类（问题）：按文件内容性质划分，如行政类下设“会议管理”“公文处理”，人力资源类下设“招聘录用”“员工培训”。

整理归档要求

纸质文件：去除金属夹、回形针等易锈蚀装订物，采用左侧装订，逐页编写页码（正面标明页码，反面标明“-页码”）；

电子文件：按分类建立文件夹层级（如“2024年-行政部-会议管理”），文件名规范为“部门-文件名-文号-日期”（如“行政部-2024年度第一次办公会议纪要-行办会202401）；

备考表编制：对文件特殊情况（如缺失页、修改说明）进行备注，由整理人签字并注明日期。

（三）归档移交与接收阶段

归档时间节点

纸质文件：次月10日前完成上年度文件整理，向档案管理部门移交；

电子文件：实时同步至档案管理服务器，每季度末进行一次集中备份。

移交程序

移交部门填写《文件归档移交清单》（详见模板一），详细列明文件名称、文号、数量、形成日期、密级等信息；

档案管理部门核对文件数量与质量（如字迹是否清晰、手续是否齐全），核对无误后双方在移交清单上签字确认，各执一份备查。

（四）保管与维护阶段

存放环境管理

纸质档案库房需符合“八防”要求（防火、防潮、防虫、防鼠、防高温、防光、防尘、防盗），温度控制在14-24℃，湿度控制在45%-60%；

电子档案存储介质（如硬盘、光盘）需存放在专用防磁柜，远离磁场、强光及热源。

定期检查与更新

档案管理部门每季度对纸质档案进行抽样检查，查看是否有霉变、虫损等情况；

电子档案每半年进行一次数据备份，并验证备份数据的完整性，保证可恢复性。

（五）借阅与利用阶段

借阅权限管理

普通档案：经部门负责人审批后，可向档案管理部门借阅；

涉密档案（如未公开的合同、人事决策文件）：需经分管领导审批，且仅限在指定阅览室查阅，不得带出。

借阅流程

借阅人填写《文件借阅申请表》（详见模板二），注明借阅事由、文件名称、借阅期限；

档案管理部门审核通过后，办理借阅登记，借阅期限一般不超过7个工作日（到期需续借的，应提前2个工作日申请）。

归还与核验

借阅人需在规定期限内归还文件，档案管理人员检查文件是否完整、有无涂改，确认无误后注销借阅记录；

借阅过程中若造成文件损毁或丢失，需按单位规定承担相应责任。

（六）鉴定与销毁阶段

鉴定组织

每年12月，由档案管理部门牵头，组织各部门负责人及档案专员成立档案鉴定小组，对到期档案进行价值鉴定。

销毁流程

对鉴定无保存价值的档案，编制《档案销毁清册》（详见模板三），经分管领导审批后，由两人以上共同监销；

纸质档案采用粉碎或焚烧方式销毁（需符合环保规定），电子档案进行彻底删除（低级格式化或物理销毁），并销毁备份介质；

销毁过程需记录监销人、销毁时间、销毁方式，《档案销毁清册》永久保存。

三、常用管理工具模板

模板一：文件归档移交清单

序号

文件名称

文号

形成日期

密级

页数

保管期限

移交人

接收人

移交日期

备注

1

2024年度工作计划

行办202401

2024-01-05

普通