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公务卡报销流程及管理规范

一、引言

公务卡作为现代财政管理制度的重要组成部分，对于规范公务支出、提高支付透明度、降低行政运行成本、防范廉政风险具有不可替代的作用。为确保公务卡制度在本单位的有效实施，明确各环节操作要求与管理责任，特制定本流程及规范。本规范旨在为全体持卡人及财务管理人员提供清晰、可操作的指引，确保公务卡使用与报销工作的合规、高效、有序进行。

二、公务卡报销基本流程

公务卡报销流程是公务消费行为闭环管理的关键环节，需严格遵循事前审批、事中规范、事后及时报销的原则。

（一）事前审批与规范用卡

1.公务审批先行：所有公务消费行为，均需依据单位内部审批权限和流程，事先获得相应批准。无论是出差、采购还是其他公务活动，应在获批范围内进行消费。未经批准的消费，原则上不予报销。

2.规范使用公务卡：持卡人在进行公务消费时，应优先选择使用公务卡结算。消费前需确认商户是否具备刷卡条件，并确保消费内容与获批公务事项一致。严禁使用公务卡进行个人消费或套取现金。

（二）公务消费与凭证获取

1.消费信息核对：消费时，持卡人应仔细核对消费金额、商户名称等信息，确保与公务事项相符。

2.索取合规凭证：消费完成后，必须向商户索取真实、合法、完整的发票作为报销的首要凭证。发票抬头应为本单位全称，内容应清晰反映消费明细。对于单次消费金额较大或内容复杂的，建议同时索取消费明细清单，作为发票的补充说明。

（三）报销申请与内部审批

1.及时整理报销材料：公务活动结束后，持卡人应尽快整理所有报销凭证，包括但不限于发票、公务卡消费交易凭条（如POS单）、事前审批单、会议通知、出差审批单、采购申请等，并确保凭证的真实性、合规性和完整性。

2.填写报销单：按照单位财务部门要求，规范填写《公务卡报销审批单》，准确填写消费日期、事由、金额、商户名称、公务卡号等信息，并将整理好的原始凭证附后。

3.部门内部审核：报销单填写完毕后，首先提交部门负责人进行审核。部门负责人需对消费的真实性、必要性以及报销材料的完整性进行严格把关，确认无误后签字确认。

4.财务部门审核：经部门审核后的报销材料提交至财务部门。财务人员将对以下内容进行审核：

*合规性审核：审核消费是否符合国家财经法规、单位财务制度及事前审批要求。

*完整性审核：审核报销凭证是否齐全、有效，报销单填写是否规范。

*准确性审核：审核发票金额与公务卡消费记录是否一致，计算是否准确。

对于审核通过的，进入后续付款流程；对于审核发现问题的，将退回持卡人进行补充或说明。

5.资金支付与还款：财务部门根据审批通过的报销单，通过单位零余额账户或其他合规资金渠道，将报销款项直接支付到持卡人的公务卡账户，完成还款。严禁将报销款项转入个人账户（特殊情况按规定审批）。

6.凭证归档：报销流程完成后，财务部门负责将所有报销凭证按照会计档案管理要求进行整理、编号、装订和归档，以备查验。

三、公务卡管理规范要点

公务卡的规范管理是确保其功能有效发挥的基础，涉及卡片申领、使用、保管及注销等各个环节。

（一）公务卡申领、变更与注销管理

1.申领范围与条件：公务卡的申领对象通常为单位在职在编工作人员，具体范围由单位根据工作需要确定。申请人需填写《公务卡申领表》，经单位人事部门和财务部门审核批准后，由财务部门统一向发卡银行申请办理。

2.信息变更：持卡人如遇姓名、身份证号码、联系电话等关键信息发生变更，或公务卡遗失、损坏需补换卡时，应及时通知单位财务部门，并按发卡银行要求办理相关手续，确保财务部门能准确掌握最新信息。

3.卡片注销：持卡人因调离、退休、辞职等原因离开本单位时，应在办理离职手续前，结清公务卡所有欠款，并将公务卡交回单位财务部门，由财务部门统一向发卡银行申请办理注销手续。

（二）持卡人职责与义务

1.妥善保管卡片：持卡人应妥善保管公务卡及密码，避免卡片遗失、被盗或密码泄露。如发生遗失或被盗，应立即拨打发卡银行客服电话进行挂失，并及时向单位财务部门报告。

2.规范用卡行为：持卡人必须严格区分公务消费与个人消费，公务卡仅限用于公务支出，严禁用于个人消费、套现、投资等违规活动。严禁将公务卡转借他人使用。

3.及时办理报销：持卡人应在公务消费发生后，按照单位规定的时限及时办理报销手续，避免长期挂账。因个人原因逾期未报销产生的利息、滞纳金等费用，原则上由持卡人个人承担。

4.主动学习制度：持卡人应主动学习并严格遵守国家及单位关于公务卡使用和报销的各项管理规定，积极配合财务部门的监督检查。

（三）单位管理职责

1.制度建设与宣传培训：单位应建立健全公务卡管理相关制度，并加强对全体持卡人及财务人员的政策宣传和操作培训，确保相关人员熟悉制度要求，掌握操作流程。

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