固定资产采购及验收流程指南.docVIP

固定资产采购及验收流程指南

一、适用范围与核心价值

本指南适用于各类企业、事业单位及社会团体组织（以下简称“单位”）新增固定资产的全流程管理，涵盖办公设备、生产设备、仪器仪表、工具器具、办公家具等各类符合固定资产定义的资产（单位价值通常在2000元以上，使用年限超过1年）。通过标准化流程，可保证采购需求合理、采购过程合规、资产验收规范，有效防范资产流失风险，保障资产账实一致，为单位资产管理及财务核算提供坚实基础。

二、全流程操作步骤详解

（一）需求提出与审批

责任主体：资产使用部门、行政部门、财务部门、分管领导

操作说明：

需求发起：使用部门根据业务发展或工作需要，填写《固定资产采购需求申请表》，明确资产名称、规格型号、技术参数、数量、预估单价、预算金额、用途、使用人及到货时间等关键信息，部门负责人签字确认。

需求审核：

行政部门审核：重点核查资产配置必要性（是否为重复购置、闲置资产调剂可满足需求）、规格型号合理性（是否符合单位资产配置标准）、预算准确性（是否在年度预算范围内）。

财务部门审核：确认预算科目是否正确、资金是否落实，对超预算需求提出调整建议。

分管领导审批：根据审核意见，最终审批采购需求，明确是否同意采购及采购限额（如达到招标标准需启动招标流程）。

（二）采购计划编制与供应商选择

责任主体：行政部门、采购小组、财务部门

操作说明：

计划编制：审批通过的《固定资产采购需求申请表》作为采购依据，行政部门汇总需求，编制《固定资产采购计划》，明确采购方式（公开招标、邀请招标、竞争性谈判、询价采购、单一来源采购等）、采购时间节点、负责人等信息，报财务部门备案。

供应商选择：

招标采购：达到法定招标金额标准的，委托招标代理机构发布招标公告，组织开标、评标，确定中标供应商。

非招标采购：未达招标标准的，通过市场调研（至少3家供应商比价）、供应商资质审查（营业执照、相关行业资质、信誉度等），综合评估价格、质量、服务等因素，选定合格供应商。

合同签订：与选定供应商签订《固定资产采购合同》，明确资产名称、规格型号、数量、单价、总价、交付时间、验收标准、质保期限、付款方式、违约责任等条款，合同需经行政部门、财务部门、法务部门（如有）审核，法定代表人或授权代表签字盖章。

（三）采购执行与到货管理

责任主体：行政部门、采购员、使用部门

操作说明：

订单跟踪：采购员根据合同约定，向供应商下达采购订单，实时跟踪生产、发货进度，保证按时到货。

到货通知：资产到货前，供应商提前通知行政部门，行政部门协调使用部门、验收人员准备验收。

初步核对：资产送达后，采购员与供应商共同核对送货单信息（资产名称、数量、型号等）是否与合同一致，检查外包装是否完好，如有破损或数量不符，当场记录并由供应商签字确认，及时处理（拒收或补发）。

（四）验收准备与实施

责任主体：验收小组（由行政部门、使用部门、财务部门人员组成）、供应商

操作说明：

验收准备：

验收小组收集采购合同、订单、技术参数标准、供应商提供的合格证、检测报告等资料。

准备验收工具（如测量仪器、测试软件等），明确验收标准（国家/行业标准、合同约定技术参数）。

验收实施：

外观检查：检查资产外观是否有划痕、变形、损坏，配件、附件是否齐全（如电脑的电源线、鼠标等）。

功能测试：根据技术参数，对资产核心功能进行测试（如设备运行是否正常、功能指标是否达标、软件是否兼容等）。

资料核对：核对供应商提供的产品说明书、保修卡、合格证、进口资产的海关报关单等资料是否完整。

数量确认：逐一清点资产数量，与合同、送货单一致。

验收结果确认：

验收合格：验收小组共同签署《固定资产验收单》，注明验收结论、资产编号（如单位已有固定资产编码规则，需按要求编号）、使用部门、使用人等信息。

验收不合格：详细记录不合格项（如功能故障、参数不符等），由供应商签字确认，并启动退换货或索赔流程，重新安排验收。

（五）资产登记与入库

责任主体：行政部门、财务部门、使用部门

操作说明：

信息登记：行政部门根据《固定资产验收单》，将资产信息录入单位固定资产管理系统，建立资产卡片，记录资产编号、名称、规格型号、类别、所属部门、使用人、购置日期、原值、折旧年限、存放地点等信息。

标签粘贴：为资产粘贴固定资产标签（包含资产编号、名称、购置日期等），便于后续盘点和管理。

入库管理：资产交由使用部门领用，办理《固定资产领用登记表》，明保证管责任人；行政部门定期更新资产台账，保证账实一致。

财务处理：财务部门根据《固定资产验收单》、采购合同、发票等原始凭证，完成固定资产入账价值确认（含购买价款、相关税费、运输费、装卸费等），按会计制度规定计提折旧。

（六）资料归档

责任主体：行政部门、档案管理部门

操作说明：采购及验收全流程资料（包括《固定资产采购需求申请表》、