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采购与供应商管理标准化工具及流程模板

一、适用工作场景

常规物料/服务采购：如生产原材料、办公用品、IT设备、外包服务等标准化采购需求；

新供应商引入：首次合作的供应商资质审核、评估及合作启动；

现有供应商续约与管理：合作周期内的绩效跟踪、合同续签及淘汰决策；

紧急采购：因生产突发、项目紧急等需求导致的快速采购流程；

战略供应商协同：与核心供应商在研发、成本优化等方面的深度合作管理。

二、标准化操作流程

步骤1：采购需求确认与提报

责任主体：需求部门（如生产部、行政部、项目部）

操作说明：

需求部门根据业务需求，填写《采购需求申请表》，明确采购物品/服务的名称、规格型号、数量、用途、期望交付时间、预算金额及技术要求；

需求部门负责人对需求的合理性、必要性进行审核，保证与部门工作计划匹配；

涉及大额或复杂采购需求的，需附《技术规格说明书》或《需求调研报告》，必要时组织跨部门（如技术部、财务部）联合评审。

输出物：《采购需求申请表》（含附件）

步骤2：供应商寻源与初步筛选

责任主体：采购部门

操作说明：

采购部门根据需求类型，通过企业合格供应商库、公开招标平台、行业推荐等方式收集潜在供应商信息；

对供应商进行初步资质筛查，重点核查营业执照、相关行业资质（如ISO认证、生产许可证）、过往合作业绩（可要求提供案例证明）；

对于首次合作的供应商，需填写《供应商资格预审表》，评估其基本履约能力（如产能、质量体系、财务状况）。

输出物：《潜在供应商名单》《供应商资格预审表》

步骤3：采购方式确定与执行

责任主体：采购部门（需求部门、财务部、法务部协同）

操作说明：

根据采购金额、物料重要性及企业内控要求，选择采购方式：

公开招标：适用于金额较大（如超过万元）、标准化的采购需求，发布招标公告，组织开标、评标；

竞争性谈判/询价：适用于金额中等或技术参数复杂的采购需求，邀请3家及以上合格供应商报价，进行价格、技术、服务综合比选；

单一来源采购：仅适用于唯一供应商或紧急情况（如专利产品、需替换的定制化配件），需经采购负责人及分管领导审批。

采购过程中需全程留痕，保存报价单、谈判记录、招标文件等资料。

输出物：《招标/询价通知书》《供应商报价单》《评标/比价结果汇总表》

步骤4：合同签订与审批

责任主体：采购部门、法务部、财务部、分管领导

操作说明：

采购部门根据比选结果，与选定的供应商拟定《采购合同》，明确标的物信息、价格、交付条款、付款方式、质量标准、违约责任等核心条款；

法务部审核合同条款的合规性、法律风险，重点检查知识产权、争议解决机制等约定；

财务部审核合同中的付款条件、税务处理等财务相关条款；

审批通过后，由双方法定代表人或授权代表签字盖章，合同正式生效。

输出物：《采购合同》（正本+副本）《合同审批表》

步骤5：订单执行与交付验收

责任主体：采购部门、需求部门、仓库/质检部门

操作说明：

采购部门根据合同内容，向供应商下达《采购订单》，同步交期、数量、交付地点等要求；

供应商按订单交付后，需求部门或质检部门对照《技术规格说明书》进行验收，出具《验收报告》（需明确合格/不合格及处理意见，如退货、换货）；

涉及大宗物料入库的，仓库部门需核对送货单与订单信息，办理入库手续，《入库单》。

输出物：《采购订单》《验收报告》《入库单》

步骤6：付款结算与财务对接

责任主体：采购部门、财务部

操作说明：

采购部门收集合同、验收报告、发票（需与合同信息一致）、入库单等全套付款资料，提交财务部审核；

财务部核对单据的完整性、合规性，按合同约定的付款节点（如预付款、到货款、质保金）安排付款；

涉及跨期或大额支付的，需经财务负责人及总经理审批。

输出物：《付款申请单》《发票》《财务付款凭证》

步骤7：供应商绩效评估与档案管理

责任主体：采购部门、需求部门

操作说明：

每季度/半年度，采购部门组织需求部门、质检部门对合作供应商进行绩效评估，评估维度包括：交付准时率、质量合格率、价格竞争力、服务响应速度、配合度等；

填写《供应商绩效评估表》，评分结果分为优秀、合格、不合格三个等级，作为后续合作（如订单分配、续约）的核心依据；

对评估不合格的供应商，发出《整改通知书》，要求限期整改；整改无效的，启动淘汰流程；

采购部门建立供应商电子档案，记录资质文件、合作合同、评估报告、往来函件等信息，保证档案完整可追溯。

输出物：《供应商绩效评估表》《供应商档案目录》

三、工具模板清单

模板1：采购需求申请表

字段名称

填写要求

需求部门

需求提报部门全称

需求日期

YYYY-MM-DD

采购物品/服务名称

具体名称（如“A4打印纸”“软件开发服务”）

规格型号/技术参数

详细描述（如“70g白色，500张/包”“基于Java的ERP系统开发”）

需求数量

明确单位（如“10