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企业行政日常运营标准化手册

前言

本手册旨在规范企业行政日常运营流程，提升工作效率，保障各项行政事务有序开展。手册适用于企业各部门行政管理人员及相关岗位人员，涵盖办公环境、会议管理、物资调配、访客接待、档案管理等核心场景，为行政工作提供标准化操作指引。

一、办公环境日常维护规范

适用情境

适用于企业办公区域（含工位、会议室、公共区域、前台等）的日常清洁、设备维护及安全管理，保证办公环境整洁、有序、安全，为员工提供舒适的工作场所。

操作流程

每日巡检（08:30前完成）

行政专员*每日早到30分钟，检查各区域环境：

工位区：桌面是否整洁，物品是否摆放有序，垃圾是否及时清理；

会议室：桌椅是否复位，设备（投影仪、空调、音响）是否关闭，白板是否擦净；

公共区域：走廊、茶水间、卫生间地面是否清洁，垃圾桶是否满溢，绿植是否缺水；

前台：背景是否整洁，访客座椅是否归位，宣传资料是否充足。

记录问题至《办公环境巡检记录表》，标注异常情况（如设备故障、清洁遗漏）。

问题处理与跟进

轻微问题（如桌面杂物、垃圾桶满溢）：当场联系对应部门员工或保洁人员处理，30分钟内确认整改完成；

设备故障：立即联系IT支持（内线*），同步记录故障时间、设备位置及现象，跟踪维修进度，维修后确认设备正常运行；

保洁问题：若清洁不到位，立即联系保洁主管*，要求2小时内整改，并留存整改前后对比照片。

每周深度清洁（周五17:00后）

行政专员*协调保洁团队，对办公区域进行深度清洁：

工位区：键盘、鼠标、电话消毒，文件柜表面除尘；

会议室：玻璃幕墙擦拭，空调滤网清洁，投影仪镜头除尘；

公共区域：地毯吸尘，窗户玻璃擦拭，绿植叶片清洁。

清洁完成后，抽查3-5个重点区域，保证无遗漏，并在《深度清洁验收表》签字确认。

标准表单

办公环境日常巡检记录表

日期

巡检区域

巡检人

异常情况描述

处理责任人

完成时间

整改结果

2023-10-01

会议室A

*

投影仪无法启动

IT支持*

09:15

已修复

2023-10-01

茶水间

*

垃圾桶满溢

保洁*

08:45

已清理

关键提示

巡检时需携带拍照设备，异常情况留存影像资料；

设备维修需填写《设备报修单》，注明设备编号、故障详情及紧急程度；

保洁人员需每日签到，保证在岗履职，行政专员每周抽查考勤。

二、会议组织与管理规范

适用情境

适用于企业内部会议（部门例会、项目推进会、专题研讨会等）及外部会议（客户洽谈、行业交流等）的全流程管理，保证会议高效、有序，达成预期目标。

操作流程

会议申请与审批（提前1-3个工作日）

会议发起人填写《会议申请审批表》，注明会议主题、时间、地点、参会人员、议程、所需设备及资料；

按审批权限逐级审批：部门内部会议由部门负责人审批；跨部门会议由分管领导审批；外部会议由总经理*审批；

审批通过后，行政专员*在OA系统发布会议通知，同步发送至参会人员邮箱及企业群，提醒提前10分钟到场。

会议准备（提前1个工作日）

场地准备：根据参会人数预订会议室（10人以下用小会议室，10人以上用大会议室），调试设备（投影仪、麦克风、音响、视频会议系统），摆放会议资料、签到表、饮用水；

资料准备：将会议议程、相关材料打印装订（按参会人数+2份备用），或提前至企业共享文件夹；

外部会议：在前台设置欢迎牌，准备嘉宾名牌，安排接待人员。

会议召开与记录

签到：参会人员签到（电子签到或纸质签到），迟到人员需在《会议签到表》备注原因；

主持：会议发起人或主持人控制会议节奏，严格按照议程进行，避免偏离主题；

记录：行政专员*（或指定人员）记录会议要点（决议事项、责任人、完成时间），形成《会议纪要初稿》，会后1个工作日内发给参会人员确认。

会后跟进（会议结束后2个工作日内）

整理：确认《会议纪要》内容无误，经主持人审核后正式发布，并归档至“会议管理”文件夹；

跟进：根据会议决议，提醒责任人按时完成任务，每周在部门例会上汇报进度；

设备复位：关闭会议室所有设备，整理桌椅，检查垃圾是否清理，保证场地整洁。

标准表单

会议申请审批表

会议主题

2023年Q4营销目标研讨会

时间

2023-10-1514:00-16:00

地点

大会议室B

参会人员

销售部全体、市场部*

议程

1.Q3销售数据回顾；2.Q4目标分解；3.资源需求讨论

所需设备

投影仪、麦克风、白板

申请人

*

审批人

*（销售部负责人）

关键提示

重要会议需提前测试设备，保证视频、音频正常；

会议资料需标注“内部资料”，未经允许不得外传；

会议结束后1小时内，行政专员需检查会议室设备及环境，保证复位。

三、办公物资管理规范

适用情境

适用于企业办公物资（文具、设备耗材、劳保用品、宣传物料等）的采购、领用、库存管理，保证物资供应及时、合理使用，避免浪费。

操作流程