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项目合同管理模板与规范

一、适用场景与核心目标

二、标准化操作流程

（一）合同前期准备

需求与可行性确认

业务部门根据项目目标，编制《项目需求说明书》，明确项目范围、交付标准、时间节点、预算上限等核心要素。

联合财务部门评估项目预算合理性，法务部门初步判断合作模式（如服务合同、采购合同、技术开发合同等）及潜在法律风险。

合作方资质审查

通过“国家企业信用信息公示系统”“信用中国”等官方渠道查询合作方工商信息、经营异常、严重违法记录等；

要求合作方提供：营业执照（加盖公章）、相关行业资质证书（如ISO认证、专项资质等）、法定代表人证件号码明、授权委托书（如签约人非法定代表人）、近三年类似项目业绩证明（合同关键页复印件）；

资质审查由业务部门牵头，法务部门复核，形成《合作方资质审查表》，留存审查记录。

（二）合同起草

模板选择与基础信息填写

根据项目类型选择对应合同模板（参考附件1《合同模板框架》），填写合同编号（规则：年份-部门代码-合同类型-序号，如“2024-IT-SVC-001”）、签约主体全称（与营业执照一致）、签约地址、联系人及电话等基础信息。

核心条款拟定

项目内容：明确项目名称、范围、交付成果（需附详细附件，如《技术规格书》《交付清单》）、验收标准（量化指标，如“系统响应时间≤2秒”“通过第三方检测机构验收”）。

费用条款：列明合同总价（含税/不含税）、费用构成（如开发费、测试费、培训费等）、支付方式（分期支付需明确节点比例，如“预付30%，验收合格后支付60%，质保期满后支付10%”）、币种及发票要求（如“增值税专用发票，税率6%”）。

履约期限：明确项目开始/结束日期、关键里程碑节点（如“需求确认完成日”“系统上线日”），延期责任界定（如“每延期1日，按合同总额0.1%支付违约金，最高不超过5%”）。

知识产权：明确项目成果归属（如“开发成果归甲方所有，乙方享有署名权”）、现有知识产权归属（如“乙方使用的第三方工具需已获得合法授权”）。

保密条款：约定保密范围（技术资料、客户信息、经营数据等）、保密期限（如“合同终止后3年内”）、违约责任（如“泄露信息需赔偿实际损失+10万元违约金”）。

争议解决：约定争议解决方式（如“提交甲方所在地人民法院诉讼解决”），排除“先仲裁后诉讼”等模糊条款。

内部审核

起稿人完成初稿后，依次提交：

业务部门负责人：审核项目需求、费用、期限等业务条款合理性；

法务部门：审核条款合法性、权责对等性、风险点（如违约责任是否明确、知识产权是否无争议）；

财务部门：审核费用构成、支付方式、发票条款是否符合财务制度；

分管领导：审批合同整体可行性及预算匹配度。

（三）合同评审与修订

多部门联合评审会（如涉及重大合同，金额≥50万元或高风险项目）

由业务部门组织，法务、财务、技术等部门参与，逐条评审合同条款，记录评审意见（附件2《合同评审表》）。

起稿人根据评审意见修订合同，重大条款变更（如金额调整、期限延长、责任变更）需重新提交审批。

合作方确认

修订后的合同正式稿发送合作方，确认条款无异议；若对方提出修改，需评估变更影响，必要时重新履行内部审批流程。

（四）合同签订

用印管理

审批通过的合同，由行政部根据《合同用印申请表》加盖合同专用章（禁止以部门章或个人章代替），用印前需核对合同文本与审批版本一致。

文本留存

签订后正本一式两份（或按合作方要求份数），甲方执一份，合作方执一份；扫描件同步至OA系统或合同管理系统，电子版与纸质版具有同等效力。

（五）合同履行与变更

履行跟踪

业务部门指定专人（如项目经理*先生）作为合同履行联系人，定期跟踪项目进度（每周/每两周），对照合同条款验收交付成果，留存《项目进度确认单》《验收报告》等书面记录。

变更管理

履行中需变更内容（如范围调整、费用增减、期限延期），需由合作方提交《合同变更申请函》，说明变更原因及影响；

甲方内部履行“需求确认→法务审核→财务复核→领导审批”流程后，签订《合同补充协议》（需明确“本补充协议与原合同具有同等效力，冲突以补充协议为准”），避免口头约定。

（六）合同归档与复盘

归档管理

合同履行完毕（含质保期满后30日内），由业务部门收集合同正本、评审表、补充协议、验收报告、付款凭证等全套资料，提交档案管理部门统一归档，保存期限不少于10年（涉及知识产权的需永久保存）。

复盘总结

每季度/每半年组织合同履约复盘会，分析典型问题（如延期原因、违约纠纷、条款漏洞），优化模板及流程，形成《合同管理复盘报告》。

三、合同模板框架与核心条款表

（一）合同基本结构

章节

核心内容

第一条合同主体

甲方（名称、地址、法定代表人、联系人）、乙方（同左）

第二条项目内容

项目名称、范围、交付成果、验收标准（附附件）

第三条合同费用

总价、费用构成