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会议纪要编写标准化模板及使用指南

一、适用会议类型与典型场景

会议纪要作为会议成果的书面载体，适用于各类需留存记录、明确责任、推动工作的会议场景，具体包括但不限于：

项目类会议：项目启动会、周/月度进度会、阶段复盘会、结题评审会等，用于同步项目进展、明确阶段任务、解决跨部门协作问题。

管理类会议：公司/部门例会、年度/季度工作部署会、专题研讨会（如战略规划、流程优化），用于传达决策、分配工作、跟踪落实。

协调类会议：跨部门对接会、资源调配会、客户/供应商沟通会，用于明确职责边界、统一行动方案、协调各方资源。

事务类会议：制度评审会、问题整改会、培训动员会，用于固化共识、规范流程、推动执行。

二、会议纪要编写全流程操作步骤

（一）会前准备：明确夯实基础

确认会议核心要素

与会议组织者（如主持人、发起部门）沟通，明确会议目的（如“确定Q3产品迭代方案”“解决项目资源瓶颈”）、预期成果（需形成决议/行动项/待办事项）及参会人员范围。

提前获取会议议程（如有），梳理议题逻辑，标注需重点记录的关键环节（如决策点、争议点、负责人分配）。

准备记录工具与模板

根据会议类型选择记录形式：常规会议可使用Word或Excel模板；复杂议题会议建议提前梳理议题清单，预留讨论要点、决议、行动项等记录模块；线上会议可开启会议录制（需提前告知参会者）作为补充记录依据。

准备参会人员签到表（含姓名、部门、联系方式，用于会后核对信息）。

收集背景材料（可选）

若会议涉及特定议题（如项目方案、数据报告），提前查阅相关材料，熟悉核心内容，避免记录时因信息不足遗漏关键点。

（二）会中记录：聚焦核心，准确捕捉

动态记录关键信息

会议基本信息：准确记录会议名称（如“项目Q3进度推进会”）、时间（起止时间，精确到分钟）、地点（会议室/线上会议）、主持人（经理）、记录人（专员）、参会人员（含主参会人及列席人员，用“部门姓名”格式，如“产品部、研发部”）、缺席人员及原因（如“市场部*：因客户拜访请假”）。

议程与讨论要点：按议程顺序记录，每个议题需包含：讨论背景（如“当前用户反馈功能操作复杂”）、各方观点（用“部门认为……”“提出……”，避免主观评价，如“研发部表示：技术实现需2周，涉及底层架构调整”）、争议焦点（如“是否延迟上线时间”）。

决议与行动项：重点标注会议形成的决议（如“同意方案按原计划推进”），行动项需包含“具体任务+负责人+完成时限+交付物”（如“完成用户调研报告——产品部*——8月15日前——提交PDF版报告”），避免使用“尽快”“适时”等模糊表述。

区分优先级与责任主体

对决议和行动项进行标注（如用“【决议】”“【行动项】”标签），明确“必须执行”与“参考建议”类内容；涉及多部门协作时，需明确第一负责人，避免职责模糊。

实时核对与补充

对关键数据（如时间、数量、负责人姓名）当场与参会者确认，避免记录误差；对未明确的待办事项，及时提醒主持人或相关方补充细节。

（三）会后整理：规范结构，完善细节

初稿撰写与信息核对

按模板结构整理记录，保证信息完整：会议基本信息→会议议程→各议题讨论要点→决议事项→行动项清单→其他说明（如“下次会议时间：8月20日14:00”）。

24小时内完成初稿，与主持人核对关键内容（特别是决议和行动项），保证无遗漏、无歧义；对存疑信息（如未明确的完成时限），及时联系相关方确认。

语言精炼与格式规范

删除冗余表述（如重复的讨论过程），用简洁、客观的语言总结（如“会议达成共识：优先优化功能，下阶段启动用户测试”），避免口语化、情绪化描述（如“强烈反对”改为“提出不同意见”）。

统一格式：标题用二号黑体，一级标题用三号黑体，用宋体小四，行距1.5倍；行动项建议用表格呈现（详见第三部分模板），清晰标注“任务/负责人/时限/状态”。

审核与定稿

初稿经主持人审核确认后，形成正式会议纪要；涉及敏感信息（如未公开的战略决策、人员调整）需按公司规定脱敏处理（如用“部门”代替具体部门名称）。

（四）分发与归档：保证落地，留存追溯

分发范围与时效

正式纪要在会后1个工作日内分发至所有参会人员、相关领导及需配合的部门；分发时注明“请各负责人按行动项时限推进工作”，并抄送行政/档案部门备案。

跟踪与反馈

记录人需在行动项截止日前2天提醒负责人，保证任务按时完成；后续会议中需同步上次会议行动项落实情况，形成“闭环管理”。

归档管理

会议纪要（含初稿、审核稿、最终版）按“会议名称-日期”格式命名，存储至公司指定共享文件夹或档案系统，保存期限不少于3年（项目类纪要需保存至项目结束后2年）。

三、标准化会议纪要模板结构

会议纪要

会议基本信息

项目

内容

会议名称

项目Q3进度推进会

会议时间

2023年8月10日14:00-16:00

会议地点

公司3楼第一会议