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企业年度合同管理规范文本

一、总则

为规范企业合同管理，防范合同风险，保障企业合法权益，提高经济效益，依据国家相关法律法规及企业实际情况，特制定本规范。本规范旨在通过对合同的全生命周期进行系统性管理，确保合同的签订、履行、变更、终止等环节均符合法律规定与企业利益最大化原则。凡企业在生产经营、市场拓展、项目合作等活动中对外签订的各类合同，均适用本规范。合同管理应遵循合法合规、审慎严谨、权责明确、全程管控的基本原则。

二、合同管理机构与职责

企业合同管理实行统一领导、分级负责的管理体制。

（一）企业法务部门（或指定的合同管理牵头部门）为合同管理的归口管理机构，负责统筹协调全企业的合同管理工作，包括制定和完善合同管理制度、组织合同业务培训、审核重要合同、提供法律支持、监督合同履行情况、处理合同纠纷等。

（二）各业务部门是合同的发起和执行部门，负责本部门合同的初步洽谈、需求提出、合同草案拟定、合作方背景调查、合同履行过程中的跟踪与反馈等工作，并对所提供材料的真实性、完整性负责。

（三）财务部门负责对合同中的价款支付、结算方式、税务条款等财务相关事项进行审核，并根据合同约定办理款项收付。

（四）其他相关职能部门应根据各自职责，对合同中涉及本部门专业领域的内容进行审核与支持。

三、合同的订立管理

（一）合同相对方的选择与资格审查

业务部门在发起合同前，应对合作方进行必要的背景调查与评估，优先选择信誉良好、履约能力强的合作对象。审查内容包括但不限于合作方的主体资格（如营业执照、相关资质证书等）、经营范围、履约能力、商业信誉、过往合作情况等。必要时，可要求合作方提供相应的证明文件。

（二）合同谈判与起草

合同谈判应围绕合作事项的核心内容进行，明确双方的权利义务。合同文本原则上应使用企业发布的标准合同范本。若无标准范本，由业务部门根据谈判结果和实际需求起草，或与合作方协商起草。起草合同应做到条款齐全、内容具体、表述清晰、权责对等，避免使用模糊、歧义的语言。

（三）合同的审核与审批

合同正式签订前，必须履行审核与审批程序。

1.业务部门初审：业务部门负责人对合同草案的真实性、必要性、可行性及条款的完整性进行初审。

2.相关部门会签：根据合同性质和内容，分送财务、技术、风控等相关职能部门进行专业审核，各部门应在规定时限内提出明确的审核意见。

3.法务部门审核：法务部门（或合同管理牵头部门）对合同的合法性、合规性、严谨性及风险点进行法律审核，重点审查合同主体资格、权利义务、违约责任、争议解决方式等。

4.企业领导审批：根据合同金额、重要程度及企业授权权限，报相应层级的企业领导审批。重大合同或特殊合同，应提交企业决策机构审议。

审核过程中，发现合同条款存在问题的，应由业务部门负责与合作方沟通修改，并重新履行审核审批程序。

（四）合同的签订

合同经最终审批通过后，方可签订。签订合同时，应核对合作方签约人的授权委托书及身份信息，确保签约人具有合法授权。合同文本应使用不易褪色的墨水填写或打印，手写部分需双方签字盖章确认。合同首页应注明合同编号，落款处应加盖企业合同专用章，并由法定代表人或授权委托人签字。严禁在空白合同或关键条款未明确的合同上签字盖章。

四、合同的履行

（一）合同签订后，业务部门为合同履行的第一责任部门，应指定专人负责跟踪合同的履行情况，确保按照合同约定全面、及时履行己方义务，并督促合作方履行其合同义务。

（二）在合同履行过程中，业务部门应密切关注合作方的履约能力变化，及时收集和保存与合同履行相关的凭证、单据、函件等资料。

（三）财务部门应根据生效的合同及履行情况办理款项支付、结算等事宜，对不符合合同约定的付款请求有权拒绝。

（四）出现合同履行困难或预期可能违约的情况，业务部门应立即向企业领导及法务部门（或合同管理牵头部门）报告，并积极采取应对措施，防止损失扩大。

五、合同的变更、解除与终止

（一）因客观情况发生变化，需要对原合同内容进行变更或解除的，应由业务部门提出申请，说明变更或解除的原因、依据及方案，经审核审批程序后，与合作方签订书面的变更或解除协议。变更或解除协议的签订程序参照本规范合同订立的相关规定执行。

（二）合同期满或双方权利义务履行完毕，合同自动终止。合同终止后，业务部门应及时办理结算、清理等善后事宜。

六、合同纠纷的处理

（一）发生合同纠纷时，业务部门应及时收集相关证据，分析纠纷原因，并提出初步处理意见，报企业领导及法务部门（或合同管理牵头部门）。

（二）合同纠纷应优先通过友好协商或调解方式解决。协商或调解不成的，应根据合同约定的争议解决方式（仲裁或诉讼），在法务部门（或合同管理牵头部门）的指导下，及时采取法律措施维护企业合法权益。

（三）处理合同纠纷过程中，任何部门和个人不得擅自放弃企业权利或作出有损企业利益