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日常会议记录指南

一、适用会议类型与场景

本指南适用于各类职场日常会议的记录工作，包括但不限于：

团队例会：部门周会、项目组日常同步会，聚焦工作进展、问题协调与计划安排；

专题研讨会：针对特定议题（如流程优化、方案策划）的集中讨论与决策；

跨部门协调会：多团队协作推进项目，明确职责分工与资源对接；

项目评审会：阶段性成果汇报、风险复盘及下一阶段目标确认；

小型决策会：围绕具体事项（如预算审批、资源调配）的快速商议与定稿。

二、会议记录全流程操作步骤

（一）会前准备：明确记录基础

确认会议核心信息

提前获取会议通知，记录主题、时间、地点（线上/线下）、主持人、参会人员（含请假人员）、预计时长等基础信息；

若会议有议程，提前熟悉议题顺序及重点讨论方向，避免记录时遗漏关键内容。

准备记录工具与框架

根据会议类型选择记录方式：电子文档（如Word、飞书文档）便于后续编辑，手写笔记本适合快速记录（需保证字迹清晰）；

预先搭建记录框架（参考模板表格），预留“议题”“讨论要点”“决议”“行动项”等核心模块，避免临时混乱。

沟通特殊需求

若会议需同步录音（需提前征得主持人及参会人员同意），保证设备电量充足、音质清晰；

对复杂议题或专业术语，提前向主持人确认背景信息，避免理解偏差。

（二）会中记录：抓取关键信息

聚焦核心内容，避免“流水账”

议题与目标：记录每个议题的讨论目的（如“确定Q3营销活动方案”）；

关键观点：提炼各方发言的核心论点，用简短语句概括（如建议：优先线上渠道，预算占比60%；反对：需兼顾线下转化，预算应调整为5:5）；

分歧与共识：明确标注未达成一致的意见（如“渠道预算分配未定，需财务部复核后提交”）及最终共识（如“同意按线上70%、线下30%分配”）；

决议与行动项：重点记录最终决策结果及具体执行计划（含负责人、时间节点、交付标准），避免模糊表述（如“**负责完成方案初稿，周五17:00前提交”）。

善用符号与缩写，提升记录效率

用“→”表示“结论/决议”，“？”表示“待确认”，“△”表示“重点”，“??”表示“风险/问题”；

对高频术语或人名可自定义缩写（如“市推”=市场推广，“李”=**），但需保证会后能快速还原。

保持客观中立，不掺杂个人观点

记录需忠实还原会议内容，避免使用“我认为”“应该”等主观表述，仅客观呈现发言者的观点及会议结果。

（三）会后整理：保证信息准确与落地

及时复盘与补充

会议结束后2小时内整理记录，趁记忆清晰时补充遗漏细节（如未记录的讨论要点、行动项具体要求）；

对模糊表述（如“尽快推进”“适当调整”），主动向主持人或相关责任人确认明确含义。

核对信息完整性

检查基础信息（参会人员、时间、地点）是否准确；

确认每个行动项包含“负责人”“截止时间”“交付标准”三要素，无遗漏；

核对决议事项与讨论结论是否一致，避免矛盾。

格式化输出与分发

按模板规范排版，使用标题、加粗、列表等方式提升可读性（如行动项用表格呈现，决议项单独标注）；

整理完成后，在24小时内发送给所有参会人员及相关方，并附上“如有补充或修改，请于X月X日前反馈”的说明；

重要会议记录需同步归档至共享文件夹（如企业网盘），方便后续查阅。

三、标准化会议记录模板

会议基本信息

会议主题

（例：Q3产品迭代需求评审会）

时间

（例：2023年8月15日14:00-15:30）

地点

（例：3楼会议室A/线上会议：xxx）

主持人

（例：**）

参会人员

（例：、、赵六、钱七；请假：孙八）

记录人

（例：周九）

会议议程

1.上周迭代进展回顾2.新需求优先级排序3.开发资源分配确认

议程1：上周迭代进展回顾

讨论要点

-：登录模块已完成测试，修复3个bug（附件1：测试报告）-：支付接口对接延迟，因第三方方API文档未更新（需**协调对接方）

问题与风险

??支付接口延迟可能影响下周上线计划

决议

→今日内联系第三方方获取最新API文档，同步调整开发计划，明日17:00前反馈新节点

议程2：新需求优先级排序

讨论要点

-赵六：建议优先处理“用户个人中心改版”（提升用户活跃度）-钱七：建议先上线“数据导出功能”（客户需求紧急）-分歧：资源有限，无法同时满足两个需求

共识

△按“用户价值”和“紧急度”综合排序，优先级：1.数据导出功能；2.个人中心改版

决议

→**负责数据导出功能，8月20日前完成开发；赵六启动个人中心改版需求调研，8月22日前提交方案

议程3：开发资源分配确认

讨论要点

-当前开发团队3人，需支持2个并行项目-钱七：申请增加1名前端开发（临时支援）

决议

→同意申请临时支援，HR部门协调下周到位；、专注数据导出功能，赵六负责个人中心调研

后续安排

下次会议

2023年8月22日10:00，同