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现代企业采购合同管理规范

一、总则

（一）目的与依据

为规范企业采购合同管理，降低采购风险，保障企业合法权益，提高采购效率与效益，依据国家相关法律法规及企业内部管理制度，特制定本规范。本规范旨在为企业采购合同从发起至终止的全生命周期管理提供明确指引，确保采购活动的合规性、经济性与安全性。

（二）适用范围

本规范适用于企业所有对外采购货物、服务及工程类项目所涉及的合同管理活动。企业各部门、各分支机构在进行采购活动时，均须遵守本规范的规定。特殊类型采购合同如涉及国家专项规定或企业特殊政策的，可在本规范基础上制定补充细则。

（三）基本原则

1.合规性原则：采购合同的订立、履行、变更、终止等全过程必须遵守国家法律法规及企业内部规章制度。

2.审慎性原则：合同条款应严谨周密，充分考虑各类风险，明确双方权利义务，避免模糊不清或易产生歧义的表述。

3.效益性原则：在保证合规与风险可控的前提下，追求采购成本的最优化和资源配置的高效性。

4.权责对等原则：明确各部门及相关人员在采购合同管理中的职责与权限，确保权责统一。

5.保密原则：对采购合同管理过程中涉及的商业秘密、技术信息等敏感内容予以严格保密。

二、合同的谈判与起草

（一）谈判准备

业务部门在启动采购前，应充分了解市场行情、供应商资质、产品或服务特性等信息，制定详细的采购需求。采购部门会同业务部门根据采购需求，确定谈判策略、谈判团队及主要谈判要点，包括但不限于价格、质量标准、交付周期、付款方式、售后服务、违约责任等。

（二）合同起草

1.优先使用标准文本：企业应制定并推广使用标准采购合同文本。标准文本由法务部门牵头，会同采购、财务等相关部门共同制定和修订。

2.条款的明确性与完整性：合同条款应清晰、具体，准确界定合同标的（名称、规格、型号、数量等）、质量要求、价款或报酬、履行期限、履行地点和方式、验收标准、违约责任、争议解决方式等核心要素。

3.风险防范条款：根据采购项目的特点和风险评估结果，合理设置担保、不可抗力、知识产权、保密、违约责任等风险防范条款。对于重大或复杂采购项目，可考虑引入履约保证金或质量保证金机制。

三、合同的审核与签署

（一）内部审核

1.初审：由采购部门或业务部门对合同草案的完整性、与谈判结果的一致性、技术条款的准确性等进行初步审核。

2.会签审核：合同草案经初审后，应按规定流程提交财务部门（审核付款方式、税务条款等）、法务部门（审核法律合规性、条款严谨性等）及其他相关职能部门进行会签审核。各审核部门应在规定时限内提出明确的审核意见。

3.审核意见处理：采购部门或业务部门应根据各审核部门的意见对合同草案进行修改完善。对审核意见有异议的，应及时与相关部门沟通协调。

（二）审批与签署

1.分级审批：根据采购金额、合同重要性及风险等级，实行分级授权审批制度。审批权限由企业根据实际情况确定并书面明确。

2.签署要求：合同经最终审批通过后，方可签署。签署人应为企业法定代表人或其授权委托人，授权委托人须持有有效的《授权委托书》。合同签署应使用企业公章或合同专用章，严禁使用财务专用章、发票专用章等其他印章代替。

3.签署规范：签署时应注明签署日期，确保签署主体与合同当事人一致。多页合同应加盖骑缝章或由各方逐页小签。

四、合同的履行与监控

（一）履约跟踪

采购部门是合同履行的主要跟踪部门，负责协调和督促合同双方履行各自义务。应建立合同履行台账，对合同标的交付、检验、付款、发票开具等关键节点进行跟踪记录。业务部门应积极配合，及时反馈履约过程中的问题。

（二）变更与解除

1.变更：如因市场变化、政策调整或其他客观原因确需变更合同内容的，应经双方协商一致，并签订书面变更协议。变更协议的审核、审批流程参照原合同执行。

2.解除：出现法定或约定的解除情形时，应按照法律规定或合同约定的程序解除合同，并妥善处理善后事宜，避免或减少损失。

（三）争议处理

合同履行过程中发生争议的，由采购部门或业务部门首先尝试与对方友好协商解决。协商不成的，应及时报告并根据合同约定的争议解决方式（和解、调解、仲裁或诉讼）寻求解决方案，并通知法务部门提供法律支持。

（四）付款管理

财务部门应严格按照合同约定的付款条件、付款期限和审批流程办理付款手续。付款前须核实合同履行情况、验收证明、合规票据等相关凭证。

五、合同的归档与后评价

（一）合同归档

合同签署后，采购部门应负责将合同正本及相关附件（如中标通知书、谈判纪要、变更协议、验收报告、付款凭证等）整理齐全，按照企业档案管理规定及时移交档案管理部门归档。电子合同应建立相应的电子档案管理系统，确保其安全性和可追溯性。

（二）合同台账管理

采购部门应建立健全采购合同管理台账，对合同的签订、履行、变更、终止、归